E-mails exporteren van Outlook naar Excel

Als het gaat om e-mailclients, veel bedrijven en gebruikers geven de voorkeur aan Outlook vanwege de beveiliging ervan, veelzijdigheid en kracht. Hiermee kunnen gebruikers grote hoeveelheden correspondentie opslaan en beheren en toegang krijgen tot meerdere accounts op één server. Echter, er zijn ook enkele nadelen, inclusief het feit dat sommige gebruikers het frustrerend vinden om e-mails vanuit MS Outlook te exporteren.

Hoewel er verschillende handmatige methoden beschikbaar zijn, geen van hen is perfect. Een mogelijke oplossing is het kopiëren en plakken van individuele e-mails in een tekstverwerkingsprogramma, hoewel hierdoor niet altijd de originele opmaak behouden blijft.

In dit artikel, we zullen een aantal betrouwbare methoden bieden voor het converteren van e-mails naar Microsoft Excel-spreadsheets. Helaas, er is geen geautomatiseerde manier om e-mails van Outlook naar Excel te exporteren. Het proces kan complex zijn, tenzij u bekend bent met een paar trucjes, die we hieronder zullen toelichten.

Voordelen van het exporteren van Outlook-e-mails

Er zijn een aantal redenen waarom gebruikers hun Outlook-e-mails naar Microsoft Excel willen exporteren. De meest voorkomende motivaties om dit te doen zijn:

• de noodzaak om over te stappen naar een nieuwe server
• de noodzaak om een ​​distributielijst te maken voor andere toepassingen
• de noodzaak om schakelen tussen platforms
• de noodzaak om informatie te delen met een andere gebruiker
• de noodzaak van een back-up.

Bij het overstappen van systeem naar systeem, gegevens raken vaak beschadigd of gaan verloren. Het proces van het overbrengen van gegevens naar Excel kan een uitdaging zijn, en er bestaat een risico dat informatie verloren gaat als de methode niet correct is. In plaats van risico's te nemen, wij raden u aan de onderstaande methoden te gebruiken, waarbij gegevens moeten worden gekopieerd en geplakt of naar een CSV-bestand moeten worden geëxporteerd.

De voordelen van het importeren naar spreadsheets zijn talrijk

Exporteren naar Microsoft Excel is een van de meest betrouwbare overdrachtsmodi. Met het spreadsheetformaat kunt u gesprekken in een database ordenen, waardoor u oude contacten en uitwisselingen kunt vinden op basis van verschillende parameters, zoals de datum van de context.

Een spreadsheet als back-upoptie is ook het overwegen waard. Alle waardevolle informatie uit Outlook moet worden gekopieerd voor terugroepactie, omdat u op een gegeven moment misschien bepaalde gesprekken voor persoonlijke of juridische doeleinden moet zoeken. In het geval van een serverstoring, het XLS-bestand biedt een back-upoplossing, het beperken van het risico op gegevensverlies.

Hoe Outlook-e-mails naar Excel te exporteren

Laten we het proces van het exporteren van Outlook-berichten naar een Excel-werkblad bekijken, en hoe u een distributielijst kunt maken van Outlook-e-mailadressen of -contacten. Mogelijk vindt u de volgende stappen ook nuttig bij het maken van forensische e-mailrapporten. Klik op de onderstaande knop om de Outlook Data Export Kit-software te downloaden, en installeer en voer het vervolgens uit.

Gratis downloadenVoor Windows 32/64-bitKopen van $24.95Ontgrendel alle functies

Om Outlook-berichten naar Excel te exporteren:

1. Klik op ‘Rapporten’’ knop, die u kunt vinden in het bovenste menu.
2. Selecteer de 'E-maileigenschappen'…’ optie.
3. Kies uw rapportopties en voer het rapport uit.

Om een ​​distributielijst te genereren:

1. Klik “Rapporten” knop en kies “Lijst met contacten” of “Lijst van de ontvanger e-mailadressen” als u een distributielijst wilt genereren,
2. Kies de rapportopties en voer het rapport uit.
3. Resultatenbestand openen in Microsoft Excel of een andere spreadsheeteditor.

Daarnaast, Met de Data Extraction Kit voor Outlook kunt u een lijst met Outlook-accounts en wachtwoorden maken. Wij nodigen u uit om deze functie te verkennen.
Daarnaast wil je misschien weten hoe je E-mailadressen importeren van Excel naar Microsoft Outlook.

