Outlook Mail Merge-bijlage

Soms, het kan zijn dat u een aantal identieke e-mails moet verzenden. Als de ontvanger tientallen adressen ziet in het veld ‘Aan:’Veld, je bericht ziet er koud en onpersoonlijk uit. Samenvoegen is een gemakkelijke manier om massa-mailing te maskeren. Voor elk van de geadresseerden, er is gewoon geen manier om andere contacten te detecteren. De functie is handiger dan blinde kopieën. Bovendien, het staat toe Outlook Afdruk samenvoegen met bijlage. Hier is een gedetailleerde gids om u op weg te helpen.

Een samenvoeging kan worden toegepast op verschillende outputs: e-mails, afzonderlijke documenten, Printers, etc.. Dit artikel zoomt in op e-mails om de algemene principes over te brengen. Andere categorieën zijn op dezelfde manier opgezet als Outlook Mail Merge Attachment. Het doel kan op verschillende manieren en met verschillende middelen worden bereikt. Tools van derden vergroten het gemak en bieden extra opties. Maar eerst, laten we eens kijken naar de basis.

Afdruk samenvoegen met bijlagen vanuit Outlook

Dit pad naar Outlook Afdruk samenvoegen is het gemakkelijkst. Als alle geadresseerden al in uw contacten staan, het is normaal om deze lijst als bron te gebruiken. In het volgende voorbeeld, we laten u zien hoe u een bericht naar een groep contacten. Onze e-mail zal hen vragen om hun contactgegevens te bevestigen.

Noodzakelijke voorzorgsmaatregelen

Houd er rekening mee dat massa-mailing over het algemeen wordt afgekeurd, en uw internetprovider kunnen achterdochtig worden. Om er zeker van te zijn dat uw poging succesvol is, leer over hun regels. Het aantal berichten dat u in een bepaalde periode kunt verzenden (uur / dag) kan worden beperkt. Echter, 100 is een veel voorkomende drempel. Vandaar, als je verzendt 99, dit kan nauwelijks problemen veroorzaken.

In het geval van strenge beperkingen, er zijn nog steeds manieren om ze te omzeilen. Speciale hulpprogramma's voor samenvoegen met planning verdelen uw correspondentie in kleinere batches. Deze blijven onder de radar.

Stap 1: Selectie van ontvangers

De procedure begint met het markeren van de nodige contacten. Om dit te doen:

1. Ga naar de map met ze ('Contacten'). Dit kan worden opgeroepen door CTRL + 3).
2. Kies de ontvangers of gebruik filtering. Om het snel te doen, voer een zoekopdracht uit, of sorteer op categorie.

In het eerste geval, u kunt zoeken op een detail dat al deze contacten delen (bijv., Bedrijfsnaam). De taak is een fluitje van een cent. Het is zelfs mogelijk om geavanceerde zoekopdrachten uit te voeren. In het tweede geval, u moet een paar bewegingen maken om de map Contacten te sorteren op de vereiste criteria (bijv., Bedrijfsnaam). De procedure is afhankelijk van uw versie van Outlook.

In het 2007 editie, volg de volgorde Uitzicht > huidige weergave > Per categorie. In latere versies (inclusief Office 365), de Uitzicht tabblad bevat de optie Verander perspectief. Gebruik het om een ​​van beide in te stellen Telefoon of Lijst visie. Volgende, van hetzelfde Uitzicht tabblad, Kiezen regeling en Categorieën. Dus, er is geen verschil tussen mail merge met bijlagen Outlook 2013 en mail merge met bijlagen Outlook 2016.

Stap 2: Het samenvoegvenster oproepen

In het 2007 editie, toegang tot de functie onmiddellijk via Gereedschap. In alle volgende versies, ga naar de Huis tabblad, Kiezen acties, en klik op Mailmerge. Een dialoogvenster met de titel Mail Merge-contacten zal opduiken.

Stap 3: Contactopties controleren

nutsvoorzieningen, het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de juiste ontvangers zijn geselecteerd. Als u de gegevens al heeft gefilterd, ga voor Alle contacten in de huidige weergave. Als ontvangers handmatig zijn geselecteerd, Kiezen Alleen geselecteerde contacten. Het is mogelijk om alle contactvelden samen te voegen of alleen die in de huidige weergave.

Stap 4: Samenvoegopties

Deze kunnen onderaan het dialoogvenster worden aangepast. In ons voorbeeld, we zullen het type document specificeren als Standaardbrieven En instellen E-mail als samenvoegende bestemming. U moet ook de onderwerpregel invoeren. Het kan later indien nodig worden gewijzigd. Ter illustratie, stel dat het onderwerp is <Contactgegevens check>. Sluit af met oke. nutsvoorzieningen, de tekstverwerker wordt opgeroepen.

Stap 5: Word gebruiken

Bij verstek, de tekstverwerker toont een lege pagina. Op het lint, open het tabblad met de titel Mailings. In ons voorbeeld, we sturen hetzelfde bericht met een aantal variabelen. Dit zorgt ervoor dat elke e-mail eruitziet alsof deze afzonderlijk is gemaakt. Maak je niet druk: variabelen zijn gemakkelijker in te voegen dan u wellicht denkt.

Voer uw begroeting in

Over formele correspondentie, de openingszin bevat altijd een begroeting. Klik bovenaan op de bijbehorende knop, en specificeer de gewenste informatie. Er zijn sjablonen (bijv., 'Geachte'), maar u kunt ze ook vervangen door uw eigen woorden (bijv., 'Hallo'). Vergeet niet om een ​​spatie na het eerste element op te nemen. Anders, het zal samensmelten met de naam van de ontvanger.

