Vooruitzicht, een van de populairste e-mailclients, wordt veel gebruikt door zowel particulieren als bedrijven voor het beheren van hun e-mailcommunicatie. Na een tijdje, het enorme aantal ontvangen en verzonden e-mails kan overweldigend worden, waardoor het een uitdaging is om oude e-mails te lokaliseren.
Als u Microsoft Outlook gebruikt om uw e-mail te beheren, Mogelijk moet u oude e-mailberichten zoeken. Dit kan moeilijk zijn als u niet weet waar u moet zoeken of welke zoekcriteria u moet gebruiken. Het kan ook een uitdaging zijn als u regelmatig uw e-mails verwijdert. Gelukkig, Outlook biedt verschillende functies en technieken waarmee gebruikers oude e-mails snel en efficiënt kunnen vinden. In dit artikel, we zullen verschillende methoden verkennen om u te helpen bij het lokaliseren van oudere e-mails en hoe u oude e-mails kunt vinden in Outlook en Office 365 met behulp van verschillende methoden.
Waarom kan ik mijn oude e-mails niet vinden in Outlook?
Als u een kantoor bent 365 gebruiker, de kans is groot dat je de Outlook desktop-app gebruikt. En als u Outlook gebruikt, het is waarschijnlijk dat u niet al uw e-mails ziet.
Dit komt omdat de standaardweergave voor Outlook alleen e-mails van de afgelopen twee weken toont. Om oude e-mail te zien, je moet je weergave-instellingen wijzigen.
Er zijn verschillende andere redenen waarom u uw oude e-mails mogelijk niet kunt vinden in Outlook. Een mogelijkheid is dat je ze per ongeluk hebt verwijderd. Om te controleren of dit het geval is, ga naar de map Verwijderde items en kijk of ze daar zijn. Als zij zijn, je kunt ze terug naar je Postvak IN verplaatsen.
Een andere mogelijkheid is dat je je oude e-mails gearchiveerd. Outlook archiveert automatisch e-mails ouder dan een bepaalde leeftijd, en je kunt e-mails zelf handmatig archiveren.
Om te controleren of uw e-mails zijn gearchiveerd, ga naar de map Archief en kijk of ze daar zijn. Als zij zijn, je kunt ze terug naar je Postvak IN verplaatsen.
Oude e-mails vinden in de Outlook-e-mailclient
Methoden om oude e-mails te vinden in Outlook
-
- Gebruik van de zoekfunctie: De snelste en handigste manier om oude e-mails in Outlook te vinden, is door de ingebouwde zoekfunctie te gebruiken. Om toegang te krijgen tot deze functie, klik op het zoekvak bovenaan het Outlook-venster. U kunt trefwoorden invoeren die verband houden met de e-mail die u zoekt, zoals de naam van de afzender, onderwerpen, of specifieke inhoud. Outlook geeft een lijst met overeenkomende e-mails weer op basis van uw zoekcriteria, zodat u het gewenste bericht gemakkelijk kunt vinden.
- Gebruik maken van filters: Outlook bevat geavanceerde filteropties waarmee gebruikers hun zoekresultaten kunnen verfijnen op basis van specifieke parameters. Om toegang te krijgen tot deze filters, klik op het zoekvak zoals eerder vermeld, en klik vervolgens op de “Zoeken” tabblad dat op het lint verschijnt. Hier, u kunt e-mails filteren op basis van criteria zoals datum, afzender, onderwerpen, of bijlagen. Door de respectieve parameters op te geven, u kunt uw zoekopdracht verfijnen en snel de benodigde oude e-mails vinden.
- E-mails sorteren op datum: E-mails sorteren op datum kan een effectieve manier zijn om oudere e-mails in Outlook te vinden. Bij verstek, Outlook geeft e-mails weer in de volgorde waarin ze zijn ontvangen of verzonden, met de nieuwste e-mails bovenaan. Om de volgorde om te draaien en eerst de oudste e-mails weer te geven, Klik op de “Ontvangen” of “Verzonden” kolomkop. Deze herschikking maakt het gemakkelijker om e-mails uit een bepaald tijdsbestek of datumbereik te lokaliseren.
- Mappen en submappen gebruiken: Het organiseren van e-mails in mappen en submappen is een andere handige methode om oude e-mails te vinden. Door mappen te maken op basis van specifieke categorieën of projecten, u kunt relevante e-mails dienovereenkomstig sorteren en opslaan. Om een nieuwe map aan te maken, klik met de rechtermuisknop op uw mailbox of een bestaande map, kiezen “nieuwe map,” en geef er een naam voor. Zodra de mappen zijn gemaakt, u kunt e-mails handmatig naar de respectieve mappen verplaatsen. Op deze wijze, u kunt snel naar de gewenste locatie navigeren en indien nodig oudere e-mails ophalen.