Exporteer elke e-mail van een Outlook-mailmap naar een op zichzelf staand Excel/CSV-bestand

Als u e-mails van Outlook naar Excel wilt exporteren, U kunt dit handmatig doen door elke e-mail te openen en een bijbehorend Excel-bestand te maken. Voor deze methode is geen speciale software vereist. Echter, Opgemerkt moet worden dat de import-/exportfunctie van Outlook het maken van individuele Excel-bestanden niet toestaat. Wanneer u exporteert, er wordt één Excel-bestand gemaakt met alle e-mails.

Als u e-mails op een meer georganiseerde manier wilt exporteren, Mogelijk vindt u een tool van derden die elke e-mail in batches naar een afzonderlijke werkmap kan exporteren. Deze tools omvatten over het algemeen a “bulk opslaan” voorzien zijn van. Onze Data Extraction Kit voor Outlook beschikt niet over deze functie, maar u kunt aangepaste filters instellen waarmee u specifieke bestandscategorieën kunt genereren, zoals “E-mails met bijlagen” of “E-mails zonder bijlagen”. U kunt ook de datumbereikfunctie gebruiken om voor elke dag afzonderlijke bestanden op te halen, week, maand, etc.. Forensische rapporten kunnen ook worden gegenereerd met behulp van functies zoals “Items tellen per Outlook-map”.

Hoe Outlook-e-mails naar Excel te exporteren

1. downloaden, installeer de DEKit-software en voer deze uit.
2. Klik op de “Rapporten” knop in het bovenpaneel.
3. kiezen “E-maileigenschappen vanuit Outlook-profiel” verslag.
   (Alternatief, u kunt in plaats daarvan een tweede rapport gebruiken dat gebruikmaakt van het Outlook PST-bestand).
4. Geef de locatie en naam op van het Excel-bestand waarnaar u de Outlook-e-maileigenschappen wilt exporteren.
5. Klik op de “Opslaan” knop.
6. Selecteer het Outlook-profiel dat u wilt gebruiken als het programma u daarom vraagt.
7. In het volgende dialoogvenster selecteert u de Outlook-map waarmee u wilt werken.
   Houd er rekening mee dat het programma ook alle volgende mappen verwerkt als de overeenkomstige optie is ingeschakeld.
8. Klik op de “Gedaan” knop. Het programma maakt een rapport.
9. Open het gemaakte rapportbestand in Excel om de inhoud ervan te bekijken.

E-mails exporteren naar Microsoft Excel met Outlook

Houd er rekening mee dat dit proces relatief eenvoudig is, er zijn een paar belangrijke overwegingen waarmee u rekening moet houden. ten eerste, het is essentieel om te begrijpen dat de gegevens als platte tekst worden overgedragen, inclusief contacten en basislinks. Er zijn geen uitzonderingen op deze regel, ongeacht of u een Windows- of Mac-apparaat gebruikt. Als het behoud van het uiterlijk van de originele e-mail een prioriteit is, we raden aan om het op te slaan als HTML. Anders, volg dan de beschreven procedure:

1. Open de Microsoft Outlook-app.
2. Ga naar het menu Bestand.
3. Kies de functie voor openen en exporteren.
4. Selecteer "Importeren/Exporteren" om "Exporteren naar een bestand" te vinden.
   
5. Geef aan dat u een bestand voor Excel moet maken (CSV), geen PST-bestand.
6. Kies uit de beschikbare mappen waar het bestand kan worden opgeslagen.
7. Zet een vinkje naast de exportoptie “E-mailberichten”.
8. Wijzig indien nodig de Map Custom-velden.
9. Sluit af door op 'Voltooien' te klikken.
10. Sluit de Outlook-client.

Nadat u op 'Voltooien' heeft geklikt, al je berichten komen terecht in het nieuw gemaakte bestand - controleer de map om er zeker van te zijn. Merk op dat beide Microsoft Excel-formaten geschikt zijn.

Hoe een CSV-bestand te openen

In het geval van de CSV (Komma's gescheiden waarden) formaat, u kunt eenvoudig migreren naar een spreadsheet. Om dit te doen, klik met de rechtermuisknop op het geëxporteerde CSV-bestand en selecteer ‘Openen met…’ vanuit het contextmenu. Het bestand wordt vervolgens geopend in Excel, waar u het kunt opslaan als XLS-bestandsformaat.

