E-mails exporteren van Outlook naar Excel

Als het gaat om e-mailclients, Outlook is de voorkeursomgeving van veel bedrijven en gebruikers. Het is veilig, veelzijdig, en krachtig. Men kan een grote hoeveelheid e-correspondentie opslaan en beheren en toegang krijgen tot meerdere accounts op één server. Echter, er zijn ook een paar nadelen - bijvoorbeeld, sommige gebruikers voelen zich gefrustreerd wanneer ze e-mails proberen te exporteren vanuit MS Outlook.

Hoewel er verschillende handmatige methoden bestaan, geen van hen is perfect. Wanneer er weinig informatie is, je zou afzonderlijke e-mails kunnen kopiëren en plakken in Word of een andere tekstverwerker. De originele opmaak blijft mogelijk niet behouden.

In dit artikel, we bespreken een paar betrouwbare manieren om uw e-mails om te zetten in spreadsheets voor Microsoft Excel. Helaas, er is geen magische knop waarmee u e-mails automatisch van Outlook naar Excel kunt exporteren. Het kan ingewikkeld zijn, tenzij je een paar trucjes kent - ontdek ze hieronder.

Redenen om Outlook-e-mails te exporteren

Gebruikers kunnen hun e-mail om verschillende redenen willen verplaatsen. De meest voorkomende redenen voor het exporteren van Outlook-e-mails naar Microsoft Excel zijn de volgende::

• de noodzaak om over te stappen naar een nieuwe server
• de noodzaak om een ​​distributielijst te maken voor andere toepassingen
• de noodzaak om schakelen tussen platforms
• de noodzaak om informatie te delen met een andere gebruiker
• de noodzaak van een back-up.

Wanneer je van systeem naar systeem gaat, gegevens raken vaak beschadigd of gaan verloren. De taak van het overzetten naar Excel is geen fluitje van een cent - als je een dubieuze methode probeert, je loopt het risico de informatie voorgoed te verliezen. In plaats van onnodige risico's te nemen, profiteer van de geheimen die we hieronder delen. We laten u zien hoe u de gegevens kopieert en plakt of in plaats daarvan exporteert naar een CSV-bestand.

Voordelen van importeren naar spreadsheets

Exporteren naar Microsoft Excel is een van de meest betrouwbare manieren van overdracht. Met het spreadsheetformaat kunt u de gesprekken in een database ordenen. Hiermee kunt u oude contacten en uitwisselingen vinden op basis van verschillende parameters, zoals de datum van context.

Een spreadsheet als back-upoptie is ook het overwegen waard. Alle waardevolle informatie uit Outlook moet worden gekopieerd voor terugroepactie. Vroeger of later, het kan zijn dat u bepaalde gesprekken moet vinden voor persoonlijke of juridische doeleinden. In geval van serverstoring, als de gegevens verdwijnen (wat een nachtmerriescenario is!) je hebt het XLS-bestand om op terug te vallen.

Hoe Outlook-e-mails naar Excel te exporteren

Wilt u een distributielijst of forensisch rapport maken?? Dit is de beste manier om dit te doen:

Gratis downloadenVoor Windows 32/64-bitKopen van $24.95Ontgrendel alle functies

1. Klik op de bovenstaande knop om de Outlook Data Export Kit-software te downloaden.
2. Installeer en voer het uit.
3. Klik “Rapporten” en kies “Lijst met contacten” of “Lijst van de ontvanger e-mailadressen” als u een distributielijst wilt genereren,
   of
   Kiezen “E-maileigenschappen…” als u een lijst met Outlook-e-mails wilt maken binnen hun eigenschappen.
4. Kies de rapportopties en voer het rapport uit.
5. Resultatenbestand openen in Microsoft Excel of een andere spreadsheeteditor.

Met Data Extraction Kit for Outlook kan ook een lijst met Outlook-accounts en wachtwoorden worden gemaakt. Bekijk dit eens. Daarnaast wil je misschien weten hoe je E-mailadressen importeren van Excel naar Microsoft Outlook.

Exporteer elke e-mail van een Outlook-mailmap naar een op zichzelf staand Excel/CSV-bestand

Wilt u elke e-mail vanuit Outlook exporteren naar een apart Excel-bestand? Goed, de eerste manier is om elke e-mail handmatig te openen en een bijbehorend Excel-bestand te maken. Vervolgens kopieert u elke e-mail. Voor deze methode is geen speciale software vereist.

