私の経験をあなたと共有できることを楽しみにしています. OutlookでBCCを学ぶことで、私の電子メール通信がよりスムーズになり、より専門的になりました. そう, 飛び込みましょう!
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すべての与えられた第二, 電子メールの何百万人が送信され、世界中に配信されます. 電子対応して, ありふれた風景から隠され、特定の受取を維持することが必要な場合があります. そうするための動機は、プライバシーの問題から、日陰の意向に変わり, しかし 任意のバージョン Outlookの BCCメール, およびオプションは、適用が容易です. ここでは上のためのステップバイステップガイドです Outlookでコピーを盲目にする方法. でもまず, おそらくあなたが接触している人々を隠すためにあなたを促すことができるどのような状況?
電子メールのBCCとは何ですか?
BCCについて教えてください, またはブラインドカーボンコピー. この気の利いた機能を使用すると、メーリングリストに他に誰がいるのかを知らずに、複数の受信者にメールを送信できます. 物事をプライベートにして整理する方法と考えてください. BCCフィールドの各受信者は他のアドレスが表示されません, プライバシーを維持するのに最適です.
基本的には, それはあなたがそれらのどれもがメーリングリスト上で他の誰を知っていないような方法で人々の数と同一のテキストを電子メールで送信することができます. それゆえに, 各 BCCの受信者 メールアドレスのみが表示されます “に…” と “CC”. 本質的に, それは後者の機能と同じように動作します (カーボンコピーメール) しかし、選択した連絡先が見えなくなります. あなたはそれをスパイのためのCCにラベルを付けること, これは疑わしい動機を持つ人々のためのツールのように聞こえます. それゆえに, ここで注意のいくつかの言葉です.
OutlookでBCCを使用する理由
親指の広く受け入れられているルールは、最近アドレスの数が超えたときにそれを適用することです 30. あなたがして使用してはならない必要があるときここにあります Outlookのブラインドコピー.
私は私のメールでプライバシーがどれほど重要であるかを認識した後、OutlookでBCCを使い始めました. BCCが私にとって良い理由をいくつか紹介します:
- お互いを知らない人々のグループにメールを送るとき, BCCは、電子メールアドレスを秘密にします. したがって、プライバシーに適しています.
- BCCを使用すると、ヘッダー内のメールアドレスの雑然としたリストが防止されます, 私のメールをよりクリーンでよりプロフェッショナルに見せます.
- BCCは、すべての人の受信トレイを殺すことができる迷惑な返信チェーンを避けるのに役立ちます.
BCCを使用しない場合
今, 物事を透明にしたいと思ったら, 特定の状況でBCCを使用することに注意する必要があります:
- オフィス通信: プロの環境で, BCCを使用すると、秘密として外れる可能性があります. CCフィールドを使用して物事をオープンで正直に保つ方が良い.
オフィスの対応はオプションが眉をひそめているところであります. 誰かが、彼らはあなたの電子メールを取得する唯一の人物であると考えて作るしようとすると、それは怪しげに見えます. ほかに, オフィス空間内の, ほとんどその背後にある任意の適切な根拠はあり得ません, 他人を操作する必要性を除きます. 代わりにCCを使用してください. それは同じことを – メールを読みますが、応答する必要はありません連絡先を追加します – しかし、公然とそれをしません. それゆえに, あなたは中の人をコピーする必要がある場合, そうする, しかし、あなたは持っていないふりをすることはありません.
- 個人的な招待状: 個人的なイベントの場合, パーティーのように, BCCを使用することは非人格的に思えます. 私は個々の電子メールを送信するか、グループメールリストを使用することを好みます。個人的な通信, あなたのパーティーへの招待状には、それを使用することはありません. あなたの友人は、スパイや有名人でない限り, これは疑わしいまたは侮辱のいずれかになります. そう, あなたはどのように追加します BCCアドレス Outlookの? 以下は、あなたがBCC受信者を追加することができ一連の手順が表示されます.
OutlookにBCCを追加する方法
OutlookにBCCを追加するのは非常に簡単です. 私が従う階段をあなたに歩かせてください:
新しいOutlookメールを作成するときにBCCを追加します
- 新しいメールを開きます. 最初, Outlookを開いてクリックします “新しいメール” 新しいメッセージを開始します.