De directe manier om gegevens uit Microsoft Outlook-e-mails te extraheren

Het is mogelijk om alle e-mails vanuit Outlook over te zetten 2016 of een andere versie op een Windows- of Mac-computer in bulk. Het is niet nodig om de gegevens eerst naar een op zichzelf staand bestand te exporteren. Met de volgende instructies kunt u de taak snel voltooien via kopiëren en plakken:

1. Open Outlook en ga naar de Mail-weergave.
2. Open de map waarvan de inhoud moet worden overgedragen.
3. Kopieer alle e-mails met of zonder tekst (zie onderstaande tip).
4. MS Excel openen.
5. Een nieuw spreadsheetbestand maken.
6. Voeg de gekopieerde e-mails in — selecteer cel A1 en plak met de standaard 'Ctrl' + V’/’Commando + V'-opdracht om Outlook-e-mails te exporteren.
7. Bewaar het bestand. op uw Windows- of Mac-apparaat.

E-mails kopiëren voor Microsoft Excel (Stap 3)

Er zijn twee methoden voor het importeren van e-mails in elke versie, inclusief Outlook 2013, met of zonder tekst. Om de inhoud te behouden, Volg alle onderstaande stappen. Om te exporteren zonder de tekst, Begin alstublieft vanaf stap 6.

Doe het volgende:

1. Deactiveer de leesvenstermodus van Outlook via het menu 'Bekijken'.
   
2. Terwijl nog steeds in beeld, klik op de optie Kolommen toevoegen.
3. Het nieuwe vak met de naam Kolommen weergeven stelt u in staat kolommen te selecteren uit 'Alle e-mailvelden'. Kies deze optie.
4. In de lijst 'Beschikbare kolommen', markeer ‘Bericht’.
5. Sluit af door op 'Toevoegen' en 'OK' te klikken.
6. Markeer de volledige mailboxinhoud in uw geopende map.
7. Kopieer de Outlook-gegevens met de 'Ctrl + C'-commando.

E-mails exporteren van Outlook naar Excel met datum en tijd

als u de datum- en tijddetails wilt behouden, gebruik de kopie & plak methode:. Met het Outlook-systeem kunt u e-mails van een specifiek gegevensbereik bekijken. De methode is vergelijkbaar met gewoon direct kopiëren. Hier is wat je moet doen:

1. Gaan aan de zoekbalk Outlook 2010 of een andere versie.
2. Vul de twee data in het bereik definiëren.
3. Klik 'Binnenkomen'.
4. Markeer de e-mails met het datumbereik (gebruik de tip voor Step 3 boven).
5. Kopieer de selectie (Ctrl + C).
6. openen MS Excel.
7. Voeg de gekopieerde gegevens in in een lege spreadsheet (Ctrl + In).

Gefeliciteerd! De berichten met de opgegeven tijdparameters zijn nu aan uw spreadsheet toegevoegd. Het is niet nodig om naar mappen op ons apparaat te zoeken - kopieer en plak eenvoudigweg rechtstreeks. Deze basismethode wordt gebruikt voor specifieke soorten analytisch werk. Houd er rekening mee dat er geen geëxporteerd CSV-bestand wordt gegenereerd, u slaat de spreadsheets op nadat u de gegevens hebt geplakt. U weet nu hoe u Outlook-e-mails met datum en tijd naar Excel kunt exporteren.

Laatste woorden

De meest gebruikelijke methoden voor het overbrengen van e-mailgegevens vanuit Outlook 2019 en eerdere edities van Excel worden hieronder beschreven. Als een of beide systemen Macintosh zijn, de volgorde is vergelijkbaar. Als u het CSV-bestand fysiek naar een andere computer moet overbrengen, u kunt elke externe geheugenopslag gebruiken of deze in een cloud opslaan. Je kunt het ook e-mailen naar je adres voor Mac.

Als u een back-up nodig heeft, u kunt Outlook-e-mails ook exporteren naar een zelfstandig PST-bestand en dit op een veilige locatie opslaan. De software bevat niet alleen de berichten, maar ook je contacten, taken en opdrachten. U kunt ook e-mails van andere e-mailclients rechtstreeks naar Outlook overbrengen met behulp van een speciale converter die PST-bestanden genereert. De gegevens kunnen in een apart bestand worden gedownload of rechtstreeks in uw actieve profiel in Outlook worden ingevoerd.

Veel gestelde vragen

Hoe exporteer ik meerdere e-mails van Outlook naar Excel??

