Overschakelen naar Outlook vanuit uw huidige e-mailclient klinkt misschien als een gek idee, vooral als u zich min of meer op uw gemak voelt bij uw huidige toepassing. Inderdaad, waarom zou u een migratie starten als u veel tijd moet besteden aan het veilig overbrengen van uw e-mails naar Outlook?, en dan wennen aan deze e-mailclient. Echter, in dit artikel geven we je tien overtuigende redenen om over te stappen naar Outlook. Lees mee om erachter te komen waarom.
Is migreren naar Outlook echt zo ingewikkeld?
Er is een algemene gedachtegang dat het migreren van de ene e-mailclient naar de andere een complexe en foutgevoelige taak is. Goed, dit is een mythe. Eigenlijk, er is een snelle automatische manier om uw e-mails over te zetten van de meest populaire klanten, waaronder Gmail, Thunderbird of een andere e-mailclient. We praten hier later over, maar laten we u nu enkele argumenten presenteren om over te schakelen naar Outlook.
Redenen om te migreren naar Outlook
1. Betere e-mailorganisatie
Terwijl letterlijk elke e-mailclient e-mails correct lijkt te beheren, Outlook biedt een aantal uiterst handige functies die het eenvoudiger maken om met grote hoeveelheden correspondentie in uw inbox te werken. Voor een, er zijn mappen. Ja, wij weten, veel software en online e-mailclients hebben ook mappen. Maar naar onze mening introduceert Outlook de meest natuurlijke manier om ermee te werken.
U kunt uw e-mails sorteren tussen meerdere mappen en submappen, wijs onderscheidende kleuren en pictogrammen toe aan mappen, en zelfs filters instellen om u te helpen uw inkomende e-mail automatisch te ordenen. Lees hieronder meer over filters.
Een andere tijdbesparende optie in Outlook heet Focused Inbox. Wat is gefocust?? Outlook detecteert automatisch berichten die er belangrijk uitzien, en sorteer ze in het tabblad Gefocust. Alle andere e-mails voor aan Overig. Zo kun je je dag beginnen vanaf het tabblad Gefocust, cruciale e-mails bekijken en beantwoorden, en schakel vervolgens over naar het tabblad Overig om al het andere af te handelen. Of niet overstappen, het is aan jou.
Sommige e-mailclients hebben vergelijkbare functionaliteit, maar Outlook presteert beter dan hen dankzij het gemak en de eenvoud van de Focused Inbox-optie.
2. Alle cruciale workflowtools op één plek
Outlook is meer dan alleen een applicatie, het is het hele ecosysteem, waar heb je je e-mail, kalender, planning en contacten allemaal op één plek. Het lijkt misschien een klein voordeel, maar in feite verslindt het schakelen tussen verschillende apps of services onzichtbaar van minuut tot minuut, wat resulteert in verminderde productiviteit gedurende de dag.
Met Outlook heb je alles op één plek geregeld. Stel je een situatie voor: u start Outlook en ziet in uw agenda dat u vandaag een factuur naar uw aannemer moet sturen. U klikt direct op het agenda-evenement om de contacten van die aannemer te openen, dan nog een klik - en je begint een bericht op te stellen aan de verantwoordelijke. Keurig. En je kunt zelfs je Facebook-chat verbinden met Outlook!
Ook, vergeet niet dat Outlook op veel platforms werkt, van uw desktop-pc naar uw draagbare apparaten en smartphones, dus alle tools staan op elk moment tot uw beschikking en zijn perfect gesynchroniseerd op meerdere apparaten.
3. Integratie met kamerroostersystemen
Outlook biedt ook uitzonderlijke integratiemogelijkheden buiten uw desktop. Een van de meest gewaardeerde functies in een bedrijfsomgeving is het vermogen van Outlook om naadloos te integreren met kamerplanningssystemen.
Met een ruimteplanning kunnen medewerkers van een bedrijf een vergaderruimte of een conferentiezaal boeken via een software- of hardware-interface. Een hardware-interface is meestal een sensorpaneel in de buurt van die kamer. Voorbeelden van dergelijke interfaces zijn AMX Book of Crestron Room Scheduling-oplossingen.
Met Outlook, u kunt uw vergaderingen plannen in de agenda, en boek direct een kamer wanneer je die nodig hebt dankzij ingebouwde ondersteuning voor kamerplanningssystemen.
4. Gedetailleerde contactgegevens:
Een contactpersoon in Outlook is meer dan alleen de naam, de e-mail, en het postadres. Een visitekaartje bevat een heleboel andere informatie. Bijvoorbeeld, zie je een foto van het contact, zodat je de foto gemakkelijk correleert met de persoon. Outlook geeft ook de online status van een contactpersoon weer, zodat u in contact kunt komen met een collega zonder hem of haar af te leiden van het huidige werk.
Voor bedrijven, velden zoals bedrijfsafdeling en locatie, en telefoonnummerextensie helpen om snel een contactpersoon te identificeren en een oproep of een vergadering te regelen, of het nu online of offline is.