- E-mails archiveren: Het archiveren van e-mails is een effectieve manier om uw inbox overzichtelijker te maken en toch toegang te behouden tot oudere berichten. Outlook biedt een functie voor automatisch archiveren waarmee oudere e-mails automatisch naar een archiefmap worden verplaatst op basis van specifieke criteria die u definieert. Om automatisch archiveren in te schakelen, Ga naar “Bestand,” dan “Opties,” gevolgd door “Geavanceerd.” Hier, u kunt de archiveringsvoorkeuren instellen, inclusief het tijdsbestek voor archivering. Eenmaal geconfigureerd, Outlook verplaatst oudere e-mails van uw inbox naar de map Archief.
Zoekmappen gebruiken
Als u Outlook gebruikt op uw Windows-computer, u kunt zoeken naar eerdere e-mails in de geïnstalleerde versie van Microsoft Outlook die is ingesteld om Office te verzenden en te ontvangen 365 e-mails. Deze methode werkt als u de oude e-mail en gegevens die u moet lokaliseren nog niet hebt verwijderd.
Om de e-mails te vinden die u nodig hebt, eerste, navigeer naar de “Map” menutab en klik op “Nieuwe zoekmap”. In moderne Outlook-versies volstaat het om te klikken op “Zoekmappen” en dan “Nieuwe zoekmap…” item.
In het “Nieuwe zoekmap” venster, scroll naar beneden naar de “E-mail ordenen” sectie en klik op “Oude mail”.
Zodra je dit hebt gedaan, je kunt kiezen hoe ver terug je gegevens wilt vinden (bijv., twee weken, een maand, drie maanden, zes maanden, of een jaar).
Nadat u uw keuze heeft gemaakt, Klik “oke”, en de zoektocht zal beginnen.
Dan, ga terug naar het primaire venster (die u aan had voordat u de . opende “Nieuwe zoekmap” optie) om uw resultaten te bekijken, die in een aparte map wordt weergegeven.
Vanaf daar, u kunt de e-mailberichten slepen en neerzetten in uw Postvak IN (of waar je ze ook maar wilt bewaren).
U kunt deze zoekopdracht ook opslaan als een aangepaste weergave die u in de toekomst opnieuw kunt gebruiken door op de “Opslaan als” knop.
Zoals we al zeiden:, dit is geen methode om e-mailberichten te vinden die permanent zijn verwijderd. Als u verwijderde items wilt herstellen, je moet het leren hoe oude verwijderde e-mails in Outlook te vinden.
Met behulp van de optie Geavanceerd zoeken van de zoekhulpmiddelen
Outlook uitgerust met een geavanceerde zoekfunctie op meerdere criteria. Deze functie zat in de snelle toegang in eerdere versies van Outlook, echter, Mogelijk moet u dit met opzet inschakelen als er geen tabblad Zoeken in uw Outlook-lint staat. Hier hoe u dit kunt doen:
-
- Klik met de rechtermuisknop op Outlook Ribbon en kies “Lint aanpassen” in de lijst met opties.
* – Als alternatief kunt u het menu Bestand gebruiken > Opties - In het “Kies opdracht uit:” lijst kies de “Tooltabbladen” item.
- Zoek de “Zoekhulpmiddelen” kop hieronder en klik “Zoeken” item.
- Klik “Toevoegen” knop.
- Klik ten slotte “oke” knop om de wijzigingen op te slaan.
- Klik met de rechtermuisknop op Outlook Ribbon en kies “Lint aanpassen” in de lijst met opties.
Nu kon je de “Zoeken” tabblad op het Outlook-lint. Klik erop om de beschikbare zoekopties te bekijken.
U kunt de optie Zoekhulpmiddelen gebruiken om het programma te starten “Uitgebreid zoeken” engine waarmee u Outlook-e-mails kunt doorzoeken op meerdere criteria.
Als alternatief kunt u de Outlook-helper gebruiken (het zoekveld “Vertel me wat je wilt doen”) voor snelle toegang tot de Zoekhulpmiddelen of om de Uitgebreid zoeken.
Klik in het helperveld of druk op Alt+Q snelkoppeling en typ de naam van de gewenste optie, klik er vervolgens op om te starten.
Oude e-mails ophalen van Microsoft Exchange Server
Microsoft Exchange-e-mailservices is een populaire e-mailserver die door bedrijven wordt gebruikt. Als u een Exchange Server-gebruiker bent, je kunt misschien oude e-mails van de server zelf ophalen.
Om op deze manier oude e-mails van Outlook te vinden, de stappen zijn als volgt::
- Open Microsoft Outlook en klik op de “Bestand” tabblad.
- Dan, kiezen “Accountinstellingen”.