Er zijn twee populaire manieren om Outlook-e-mails te exporteren:. De eerste manier is om de import/export-functie te gebruiken die beschikbaar is in de desktop Outlook-app, omdat de functie niet beschikbaar is in de webversie van Outlook. De exportwizard biedt hints bij het exporteren van een bestand. Maar let op twee hoofdinstellingen:. Zorg ervoor dat u selecteert “Naar een bestand exporteren” en kies het bestandsformaat als “CSV” in plaats van .pst. Dit laatste formaat wordt voornamelijk gebruikt als back-upbestand of voor het uploaden van e-mails naar een ander Outlook-account. In plaats van de ingebouwde functie te gebruiken, de tweede methode is om een ​​oplossing van derden te gebruiken die: e-mails uit Outlook extraheren in door Excel ondersteunde indeling, zoals .xlsx. U kunt gebruik maken van onze Data Export Kit-software omdat het een intuïtieve exportwizard biedt en meerdere formaten ondersteunt.

Hoe kopieer en plak ik meerdere e-mailadressen van Outlook naar Excel??

Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Voor e-mailadressen die zijn opgeslagen in Distributie of Groepen, start Outlook en selecteer Contacten. Schakel de lijstoptie in om beschikbare contacten te zien en houd de CTRL-knop ingedrukt en klik op afzonderlijke e-mails om ze te kopiëren. Kopieer en plak de contacten in de Excel-werkmap. ten tweede, u kunt Outlook-e-mailadressen handmatig exporteren met behulp van de functie Importeren/Exporteren. Bij het exporteren als bestand, kies door komma's gescheiden waarden en kies Contacten. Ten derde, het is mogelijk om een ​​te gebruiken gegevensextractiekit software die contacten automatisch uit PST-bestanden kan extraheren.

Kan ik mijn volledige Outlook-e-mails exporteren??

Ja, als u van plan bent de Outlook-e-mails in een ander account van dezelfde e-mailserviceprovider te importeren, u kunt de functie Importeren/Exporteren gebruiken. In de exportwizard, Kiezen “Outlook-gegevensbestand .pst) als het formaat. De volgende stap is vrij eenvoudig. Selecteer de map waaruit u wilt exporteren, bijvoorbeeld, Inbox of verzonden items. Het enige nadeel van deze methode is dat deze geen flexibele formaten biedt. De beste manier om e-mails uit Outlook op te slaan wat robuuster en flexibeler is, is door een tool voor gegevensextractie te gebruiken.

Kan ik gegevens extraheren uit een Excel-bijlage??

Ja, het is mogelijk om gegevens uit de bijgevoegde Excel-bestanden te ontleden. Maar u moet een integratie van derden gebruiken met een parseerfunctie. Veel gebruikers gebruiken Power Automate (voorheen Microsoft Flow). Ze kunnen de gegevens ontleden en aanvullende geautomatiseerde functies uitvoeren, zoals het toevoegen van de gegevens aan een centrale database. Power Automate is niet de enige tool die deze functie biedt. Er zijn veel andere integraties van derden.

Kan ik Outlook verbinden met Excel??

Ja, gebruikers kunnen een bridge maken waarmee ze automatisch geautomatiseerde e-mails van Outlook naar Excel kunnen verzenden. Echter, er is geen native functie om dit te doen. Gebruikers moeten externe oplossingen van Microsoft vinden, zoals Power Automate of andere integraties van derden door providers zoals Zaiper, Automatiseer.io, etc..

Kan ik een PST-bestand naar Excel converteren??

Ja, het is mogelijk om PST . te converteren, een formaat dat door Microsoft Outlook wordt gebruikt voor het opslaan van zijn informatie, naar een Excel-bestand dat rijen en kolommen ondersteunt. Voor deze operatie:, het is noodzakelijk om een ​​conversietool te vinden. Er zijn veel tools op de markt van providers zoals Cooltutilis, FileProInfo, Conholderen, en meer. Veel tools zijn gratis of hebben mogelijk een gratis proefperiode. We raden u aan de gratis versie van Data Extraction Kit te proberen om automatisch PST-items naar het Microsoft Excel-bestand te exporteren.

Hoe een Outlook-e-mail handmatig naar Excel te exporteren?

1. 1. Klik in Outlook Bestand selecteer openen & Exporteren.
   2. Klik Importeren/exporteren, Kiezen Naar een bestand exporteren en klik op Volgende knop.
   3. Kies Komma's gescheiden waarden en klikt u op Volgende.
   4. Kies een map met e-mails om te exporteren, typ een bestandsnaam, en klikt u op oke.
   5. Geef een locatie op om het CSV-bestand op te slaan en klik Volgende, Klik vervolgens op Af hebben.