Goed, De import-/exportfunctie van Outlook biedt niet de mogelijkheid om individuele Excel-bestanden te maken. Wanneer u exporteert, het creëert één Excel-bestand met alle e-mails op één plek. Mogelijk hebt u een tool van derden nodig waarmee u elke e-mail in batches naar een afzonderlijke werkmap kunt exporteren. Het zou onder meer een “bulk opslaan” voorzien zijn van.

Deze functie is niet expliciet beschikbaar in onze Data Extraction Kit voor Outlook. Echter, u kunt aangepaste filters instellen waarmee u specifieke bestandscategorieën kunt genereren, zoals “E-mails met bijlagen” of “E-mails zonder bijlagen”. U kunt de datumbereikfunctie gebruiken om voor elke dag afzonderlijke bestanden op te halen, week, maand, etc.. Het is ook mogelijk om forensische rapporten te genereren met behulp van functies zoals “Items tellen per Outlook-map”.

Hoe Outlook-e-mails naar Excel te exporteren

1. downloaden, installeer de DEKit-software en voer deze uit.
2. Klik op de “Rapporten” knop in het bovenpaneel.
3. kiezen “E-maileigenschappen vanuit Outlook-profiel” verslag.
   (Alternatief, u kunt in plaats daarvan een tweede rapport gebruiken dat gebruikmaakt van het Outlook PST-bestand).
4. Geef de locatie en naam op van het Excel-bestand waarnaar u de Outlook-e-maileigenschappen wilt exporteren.
5. Klik op de “Opslaan” knop.
6. Selecteer het Outlook-profiel dat u wilt gebruiken als het programma u daarom vraagt.
7. In het volgende dialoogvenster selecteert u de Outlook-map waarmee u wilt werken.
   Houd er rekening mee dat het programma ook alle volgende mappen verwerkt als de overeenkomstige optie is ingeschakeld.
8. Klik op de “Gedaan” knop. Het programma maakt een rapport.
9. Open het gemaakte rapportbestand in Excel om de inhoud ervan te bekijken.

E-mails exporteren naar Microsoft Excel met Outlook

Dit is geen rocket science, maar hier is een waarschuwing: verwacht geen styling te behouden. De gegevens worden overgedragen als platte tekst met contacten, en alle links zijn standaard. Er zijn hier geen uitzonderingen of oplossingen, noch op Windows, noch op Mac. Als u echt het uiterlijk van de originele e-mails wilt behouden, sla ze in plaats daarvan op als HTML. Anders, volg deze procedure:

1. Open de Microsoft Outlook-app.
2. Ga naar het menu Bestand.
3. Kies de functie voor openen en exporteren.
4. Selecteer "Importeren/Exporteren" om "Exporteren naar een bestand" te vinden.
   
5. Geef aan dat u een bestand voor Excel moet maken (CSV), geen PST-bestand.
6. Kies uit de beschikbare mappen waar het bestand kan worden opgeslagen.
7. Zet een vinkje naast de exportoptie “E-mailberichten”.
8. Wijzig indien nodig de Map Custom-velden.
9. Sluit af door op 'Voltooien' te klikken.
10. Sluit de Outlook-client.

Nadat u op 'Voltooien' heeft geklikt, al je berichten komen terecht in het nieuw gemaakte bestand - controleer de map om er zeker van te zijn. Merk op dat beide Microsoft Excel-formaten geschikt zijn.

Hoe een CSV-bestand te openen

In het geval van de CSV (Komma's gescheiden waarden) formaat, je kunt daarna net zo gemakkelijk migreren naar een spreadsheet. Klik met de rechtermuisknop op het geëxporteerde CSV-bestand, en kies 'Openen met...' — Excel in het contextmenu. Het bestand wordt geopend in het programma, zodat u het kunt opslaan als een XLS-bestandsindeling.