- オプションメニューにアクセスします. へヘッド “オプション” 新しい電子メールウィンドウのリボンメニューのタブ.
- BCCフィールドを表示します. の “フィールドを表示します” グループ, クリック “BCC” BCCフィールドを有効にします.
- 受信者を入力します. BCCフィールドで, ブラインドコピーにしたい受信者のメールアドレスを入力してください. ザ “に” フィールドには、少なくとも1つのメールアドレスが必要です.
- 構成して送信します. メールを書き、クリックします “送信”. BCCの受信者は、他に誰がリストに載っているのかわからずに電子メールを受け取ります.
メールを返信または転送するときにBCCを追加します
- メールを開きます. 返信または転送したいメールを開く.
- メッセージメニューにアクセスします. 電子メールウィンドウ, に行きます “メッセージ” リボンメニューのタブ.
- BCCフィールドを表示します. クリック “BCC” の中に “フィールドを表示します” BCCフィールドを有効にするグループ.
- 受信者を入力します. BCCフィールドで, ブラインドコピーにしたい受信者のメールアドレスを入力してください.
- 構成して送信します. 返信を書くか、メッセージを転送してください, [OK]をクリックします “送信”.
BCCを使用することの利点
OutlookでBCCを使用することで私が見つけたいくつかの利点があります:
- プライバシーの改善: 受信者のメールアドレスをConfidentialに保ちます.
- 強化されたプロフェッショナリズム: 電子メールヘッダーの乱雑さを防ぎます, 私のメールをよりきれいに見せます.
- 効率的なコミュニケーション: 返信チェーンの可能性を減らします, コミュニケーションが関連性のある簡潔なままであることを保証します.
BCCを使用する場合の一般的な間違い
BCC機能を使用する際にこれらの一般的な間違いを避けることを学びました:
主要な受信者を追加するのを忘れています
私が学んだことの1つは、常に少なくとも1つのアドレスを含めることです。 “に” フィールド. プライマリの受信者を追加するのを忘れた時がありました, そして、それは混乱や配達の問題につながりました. 少なくとも1つのメールアドレスがあることを確認することによって “に” フィールド, 潜在的なエラーを回避し、電子メールが正当で適切に対処されているようにすることができます. 私たちのコミュニケーションのプロ意識と明確さを維持するための小さなが重要なステップです.
BCCの使いすぎ
また、BCC機能を過剰に使用することが秘密になったり、透明性を欠いているかを発見したことも発見しました. BCCを控えめに使用することが重要であり、受信者のプライバシーを保護したり、大規模なメーリングリストを管理したりするために必要な場合にのみ重要です. BCCへの過度の依存は、受信者に電子メールの背後にある意図に疑問を投げかける可能性があります. 代わりに, 電子メールグループを作成したり、CCフィールドを使用してオープン通信を使用してバランスをとるのに役立つことがわかりました。. こちらです, メールの信頼と明確さを強化します.
主要な受信者に通知しません
私の経験で, 重要な情報について重要な受信者に知らないことは、誤解やタスクを逃した可能性があります. 一部の利害関係者がBCCフィールドに含まれていなくても, 関連するすべての詳細を確認する必要があります. 効果的なコラボレーションと潜在的な問題を防ぐためには、透明性と徹底的なコミュニケーションが不可欠です. 全員に情報を伝えることで、, 私たちはプロフェッショナリズムを実証し、協力環境を育みます.
BCCの問題のトラブルシューティング
BCC機能で問題が発生した場合, ここに私が役立つと思ったいくつかのヒントがあります:
- BCCフィールドには見えません. BCCフィールドが有効になっていることを確認してください “オプション” または “メッセージ” タブ.
- 受信者はメールを受け取っていません. メールアドレスが正しく入力されていることを確認し、メールサーバーがBCCをサポートしていることを確認してください.
- 電子メールフォーマットの問題. 電子メール形式の設定を確認して、BCCフィールドの適切な表示を確認してください.
結論
OutlookのBCC機能での私の旅は貴重な経験でした. 電子メール通信においてプライバシーとプロフェッショナリズムを維持するための素晴らしいツールです. これらの手順に従うことで, BCCを効果的に使用して、メールの練習を強化できます. 一般的な落とし穴を避け、明確にするためにBCCを思慮深く使用することを忘れないでください, 敬意のあるコミュニケーション.
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