Als je hebt besloten om uw werk leven over te dragen aan Microsoft Outlook, Dit is volstrekt verklaarbaar. Er is niets belangrijker dan een efficiëntere bedrijfsvoering als het gaat om onze professionele leven. Hoe meer geautomatiseerde processen worden, hoe groter de kans dat onze toekomstige banen niets anders dan een routine zal zijn. Dus, als u al moe van het inefficiënt e-mail schrijven naar een groep mensen, het is hoog tijd dat je begon met behulp van Microsoft's oplossing: vooruitzichten distributielijst.
Dit artikel beschrijft de volgende:
- How To distributielijst in Outlook aanmaken
- Tips over het importeren distributielijst in Outlook
- Waarom Outlook gebruiken voor meer efficiëntie?
Beginnen met, Laten we de vooruitzichten distributielijst definiëren en te wijzen op de unieke kenmerken. In principe, het wordt een contactgroep zodat u een e-mail te sturen naar meerdere mensen. Of het nu je team, De directie, of zelfs alleen maar een groep van fellows, je hoeft niet naar elk adres afzonderlijk toe te voegen en dit zal u veel tijd besparen.
How To distributielijst in Outlook aanmaken
Outlook kunt u een distributie lijst op te stellen slechts in een paar eenvoudige stappen. Afhankelijk van de versie, je zal over het algemeen moet nemen 6-10 stappen om de distributie lijst toe te voegen. Echter, voor de nieuwste versie hebben we een lijst van acties die hierna voor u bereid:
- click “People” on the Navigation Bar, ofwel een pictogram of een woord;
- go to “My Contacts” and choose the folder where the contact group is to be saved. It is easier if you simply select “Contacts”;
- click “New Contact Group” and name it with regard to your needs;
- choose “Add Members” and simply add people from your contact list who you want to see in this very list;
- slaan en de functie te sluiten.
Echter, voor deze actie uit te voeren in minder dan 5 minuten zoals beschreven, moet je alle contacten in de database van het programma hebben. En wat als je dat niet doet? Het is niet een groot probleem want er is een manier om importeren deze uit Excel-bestanden evenals van andere groep lijst met bestanden zoals MSG. U kunt niet rechtstreeks de distributielijst in Outlook te importeren 2019 maar alleen contacten van waaruit deze kan worden gedaan. Hieronder leggen we in meer detail de complete importeerproces.
Als u de contacten naar voren te importeren, raden wij u aan het gebruiken vCard in Outlook Transfer software die gemakkelijk importeert VCF (virtueel contact) bestanden in Outlook of standalone PST-bestand. Lees de beschrijving van de contacten importeren procedure hier.
Tips over het importeren distributielijst in Outlook
Echter, soms is er uitdagingen langs de weg kunnen zijn, dus we willen uitleggen alle tips en truc om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hieronder staat een stap-voor-stap handleiding over hoe je contactgroep importeren vooruitzichten van Excel, opnieuw voor de nieuwere versies van het programma:
- choose “File” on the ribbon of the 2013 of 2016 versie van het programma;
- doorgaan met Open & Exporteren, namelijk Import / Exportfunctie;
- in het pop-up venster met de opties voor de acties uit te voeren, select “Import from another program or file” and proceed;
- choose “Comma Separated Values” in the next step which indicates the type of the file to be created;
- selecteert u het bestand dat moet worden geïmporteerd en speciale aandacht besteden aan duplicatie opties. Deze omvatten waardoor vervanging van duplicaten geïmporteerde items, het toestaan gedupliceerd worden gecreëerd, en geen import van dubbele items;
- gaat u door te kiezen voor de doelmap. De meeste van nature, it is the “Contacts” one;
- opslaan en eindig je acties.
Als je alle bovenstaande u beschreven acties zijn uitgevoerd moet in staat zijn om de contacten onder het pictogram Mensen zien. Als dit niet zo, zorg er dan voor dat de gekozen dossier volledig was. Bijvoorbeeld, Vooruitzichten vereist kolomkoppen in de eerste rij dus check die eerste. gelukkig, U kunt het CSV-bestand bewerken met behulp van Excel om namen en andere ontbrekende informatie toe te voegen, zodat de vaststelling van het probleem zal niet lang duren.
Waarom Outlook gebruiken voor meer efficiëntie?
Zoals reeds beschreven, Er is een verscheidenheid aan dingen die je kunt doen om het aantal routinematige taken te verminderen op het werk of thuis bij het gebruik van Outlook. Afgezien van de oprichting van de eenvoudige lijsten, kan men ook maken de gedeelde distributielijst die beschikbaar zijn voor andere leden van uw team of zelfs het hele bedrijf zal zijn. Dit is van bijzondere waarde als alle teamleden moeten een aantal e-mails naar het hele team te sturen als tijdsbesparing voor het hele team zijn ongelooflijk.
Het belangrijkste probleem hier is dat bijna alles wat je wilt doen in Outlook is mogelijk en neemt niet veel tijd in beslag nemen. Je hoeft alleen maar een beetje lezen en voorbereidingen, en de grotere efficiëntie wordt gegarandeerd.
Meer Knowledge Base-artikelen