De directe manier om gegevens uit Microsoft Outlook-e-mails te extraheren

U kunt al uw e-mails vanuit Outlook verplaatsen 2016 of een andere versie op Windows of Mac in bulk. Het is niet nodig om de gegevens eerst naar een op zichzelf staand bestand te exporteren. Hier leest u hoe u de klus snel kunt klaren via kopiëren en plakken:

1. Open Outlook en ga naar de Mail-weergave.
2. Open de map waarvan de inhoud moet worden overgedragen.
3. Kopieer alle e-mails met of zonder tekst (zie onderstaande tip).
4. MS Excel openen.
5. Een nieuw spreadsheetbestand maken.
6. Voeg de gekopieerde e-mails in — selecteer cel A1 en plak met de standaard 'Ctrl' + V’/’Commando + V'-opdracht om Outlook-e-mails te exporteren.
7. Bewaar het bestand. op uw Windows- of Mac-apparaat.

E-mails kopiëren voor Microsoft Excel (Stap 3)

Er zijn twee manieren om e-mails in elke versie te importeren, inclusief Outlook 2013 — met of zonder hun tekst. Om de inhoud te behouden, volg alle onderstaande stappen. Exporteren zonder hen, begin bij stap 6.

Doe het volgende:

1. Deactiveer de leesvenstermodus van Outlook via het menu 'Bekijken'.
   
2. Terwijl nog steeds in beeld, klik op de optie Kolommen toevoegen.
3. Het nieuwe vak met de naam Kolommen weergeven stelt u in staat kolommen te selecteren uit 'Alle e-mailvelden'. Kies deze optie.
4. In de lijst 'Beschikbare kolommen', markeer ‘Bericht’.
5. Sluit af door op 'Toevoegen' en 'OK' te klikken.
6. Markeer de volledige mailboxinhoud in uw geopende map.
7. Kopieer de Outlook-gegevens met de 'Ctrl + C'-commando.

E-mails exporteren van Outlook naar Excel met datum en tijd

als u de datum- en tijddetails wilt behouden, gebruik de kopie & plak methode:. Met het Outlook-systeem kunt u e-mails van een specifiek gegevensbereik bekijken. De methode is vergelijkbaar met gewoon direct kopiëren. Hier is wat je moet doen:

1. Gaan aan de zoekbalk Outlook 2010 of een andere versie.
2. Vul de twee data in het bereik definiëren.
3. Klik 'Binnenkomen'.
4. Markeer de e-mails met het datumbereik (gebruik de tip voor Step 3 boven).
5. Kopieer de selectie (Ctrl + C).
6. openen MS Excel.
7. Voeg de gekopieerde gegevens in in een lege spreadsheet (Ctrl + In).

Gefeliciteerd! Nu zijn de berichten met de opgegeven tijdparameters in uw spreadsheet beland. U hoeft niet naar mappen op ons apparaat te zoeken - kopieer en plak gewoon rechtstreeks! Deze basismethode wordt gebruikt voor specifieke soorten analytisch werk. Merk op dat het geen geëxporteerd CSV-bestand genereert — in plaats daarvan, u slaat de spreadsheets op nadat u de gegevens hebt geplakt. Nu weet u hoe u Outlook-e-mails met datum en tijd naar Excel kunt exporteren.

Laatste woorden

Dit zijn de meest voorkomende manieren om e-mailgegevens over te zetten vanuit Outlook 2019 en eerdere edities naar Excel. Als een of beide systemen op Macintosh staan, de volgorde is vergelijkbaar. Als u het CSV-bestand fysiek naar een andere computer moet overbrengen, gebruik een externe geheugenopslag of sla deze op in een cloud. Je kunt het ook e-mailen naar je adres voor Mac.

Als je een back-up nodig hebt, u kunt Outlook-e-mails ook exporteren naar een zelfstandig PST-bestand. Bewaar het op een veilige locatie. Het zal niet alleen de berichten bevatten, maar ook je contacten, taken, en opdrachten. U kunt ook e-mails van andere e-mailclients rechtstreeks naar Outlook overbrengen met een speciale converter die PST genereert. De gegevens kunnen in een apart bestand worden gedownload of rechtstreeks in uw actieve profiel in Outlook worden ingevoerd.

Veel gestelde vragen

Hoe exporteer ik meerdere e-mails van Outlook naar Excel??

