un Elenco indirizzi globale è uno strumento prezioso per qualsiasi azienda, club, o comunità dove i membri hanno bisogno di e-mail tra di loro su una base quotidiana.
Nelle grandi organizzazioni, operazioni giorno per giorno sono inconcepibili senza tali strumenti di Windows, in quanto i benefici sono evidenti.
La creazione di un elenco di indirizzi centralizzata rende la comunicazione elettronica più veloce ed efficiente, che è essenziale nel mondo degli affari. Dal proprio computer, ogni dipendente può accedere ai dettagli dei loro colleghi e superiori.
Sommario:
- Qual è l'elenco indirizzi globale di Outlook?
- Come creare un elenco indirizzi globale?
- Come visualizzare l'elenco indirizzi globale?
- L'aggiunta di elenco indirizzi globale per i contatti in Outlook
- Aggiornamento l'elenco indirizzi globale in Outlook
- Esportazione elenco indirizzi globale da Outlook
- Come esportare indirizzi di posta elettronica di Outlook in lista di distribuzione
Qual è l'elenco indirizzi globale in Outlook?
Scopri un tipo estremamente pratico di lista che viene gestito centralmente e permette di aggiornare l'elenco indirizzi globale in Outlook. Con qualsiasi versione di Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), una società deve avere la sua e-mail in hosting tramite Microsoft Exchange. L'elenco contiene i dettagli di contatto di ogni utente di posta elettronica aziendale e dei relativi gruppi di distribuzione. GAL viene normalmente curata dal reparto IT.
Come creare un elenco indirizzi globale?
Per fare questo in Microsoft Windows, è necessario utilizzare Exchange Online PowerShell. Vi permette di regolare le impostazioni tramite la riga di comando. Ciascuna delle procedure di seguito richiede intorno 5 minuti.
La sequenza generale è:
New-GlobalAddressList -Name “<Nome GAL>" [<filtro destinatario Precanned | Filtro destinatario personalizzato>]
così, è possibile applicare sia un “pre-scatola” filtro destinatari o una “custom”. Ecco la differenza fondamentale tra i due.
Se il nome della tua organizzazione è Occhiolino, un possibile nome GAL è “Wink GAL”, e il filtro di pre-scatola seleziona tutti i destinatari con Flash come valore Azienda:
New-GlobalAddressList -Name "Elenco indirizzi globale wink" -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink
D'altro canto, con un'opzione personalizzata, solo i destinatari dove, per esempio, Proprietà CustomAttribute15 contiene “AgencyB”, sarà incluso:
New-GlobalAddressList -Name “Agency B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -like “*AgencyB*”}
Una volta che si è fatto, non dimenticate di controllare se siete riusciti. Provate a digitare il nome del GAL, invece di <Nome GAL> e l'esecuzione di questo:
Get-GlobalAddressList -Identity “<Nome GAL>" | Format-List Nome,Tipo di filtro destinatario,Filtro destinatario,Destinatari inclusi,Condizionale*
Complessivamente, anche se il processo può sembrare scoraggiante, è logico e veloce. Ci vogliono solo pochi comandi per assicurare il vostro nuovo GAL è tutto pronto!
Visualizza l'elenco indirizzi globale
A partire dal Nuovo, testa ai Rubrica e poi a Rubrica globale.
Si vedrà che cosa il vostro Elenco indirizzi globale contiene. Se si desidera esportare nel Contatti personali, evidenziare tutti i dati necessari. Per tutto il Global Address List, stampa CTRL+A. Per evidenziare un certo range, fare clic sulla prima voce in esso, tenere premuto Cambio, e fare clic sull'ultimo elemento. Cliccando col tasto destro sulla gamma farà sì che il Aggiungi ai contatti pulsante per apparire.
L'aggiunta di elenco indirizzi globale per i contatti in Outlook
Dopo che un utente ha attraversato la sequenza di seguito, vedono i contatti necessari copiati alla propria rubrica per una spinta di efficienza.
- Fare clic Rubrica sotto il Trova sezione (guardare il nastro superiore).
- ora scegliere Ricerca avanzata opzione.
- Digitare il nome della persona da trovare.
- Fare clic Ok.
- Trovare il nome nei risultati di ricerca, e fare doppio clic su di esso. La finestra di apertura conterrà i dati di contatto che la persona.
- Nell'angolo in basso a sinistra, trovare la Aggiungi ai contatti l'opzione e premere su di essa.
- Nella finestra di apertura, si è liberi di modificare i dettagli, se necessario,.
- Finito con Salva & Vicino.
Aggiornamento l'elenco indirizzi globale in Outlook
La procedura è semplice, veloce e cruciale, come sarà fondamentalmente aggiornare la lista dei contatti sul PC. Per assicurarsi che tutte le modifiche al principale Global Address List vengono visualizzati sul dispositivo e tutto è in sincronia:
Nella scheda dal titolo Invia Ricevi, individuare Scarica rubrica... in Invio / ricezione Gruppi elenco opzioni. E 'essenziale che la Scarica le modifiche dall'ultima invio / ricezione in Rubrica non in linea sia selezionata. Completare la procedura premendo Ok.
Tutte le modifiche sono ormai preso forza, e si può essere sicuri che il vostro assistente e-mail è completamente sincronizzato. Ricordarsi di ripetere questa procedura con regolarità in modo che la vostra corrispondenza e-mail per eseguire senza problemi.
Esportazione elenco indirizzi globale da Outlook
Se avete bisogno di esportare, è un po 'più complicato di un paio di clic. È necessario aggiungere prima tutti i contatti GAL all'elenco dei contatti personali (vedi sopra). Per evitare la miscelazione con gli altri contatti, si possono trasferirsi temporaneamente a quest'ultimo di qualche altra cartella. Per questo, si potrebbe filtrare dalla data di creazione o modifica.
Dopo di che, ci sono due strade da prendere in considerazione. Primo, i contatti possono essere esportati in un CSV- o file XLS. In alternativa, essi possono essere utilizzati direttamente da Contatti per una stampa unione. Installazione di Access semplifica la procedura, come si può sia importare i dettagli per il database di Access direttamente o esportarlo da lì, come un file CSV o xlsx.
Esportazione di indirizzi di posta elettronica di Outlook
Quando è necessario per creare una lista di distribuzione da destinatari di Outlook e rimuovere gli indirizzi duplicati, esiste l'unica soluzione: Data Extraction Kit per Outlook.
Ecco cosa dovete fare:
- Correre Kit Extracton dati per Outlook applicazione.
- Fare clic Rapporti e selezionare Elenco di indirizzi e-mail dei destinatari opzione.
- Si aprirà una finestra di impostazioni dei report:
- Selezionare *.file CSV opzione per esportare gli indirizzi dei destinatari di Outlook in formato Excel
- Selezionare la fonte appropriata: PST File esterno : se si desidera creare una lista di distribuzione dai destinatari della posta elettronica che si trovano nel file PST esterno o Profilo utente di Outlook – per creare una lista di distribuzione dai messaggi di posta elettronica di Outlook correnti e scaricare la Rubrica.
- Fare clic Eseguire Report e specificare la posizione e il nome del file per salvarlo.
Lo strumento salverà gli indirizzi dei destinatari e-mail nella lista di distribuzione che potrai utilizzare in seguito. Puoi scaricare la rubrica in un file Excel o farne una copia di testo.
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