- Volgende, dubbelklik op uw Exchange-account om de “Verander van account” venster.
- In het “Verander van account” venster, ga naar het “Meer instellingen” tabblad en klik op de “Gevorderd” knop. Dit opent de “Uitgebreid zoeken” venster.
- U kunt oude e-mails zoeken op datum, afzender, ontvanger, onderwerpen, of andere criteria.
- Zodra je de e-mails hebt gevonden die je zoekt, je kunt ze naar je Postvak IN verplaatsen (of waar je ze ook maar wilt bewaren).
Je mag ook export Exchange-mailbox naar PST-bestand.
Controleer de cache-uitwisselingsmodus
De Cache Exchange-modus is een functie in Outlook die een kopie van uw Exchange-mailbox op uw computer opslaat. Dit kan handig zijn als u offline toegang wilt tot uw e-mails of als u de prestaties wilt verbeteren.
Echter, de Cache Exchange-modus kan ook voorkomen dat u uw meest recente e-mails ziet. Om te controleren of dit het geval is, ga naar het “Bestand” tabblad en klik op “Account instellingen.”
Dan, dubbelklik op uw Exchange-account om de “Verander van account” venster of selecteer uw accountnaam en klik op “Verandering…”
In het “Verander van account” venster, ga naar het “Gevorderd” tabblad en zoek naar de “Offline map Bestandsinstellingen” sectie.
Voor Exchange-accounts, u kunt de parameters voor de Exchange-modus met cache wijzigen, die alleen in dat geval beschikbaar zijn. Outlook-clients op Windows bewaren standaard e-mails een jaar lang op een computer met behulp van lokale opslag.
Daarna, lokale Outlook-clientopslag is gewist van eerdere berichten. Schuif de draaiknop naar rechts van 1 jaar naar iedereen. Volg daarna de instructies op het scherm om het configureren en opnieuw opstarten van Outlook te voltooien, waarna de wijzigingen van kracht moeten worden.
Daarna, uw oude e-mails mogen drie of twaalf maanden niet van uw computer worden verwijderd.
Oude e-mails ophalen in Outlook Web Client
Als u de Outlook-webapp gebruikt met Office 365, je kunt je oude e-mailberichten op een paar manieren terugvinden.
Aangezien een deel van uw oude e-mail automatisch wordt gearchiveerd, het is het beste om te beginnen met het controleren van de “Archief” map. Om dit te doen, klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en selecteer “Mail.”
Dan, Klik op “Opties” en selecteer “Zie Alle opties.” Volgende, ga naar het “post” sectie en klik op “Instellingen voor automatisch archiveren.”
Vanaf daar, u kunt wijzigen hoe vaak u wilt dat Outlook uw e-mails automatisch archiveert.
U kunt uw e-mails ook handmatig archiveren door de e-mails te selecteren die u wilt archiveren en op de “Archief” knop.
Als ze niet in de “Archief” map, er is een kans dat je ze hebt verwijderd. Het is het beste om de “Verwijderde items” map volgende.
Als je ze hebt verwijderd en ze staan in deze map, u kunt de e-mails selecteren en op de . klikken “Geselecteerde items herstellen” knop.
Je kunt ook oude e-mails vinden door ernaar te zoeken. Om dit te doen, klik op de zoekbalk en voer in wat je zoekt.
Bewaarbeleid wijzigen
Bewaarbeleid wordt gebruikt om te bepalen hoe lang e-mails moeten worden bewaard voordat ze worden verwijderd.
U kunt het bewaarbeleid wijzigen als u uw oude e-mail langer wilt bewaren.
Eerste, open het Exchange-configuratiescherm door naar te gaan “Nalevingsbeheer.”
Dan, Klik op “Bewaarbeleid.” Vanaf daar, u kunt een nieuw bewaarbeleid maken of een bestaand beleid bewerken.
Het nieuwe beleid configureren:, selecteer de “Verwijder items pas als ze ouder zijn dan” optie en voer het aantal dagen in dat u e-mails wilt bewaren.
Je kunt er ook voor kiezen om e-mails na een bepaald aantal dagen of weken te laten verwijderen. Of leer hoe te voorkomen dat Outlook e-mails verwijdert in onze vorige blogpost.
Nadat u uw wijzigingen heeft aangebracht, Klik op de “Opslaan” knop.
Oude e-mails herstellen vanaf een back-up
Als je een back-up hebt gemaakt van je Office 365 gegevens voordat de e-mails werden verwijderd, je kunt die back-up gebruiken om je oude e-mails te herstellen.
Om dit te doen, open de “Bestand” tabblad en klik op “openen & Exporteren.”
Dan, Klik op “Importeren/exporteren.”
In het volgende venster, selecteer de “Gegevens uit een ander programma of bestand” optie en klik op de “Volgende” knop.