5. Native ondersteuning voor Microsoft Exchange
Microsoft Exchange Server is een standaard voor zakelijke mailsystemen. Het is waar dat u ook andere e-mailclients met MS Exchange kunt laten werken, maar Outlook naar Microsoft Exchange is als vinger aan duim - ze waren voor elkaar bedoeld en zijn onafscheidelijk.
Wat betekent zo'n natuurlijke affiniteit in termen van bedrijfsefficiëntie?? Heel veel, eigenlijk. Gebruikers kunnen eenvoudig en met minimale moeite verbinding maken met Exchange. Stap een: Outlook uitvoeren. Stap twee:… oeps, er is geen stap twee. Ook, een dergelijke naadloze integratie vermindert de belasting van de IT-menigte van het bedrijf en vereenvoudigt upgrades, updates, en onderhoud en minimaliseert daardoor de kosten in verband met zakelijk e-mailbeheer.
6. Outlook en Active Directory werken goed samen
Microsoft Active Directory is een directoryservice voor Windows-domeinnetwerken. Samen met Outlook en Exchange vormen ze een uitgebalanceerd ecosysteem dat is ontworpen voor soepel en moeiteloos werken als honderden en duizenden gebruikers in een bedrijfsnetwerk.
Alsof je een wiel niet van een auto kunt verwijderen en verwachten dat het blijft draaien zoals voorheen, je kunt Outlook ook niet van dit trio verwijderen. Als u een echt efficiënt zakelijk Windows-netwerk wilt bouwen, Outlook is praktisch uw enige keuze.
7. Eenvoudiger samenwerken
Dankzij de integratie met Microsoft SharePoint heb je vanaf het begin recht op efficiënt samenwerken. Zoek naar contacten die u wilt uitnodigen voor uw online vergadering, verstuur uitnodigingen en start vrijwel direct een conferentie. Terwijl andere e-mailoplossingen ook enkele samenwerkingsmogelijkheden bieden, het is de combinatie Outlook + SharePoint die over is 190 miljoen gebruikers wereldwijd.
Als uw bedrijf samenwerking intensief gebruikt in zijn werk, je zou echt moeten overwegen om over te schakelen naar Outlook als je primaire e-mailclient.
8. Categorisatietools voor een betere indeling van e-mails
Terwijl Gmail grotendeels afhankelijk is van zijn zoekmachine, Outlook implementeert een meer traditionele, fysieke aanpak met mappen, bestanden, en tags helemaal. Dit lijkt erg op uw echte papieren kantoor, zelfs als je in je hele leven nog nooit in zo'n kantoor bent geweest. niettemin, zo'n organisatie is echt handig (ondersteund door tientallen jaren papieren boekhouding), dus Outlook is heel gemakkelijk om aan te wennen. En zodra je dat doet, dingen worden ineens veel gemakkelijker te volbrengen. Hogere productiviteit, betere indeling van e-mails, eenvoudiger werken met bijna geen routinematige activiteiten - daarom houden miljoenen gebruikers van Outlook.
9. Vertrouwde look en feel
Microsoft is de facto leider in kantoorsoftware. Miljoenen mensen wereldwijd gebruiken Microsoft Office of Office 365 producten helemaal. En Outlook als onderdeel van de Office-familie oogt en voelt heel vertrouwd. Wat op zijn beurt betekent dat een gebruiker vrijwel direct met Outlook kan gaan werken, zelfs als ze eerder een andere e-mailclient heeft gebruikt. Zeker, sommige nuances en instellingen lijken in eerste instantie misschien een beetje vreemd, maar de algehele gebruikerservaring zal zeker soepel en ongehinderd zijn.
10. Filters en regels
Als laatste reden om u te overtuigen om vandaag nog over te stappen naar Outlook, we willen filters en regels een naam geven. Outlook biedt een verrassend krachtige manier om inkomende e-mail in mappen te sorteren. U kunt zeer geavanceerde regels configureren om berichten om te leiden naar andere mailboxen, aliassen, en mappen op basis van meerdere criteria, zoals het veld Van of Naar; als er specifieke woorden in het onderwerp staan; evenals nog complexere regels met logische EN- en OF-bewerkingen.
Vanzelfsprekend, dergelijke flexibiliteit stelt u in staat om uw eigen productiviteit in de hand te houden. Je wordt niet overweldigd door de stroom e-mails, en je werk beter kan doen en je er goed bij voelt.
Dus, hoe u gemakkelijk naar Outlook kunt overschakelen?
We hebben beloofd u een eenvoudige manier te laten zien om naar Outlook te migreren. Goed, hier is het: onze software Outlook Transfer kan u helpen bij het migreren naar Outlook vanaf een aantal populaire offline en online clients. U kunt de tool controleren: hier.
U kunt ook willen weten:
- Hoe het verzenden van e-mail in Outlook uit te stellen?
- Functies van Outlook 2019 voor Windows
- Het instellen van Outlook voor aangepaste e-mailadres
- Automatische detectie van source formaat en andere verbeteringen
- Hoe contacten van iPhone naar Outlook te importeren?
Meer Knowledge Base-artikelen
