Vooruitzicht, een van de populairste e-mailclients, wordt veel gebruikt door zowel particulieren als bedrijven voor het beheren van hun e-mailcommunicatie. Na een tijdje, het enorme aantal ontvangen en verzonden e-mails kan overweldigend worden, waardoor het een uitdaging is om oude e-mails te lokaliseren.
Als u Microsoft Outlook gebruikt om uw e-mail te beheren, Mogelijk moet u oude e-mailberichten zoeken. Dit kan moeilijk zijn als u niet weet waar u moet zoeken of welke zoekcriteria u moet gebruiken. Het kan ook een uitdaging zijn als u regelmatig uw e-mails verwijdert. Gelukkig, Outlook biedt verschillende functies en technieken waarmee gebruikers oude e-mails snel en efficiënt kunnen vinden. In dit artikel, we zullen verschillende methoden verkennen om u te helpen bij het lokaliseren van oudere e-mails en hoe u oude e-mails kunt vinden in Outlook en Office 365 met behulp van verschillende methoden.
Waarom kan ik mijn oude e-mails niet vinden in Outlook?
Als u een kantoor bent 365 gebruiker, de kans is groot dat je de Outlook desktop-app gebruikt. En als u Outlook gebruikt, het is waarschijnlijk dat u niet al uw e-mails ziet.
Dit komt omdat de standaardweergave voor Outlook alleen e-mails van de afgelopen twee weken toont. Om oude e-mail te zien, je moet je weergave-instellingen wijzigen.
Er zijn verschillende andere redenen waarom u uw oude e-mails mogelijk niet kunt vinden in Outlook. Een mogelijkheid is dat je ze per ongeluk hebt verwijderd. Om te controleren of dit het geval is, ga naar de map Verwijderde items en kijk of ze daar zijn. Als zij zijn, je kunt ze terug naar je Postvak IN verplaatsen.
Een andere mogelijkheid is dat je je oude e-mails gearchiveerd. Outlook archiveert automatisch e-mails ouder dan een bepaalde leeftijd, en je kunt e-mails zelf handmatig archiveren.
Om te controleren of uw e-mails zijn gearchiveerd, ga naar de map Archief en kijk of ze daar zijn. Als zij zijn, je kunt ze terug naar je Postvak IN verplaatsen.
Oude e-mails vinden in de Outlook-e-mailclient
Methoden om oude e-mails te vinden in Outlook
-
- Gebruik van de zoekfunctie: De snelste en handigste manier om oude e-mails in Outlook te vinden, is door de ingebouwde zoekfunctie te gebruiken. Om toegang te krijgen tot deze functie, klik op het zoekvak bovenaan het Outlook-venster. U kunt trefwoorden invoeren die verband houden met de e-mail die u zoekt, zoals de naam van de afzender, onderwerpen, of specifieke inhoud. Outlook geeft een lijst met overeenkomende e-mails weer op basis van uw zoekcriteria, zodat u het gewenste bericht gemakkelijk kunt vinden.
- Gebruik maken van filters: Outlook bevat geavanceerde filteropties waarmee gebruikers hun zoekresultaten kunnen verfijnen op basis van specifieke parameters. Om toegang te krijgen tot deze filters, klik op het zoekvak zoals eerder vermeld, and then click on the “Search” tab that appears in the ribbon. Hier, u kunt e-mails filteren op basis van criteria zoals datum, afzender, onderwerpen, of bijlagen. Door de respectieve parameters op te geven, u kunt uw zoekopdracht verfijnen en snel de benodigde oude e-mails vinden.
- E-mails sorteren op datum: E-mails sorteren op datum kan een effectieve manier zijn om oudere e-mails in Outlook te vinden. Bij verstek, Outlook geeft e-mails weer in de volgorde waarin ze zijn ontvangen of verzonden, met de nieuwste e-mails bovenaan. Om de volgorde om te draaien en eerst de oudste e-mails weer te geven, click on the “Received” or “Sent” column header. Deze herschikking maakt het gemakkelijker om e-mails uit een bepaald tijdsbestek of datumbereik te lokaliseren.