Dan, selecteer de “Outlook-gegevensbestand (.pst)” optie en klik op de “Volgende” knop.
In het volgende venster, selecteer het back-upbestand dat u wilt gebruiken en klik op de “openen” knop.
Dan, selecteer de mailbox die u wilt importeren uit het back-upbestand en klik op de “Af hebben” knop.
Je zou ook een Kernel Office kunnen uitvoeren 365 back-up. Om dit te doen, download en installeer het Kernel Office 365 Back-up & Herstel gereedschap.
Eenmaal geïnstalleerd, open het gereedschap en selecteer de “Back-up” optie.
In het volgende venster, selecteer de mailbox waarvan u een back-up wilt maken en klik op de “Toevoegen” knop.
Dan, selecteer de locatie waar u het back-upbestand wilt opslaan en klik op de “oke” knop.
Kies “Maak een lijst van alle mailboxen” om een back-up te maken van alle mailboxen in uw kantoor 365 rekening.
Gebruik de gewenste filters om de mailboxitems te filteren op basis van uw behoeften en klik door het begeleide proces
Het back-upproces begint nu. Zodra het klaar is, je hebt een PST-bestand dat je kunt gebruiken om je oude e-mails te herstellen.
Voorbeeld, hoe u e-mail van het lopende jaar kunt vinden
Outlook toont nu alle e-mails die in het lopende jaar zijn ontvangen.
Conclusie
Er zijn een paar verschillende manieren waarop u oude e-mails kunt vinden in Office 365. Kansen zijn, uw oude e-mail is gearchiveerd of onlangs verwijderd.
Echter, als u uw oude e-mails niet kunt vinden, U kunt proberen het bewaarbeleid te wijzigen of verwijderde berichten te repareren met behulp van herstelsoftware of ze herstellen vanaf een back-up.
Veel gestelde vragen
Verwijdert Outlook oude e-mails??
Of het nu gaat om kantoor 365 verwijdert oude e-mail of niet, hangt af van hoe u Outlook hebt geconfigureerd. Bij verstek, Outlook verwijdert geen oude e-mails, maar het heeft wel een optie om e-mails na een bepaalde periode automatisch te archiveren. Als je deze optie hebt ingeschakeld, je oude e-mails worden verplaatst naar een archiefmap en verschijnen niet meer in je inbox. Je kunt ze nog steeds openen als dat nodig is, maar ze zullen je inbox niet langer volproppen. tenslotte, of Outlook oude e-mails verwijdert, is aan jou.
Hoe lang bewaart Outlook e-mails?
Dit hangt af van hoe je Outlook hebt geconfigureerd. Bij verstek, Outlook verwijdert geen oude e-mails, maar het heeft wel een optie om e-mails na een bepaalde periode automatisch te archiveren. Als deze optie is ingeschakeld, je oude e-mails worden verplaatst naar een archiefmap en verschijnen niet meer in je inbox. U kunt elk tijdsbestek selecteren voor de e-mails die moeten worden gearchiveerd.
Hoe vind ik oude e-mails in Outlook op datum??
Oude e-mails in Outlook zoeken op datum, open de “Zoeken” tabblad en klik op de “Uitgebreid zoeken” optie. Dan, selecteer de mailbox waarin u wilt zoeken en voer het datumbereik in waarnaar u wilt zoeken. Klik op de “Zoeken” knop, en alle e-mails van die periode verschijnen. U kunt dan door de resultaten bladeren en de e-mail vinden die u zoekt.
Hoe zorg ik ervoor dat Outlook al mijn e-mails toont?
Als u niet al uw e-mails in Outlook ziet, het is waarschijnlijk omdat ze op de een of andere manier worden gefilterd. Om dit op te lossen:, open de “Uitzicht” tabblad en klik op de “Toon als gesprekken” optie. Dit toont al je e-mails in een lijst, ongeacht of ze deel uitmaken van een gesprek. Als je nog steeds niet al je e-mails ziet, een filter kan ze verbergen. Om dit op te lossen:, open de “Uitzicht” tabblad en klik op de “Verander perspectief” optie. Dan, selecteer de “Alle berichten” optie uit de lijst met beschikbare weergaven. Dit toont al je e-mails, zelfs die verborgen door een filter.
Vertel me waar mijn oude 'Verzonden' e-mails zich in mijn Hotmail-account bevinden, voor de jaren augustus 2004 tot midden 2008. Ik heb de "Ontvangen" exemplaren, maar niet de Verzonden. Ik heb ze niet verwijderd, en ze staan niet in Junk of Archief. ALLE e-mails die ik in deze periode heb verzonden (dat zijn er een paar duizend) zijn weg! Dit is verwoestend. Herstel ze alstublieft snel. En antwoord op mij. Dank u