Er zijn twee populaire manieren om Outlook-e-mails te exporteren:. De eerste manier is om de import/export-functie te gebruiken die beschikbaar is in de desktop Outlook-app, omdat de functie niet beschikbaar is in de webversie van Outlook. De exportwizard biedt hints bij het exporteren van een bestand. Maar let op twee hoofdinstellingen:. Zorg ervoor dat u selecteert “Naar een bestand exporteren” en kies het bestandsformaat als “CSV” in plaats van .pst. Dit laatste formaat wordt voornamelijk gebruikt als back-upbestand of voor het uploaden van e-mails naar een ander Outlook-account. In plaats van de ingebouwde functie te gebruiken, de tweede methode is om een ​​oplossing van derden te gebruiken die: e-mails uit Outlook extraheren in door Excel ondersteunde indeling, zoals .xlsx. U kunt gebruik maken van onze Data Export Kit-software omdat het een intuïtieve exportwizard biedt en meerdere formaten ondersteunt.

Hoe kopieer en plak ik meerdere e-mailadressen van Outlook naar Excel??

Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Voor e-mailadressen die zijn opgeslagen in Distributie of Groepen, start Outlook en selecteer Contacten. Schakel de lijstoptie in om beschikbare contacten te zien en houd de CTRL-knop ingedrukt en klik op afzonderlijke e-mails om ze te kopiëren. Kopieer en plak de contacten in de Excel-werkmap. ten tweede, u kunt Outlook-e-mailadressen handmatig exporteren met behulp van de functie Importeren/Exporteren. Bij het exporteren als bestand, kies door komma's gescheiden waarden en kies Contacten. Ten derde, het is mogelijk om een ​​te gebruiken gegevensextractiekit software die contacten automatisch uit PST-bestanden kan extraheren.

Kan ik mijn volledige Outlook-e-mails exporteren??

Ja, als u van plan bent de Outlook-e-mails in een ander account van dezelfde e-mailserviceprovider te importeren, u kunt de functie Importeren/Exporteren gebruiken. In de exportwizard, Kiezen “Outlook-gegevensbestand .pst) als het formaat. De volgende stap is vrij eenvoudig. Selecteer de map waaruit u wilt exporteren, bijvoorbeeld, Inbox of verzonden items. Het enige nadeel van deze methode is dat deze geen flexibele formaten biedt. De beste manier om e-mails uit Outlook op te slaan wat robuuster en flexibeler is, is door een tool voor gegevensextractie te gebruiken.

Kan ik gegevens extraheren uit een Excel-bijlage??

Ja, het is mogelijk om gegevens uit de bijgevoegde Excel-bestanden te ontleden. Maar u moet een integratie van derden gebruiken met een parseerfunctie. Veel gebruikers gebruiken Power Automate (voorheen Microsoft Flow). Ze kunnen de gegevens ontleden en aanvullende geautomatiseerde functies uitvoeren, zoals het toevoegen van de gegevens aan een centrale database. Power Automate is niet de enige tool die deze functie biedt. Er zijn veel andere integraties van derden.

Kan ik Outlook verbinden met Excel??

Ja, gebruikers kunnen een bridge maken waarmee ze automatisch geautomatiseerde e-mails van Outlook naar Excel kunnen verzenden. Echter, er is geen native functie om dit te doen. Gebruikers moeten externe oplossingen van Microsoft vinden, zoals Power Automate of andere integraties van derden door providers zoals Zaiper, Automatiseer.io, etc..

Kan ik een PST-bestand naar Excel converteren??

Ja, het is mogelijk om PST . te converteren, een formaat dat door Microsoft Outlook wordt gebruikt voor het opslaan van zijn informatie, naar een Excel-bestand dat rijen en kolommen ondersteunt. Voor deze operatie:, het is noodzakelijk om een ​​conversietool te vinden. Er zijn veel tools op de markt van providers zoals Cooltutilis, FileProInfo, Conholderen, en meer. Veel tools zijn gratis of hebben mogelijk een gratis proefperiode. We raden u aan de gratis versie van Data Extraction Kit te proberen om automatisch PST-items naar het Microsoft Excel-bestand te exporteren.

Hoe een Outlook-e-mail handmatig naar Excel te exporteren?

1. 1. Klik in Outlook Bestand selecteer openen & Exporteren.
   2. Klik Importeren/exporteren, Kiezen Naar een bestand exporteren en klik op Volgende knop.
   3. Kies Komma's gescheiden waarden en klikt u op Volgende.
   4. Kies een map met e-mails om te exporteren, typ een bestandsnaam, en klikt u op oke.
   5. Geef een locatie op om het CSV-bestand op te slaan en klik Volgende, Klik vervolgens op Af hebben.