- Mappen en submappen gebruiken: Het organiseren van e-mails in mappen en submappen is een andere handige methode om oude e-mails te vinden. Door mappen te maken op basis van specifieke categorieën of projecten, u kunt relevante e-mails dienovereenkomstig sorteren en opslaan. Om een nieuwe map aan te maken, klik met de rechtermuisknop op uw mailbox of een bestaande map, select “New Folder,” and provide a name for it. Zodra de mappen zijn gemaakt, u kunt e-mails handmatig naar de respectieve mappen verplaatsen. Op deze wijze, u kunt snel naar de gewenste locatie navigeren en indien nodig oudere e-mails ophalen.
- E-mails archiveren: Het archiveren van e-mails is een effectieve manier om uw inbox overzichtelijker te maken en toch toegang te behouden tot oudere berichten. Outlook biedt een functie voor automatisch archiveren waarmee oudere e-mails automatisch naar een archiefmap worden verplaatst op basis van specifieke criteria die u definieert. Om automatisch archiveren in te schakelen, go to “File,” then “Options,” followed by “Advanced.” Here, u kunt de archiveringsvoorkeuren instellen, inclusief het tijdsbestek voor archivering. Eenmaal geconfigureerd, Outlook verplaatst oudere e-mails van uw inbox naar de map Archief.
Zoekmappen gebruiken
Als u Outlook gebruikt op uw Windows-computer, u kunt zoeken naar eerdere e-mails in de geïnstalleerde versie van Microsoft Outlook die is ingesteld om Office te verzenden en te ontvangen 365 e-mails. Deze methode werkt als u de oude e-mail en gegevens die u moet lokaliseren nog niet hebt verwijderd.
Om de e-mails te vinden die u nodig hebt, eerste, navigate to the “Folder” menu tab and click “New Search Folder”. In modern Outlook versions it is enough to click “Search Folders” and then “New Search Folder…” item.
In the “New Search Folder” window, scroll down to the “Organizing Mail” section and click “Old mail”.
Zodra je dit hebt gedaan, je kunt kiezen hoe ver terug je gegevens wilt vinden (bijv., twee weken, een maand, drie maanden, zes maanden, of een jaar).
Nadat u uw keuze heeft gemaakt, click “OK”, en de zoektocht zal beginnen.
Dan, ga terug naar het primaire venster (that you were on before opening the “New Search Folder” option) om uw resultaten te bekijken, die in een aparte map wordt weergegeven.
Vanaf daar, u kunt de e-mailberichten slepen en neerzetten in uw Postvak IN (of waar je ze ook maar wilt bewaren).
You can also save this search as a custom view that you can use again in the future by clicking the “Save as” button.
Zoals we al zeiden:, dit is geen methode om e-mailberichten te vinden die permanent zijn verwijderd. Als u verwijderde items wilt herstellen, je moet het leren hoe oude verwijderde e-mails in Outlook te vinden.
Met behulp van de optie Geavanceerd zoeken van de zoekhulpmiddelen
Outlook uitgerust met een geavanceerde zoekfunctie op meerdere criteria. Deze functie zat in de snelle toegang in eerdere versies van Outlook, echter, Mogelijk moet u dit met opzet inschakelen als er geen tabblad Zoeken in uw Outlook-lint staat. Hier hoe u dit kunt doen:
-
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Lint aanpassen” in the list of Options.
* – alternatively you may use menu File > Opties - In de "Kies opdracht uit:” list choose the “Tooltabbladen” artikel.
- Zoek de "Zoekhulpmiddelen” header below and click “Zoeken” artikel.
- Klik op "Toevoegen"Knop.
- Finally click “oke” button to save changes.
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Lint aanpassen” in the list of Options.
Now you could see the “Search” tab in the Outlook ribbon. Klik erop om de beschikbare zoekopties te bekijken.
You may use the Search Tools option to launch the “Advanced Find” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.
Als alternatief kunt u de Outlook-helper gebruiken (the search field “Tell me what you want to do”) voor snelle toegang tot de Zoekhulpmiddelen of om de Uitgebreid zoeken.
Klik in het helperveld of druk op Alt+Q snelkoppeling en typ de naam van de gewenste optie, klik er vervolgens op om te starten.
Oude e-mails ophalen van Microsoft Exchange Server
Microsoft Exchange-e-mailservices is een populaire e-mailserver die door bedrijven wordt gebruikt. Als u een Exchange Server-gebruiker bent, je kunt misschien oude e-mails van de server zelf ophalen.
Om op deze manier oude e-mails van Outlook te vinden, de stappen zijn als volgt::
- Open Microsoft Outlook and click on the “File” tab.
- Dan, select “Account Settings”.
- Volgende, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window.
- In the “Change Account” window, go to the “More Settings” tab and click on the “Advanced” button. This will open the “Advanced Find” window.
- U kunt oude e-mails zoeken op datum, afzender, ontvanger, onderwerpen, of andere criteria.
- Zodra je de e-mails hebt gevonden die je zoekt, je kunt ze naar je Postvak IN verplaatsen (of waar je ze ook maar wilt bewaren).
Je mag ook export Exchange-mailbox naar PST-bestand.
Controleer de cache-uitwisselingsmodus
De Cache Exchange-modus is een functie in Outlook die een kopie van uw Exchange-mailbox op uw computer opslaat. Dit kan handig zijn als u offline toegang wilt tot uw e-mails of als u de prestaties wilt verbeteren.
Echter, de Cache Exchange-modus kan ook voorkomen dat u uw meest recente e-mails ziet. Om te controleren of dit het geval is, go to the “File” tab and click on “Account Settings.”
Dan, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Change…”
In the “Change Account” window, go to the “Advanced” tab and look for the “Offline Folder File Settings” section.
Voor Exchange-accounts, u kunt de parameters voor de Exchange-modus met cache wijzigen, die alleen in dat geval beschikbaar zijn. Outlook-clients op Windows bewaren standaard e-mails een jaar lang op een computer met behulp van lokale opslag.
Daarna, lokale Outlook-clientopslag is gewist van eerdere berichten. Schuif de draaiknop naar rechts van 1 jaar naar iedereen. Volg daarna de instructies op het scherm om het configureren en opnieuw opstarten van Outlook te voltooien, waarna de wijzigingen van kracht moeten worden.
Daarna, uw oude e-mails mogen drie of twaalf maanden niet van uw computer worden verwijderd.
Oude e-mails ophalen in Outlook Web Client
Als u de Outlook-webapp gebruikt met Office 365, je kunt je oude e-mailberichten op een paar manieren terugvinden.
Aangezien een deel van uw oude e-mail automatisch wordt gearchiveerd, it is best to start by checking the “Archive” folder. Om dit te doen, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”
Dan, click on “Options” and select “See All Options.” Next, go to the “Mail” section and click on “Auto Archive Settings.”
Vanaf daar, u kunt wijzigen hoe vaak u wilt dat Outlook uw e-mails automatisch archiveert.
You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Archive” button.
If they aren’t in the “Archive” folder, er is een kans dat je ze hebt verwijderd. It is best to check the “Deleted Items” folder next.
Als je ze hebt verwijderd en ze staan in deze map, you can select the emails and click on the “Recover Selected Items” button.
Je kunt ook oude e-mails vinden door ernaar te zoeken. Om dit te doen, klik op de zoekbalk en voer in wat je zoekt.
Bewaarbeleid wijzigen
Bewaarbeleid wordt gebruikt om te bepalen hoe lang e-mails moeten worden bewaard voordat ze worden verwijderd.
U kunt het bewaarbeleid wijzigen als u uw oude e-mail langer wilt bewaren.
Eerste, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”
Dan, click on “Retention Policies.” From there, u kunt een nieuw bewaarbeleid maken of een bestaand beleid bewerken.
Het nieuwe beleid configureren:, select the “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.
Je kunt er ook voor kiezen om e-mails na een bepaald aantal dagen of weken te laten verwijderen. Of leer hoe te voorkomen dat Outlook e-mails verwijdert in onze vorige blogpost.
Nadat u uw wijzigingen heeft aangebracht, click on the “Save” button.
Oude e-mails herstellen vanaf een back-up
Als je een back-up hebt gemaakt van je Office 365 gegevens voordat de e-mails werden verwijderd, je kunt die back-up gebruiken om je oude e-mails te herstellen.
Om dit te doen, open the “File” tab and click on “Open & Export.”
Dan, click on “Import/Export.”
In het volgende venster, select the “Import from another program or file” option and click on the “Next” button.
Dan, select the “Outlook Data File (.pst)” option and click on the “Next” button.
In het volgende venster, select the backup file you want to use and click on the “Open” button.
Dan, select the mailbox you want to import from the backup file and click on the “Finish” button.
Je zou ook een Kernel Office kunnen uitvoeren 365 back-up. Om dit te doen, download en installeer het Kernel Office 365 Back-up & Herstel gereedschap.
Eenmaal geïnstalleerd, open the tool and select the “Backup” option.
In het volgende venster, select the mailbox you want to backup and click on the “Add” button.
Dan, select the location you want to save the backup file to and click on the “OK” button.
Choose “List all mailboxes” to back up all the mailboxes in your Office 365 rekening.
Gebruik de gewenste filters om de mailboxitems te filteren op basis van uw behoeften en klik door het begeleide proces
Het back-upproces begint nu. Zodra het klaar is, je hebt een PST-bestand dat je kunt gebruiken om je oude e-mails te herstellen.
Voorbeeld, hoe u e-mail van het lopende jaar kunt vinden
Outlook toont nu alle e-mails die in het lopende jaar zijn ontvangen.
Conclusie
Er zijn een paar verschillende manieren waarop u oude e-mails kunt vinden in Office 365. Kansen zijn, uw oude e-mail is gearchiveerd of onlangs verwijderd.
Echter, als u uw oude e-mails niet kunt vinden, U kunt proberen het bewaarbeleid te wijzigen of verwijderde berichten te repareren met behulp van herstelsoftware of ze herstellen vanaf een back-up.
Veel gestelde vragen
Verwijdert Outlook oude e-mails??
Of het nu gaat om kantoor 365 verwijdert oude e-mail of niet, hangt af van hoe u Outlook hebt geconfigureerd. Bij verstek, Outlook verwijdert geen oude e-mails, maar het heeft wel een optie om e-mails na een bepaalde periode automatisch te archiveren. Als je deze optie hebt ingeschakeld, je oude e-mails worden verplaatst naar een archiefmap en verschijnen niet meer in je inbox. Je kunt ze nog steeds openen als dat nodig is, maar ze zullen je inbox niet langer volproppen. tenslotte, of Outlook oude e-mails verwijdert, is aan jou.
Hoe lang bewaart Outlook e-mails?
Dit hangt af van hoe je Outlook hebt geconfigureerd. Bij verstek, Outlook verwijdert geen oude e-mails, maar het heeft wel een optie om e-mails na een bepaalde periode automatisch te archiveren. Als deze optie is ingeschakeld, je oude e-mails worden verplaatst naar een archiefmap en verschijnen niet meer in je inbox. U kunt elk tijdsbestek selecteren voor de e-mails die moeten worden gearchiveerd.
Hoe vind ik oude e-mails in Outlook op datum??
Oude e-mails in Outlook zoeken op datum, open the “Search” tab and click on the “Uitgebreid zoeken"Optie. Dan, selecteer de mailbox waarin u wilt zoeken en voer het datumbereik in waarnaar u wilt zoeken. Click on the “Search” button, en alle e-mails van die periode verschijnen. U kunt dan door de resultaten bladeren en de e-mail vinden die u zoekt.
Hoe zorg ik ervoor dat Outlook al mijn e-mails toont?
Als u niet al uw e-mails in Outlook ziet, het is waarschijnlijk omdat ze op de een of andere manier worden gefilterd. Om dit op te lossen:, open the “View” tab and click on the “Show as Conversations” option. Dit toont al je e-mails in een lijst, ongeacht of ze deel uitmaken van een gesprek. Als je nog steeds niet al je e-mails ziet, een filter kan ze verbergen. Om dit op te lossen:, open the “View” tab and click on the “Change View” option. Dan, select the “All Messages” option from the list of available views. Dit toont al je e-mails, zelfs die verborgen door een filter.