Het is ook nodig om acties te programmeren die zijn toegepast op ongeldige namen van ontvangers. Als u 'Geachte heer. x,’Als een groet, maar een contactpersoon bevat geen achternaam, het systeem kan een onpersoonlijke aanhef gebruiken (bijv., 'Voor wie het aangaat'). Sluit af met ‘OK’. Het venster wordt gesloten.

Betreed het lichaam

nutsvoorzieningen, we kunnen beginnen met het typen van het lichaam. Druk op de Enter-toets om te beginnen. In ons voorbeeld, de tekst die moet worden getypt is "Wilt u even controleren of de volgende informatie klopt??". druk de Voer toets nogmaals om een ​​andere regel te beginnen. Hier, we zullen het e-mailadres van elke ontvanger invoeren.

Om dit te doen, Klik op Adresblok. De geadresseerde is al bij naam begroet, dus het is noodzakelijk om herhaling te voorkomen. Schakel het selectievakje uit Voer de naam van de ontvanger in deze indeling in:. U kunt ervoor kiezen om de bedrijfsnaam te verwijderen of te behouden. Sluit af met oke.

Pers Voer om van lijn te wisselen. Hier, we zullen het kantoornummer van elke ontvanger invoeren. Om dit te doen, gebruik de optie voor het invoegen van samenvoegvelden. kiezen Werktelefoon en invoegen. Sluit het raam en druk op Voer.

Voer uw afsluiting in

nutsvoorzieningen, het is tijd om onze boodschap af te sluiten. Voer iets in als 'We stellen uw snelle antwoord zeer op prijs. Beste wensen, <uw naam>". Bijna klaar! U hoeft alleen nog maar een voorbeeld van het resultaat te bekijken (bericht) om ervoor te zorgen dat het eruitziet zoals u had gepland.

Gebruik de bijbehorende knop bovenaan, en de pijlen rechts ervan. Hiermee kunt u schakelen tussen versies voor verschillende ontvangers. Eindelijk, we kunnen onze e-mails versturen. Dit wordt geïnitieerd via Af hebben & Samenvoegen op de top. Kies E-mailberichten verzenden ... en controleer de details in het nieuwe dialoogvenster. Bevestig met oke.

Outlook gebruiken als bron

In dit voorbeeld, we sturen dezelfde e-mail naar verschillende ontvangers. Het enige verschil is dat de actie wordt geprogrammeerd via de mailclient. Het dialoogvenster ziet er anders uit, maar de basisprincipes zijn identiek. Start het programma en roep de wizard op. Dit doet u door naar ‘Mailing’ te gaan en de samenvoeging te starten. Oproep Stap voor stap Afdruk samenvoegen Wizard en ga van daaruit verder.

U ziet een speciaal paneel aan de rechterkant van de interface. Getiteld Taakvenster, het maakt parameteraanpassing mogelijk. Kies E-mailberichten als een documenttype. Klik Volgende een keer, en opnieuw in het volgende dialoogvenster, aangezien we de inhoud handmatig zullen invoeren.

De contactgegevens worden opgeslagen in Outlook. Vandaar, kiezen voor Maak een keuze uit Outlook-contacten. Kies de map met de gegevens van uw ontvangers. Dit wordt bereikt via Kies Contactenmap. Mogelijk ziet u een profielprompt. Wacht tot de bewerking is voltooid.

U moet nu de contacten markeren die u wilt e-mailen. Het raam Afdruk samenvoegen ontvangers heeft veel filteropties. Wees geduldig, omdat het langzaam kan zijn. Om het proces te versnellen, u kunt de Vind duplicaten ... voorzien zijn van.

Volgende, voer het bericht in. Het systeem stelt automatisch variabelen voor. Bekijk een voorbeeld van het bericht en verstuur het. Gebruik de Elektronische post functie om de nodige opties in te stellen (Naar: en onderwerpregel:). Rond af met oke en laat het verzenden beginnen.

Een andere bron gebruiken

Het is mogelijk om de samenvoeging vanuit Word te starten, maar haal contactgegevens op uit Access-databases, Excel-bladen, of een andere bron die door de processor wordt herkend. De procedure is vergelijkbaar met de tweede benadering. Het enige verschil is een extra stap die ervoor zorgt dat samenvoegvelden correct worden afgestemd.

In dit scenario, u volgt de eerste stappen totdat de wizard wordt opgeroepen. Dan, programmeer het om een ​​lijst te gebruiken die al in uw systeem bestaat. Volgende, specificeer de locatie van de contactgegevens. Soms, Mogelijk moet u speciale tekens invoeren om regels en kolommen gescheiden te houden. Dit worden scheidingstekens genoemd.

Selecteer de bron, filter contacten indien nodig, en ga verder met matchen. Bij deze stap, velden uit de bron worden vergeleken met mail merge-velden. Hierdoor kun je handige features toepassen zoals Groet lijn. Een keer Match velden wordt geklikt, u zult een ander dialoogvenster zien dat het proces vergemakkelijkt. Klik oke wanneer klaar.

Mail Merge Toolkit gebruiken

Het is mogelijk om het doel sneller te bereiken door hulpprogramma's van derden te gebruiken. Ze zijn vooral handig voor het samenvoegen van e-mail met bijlagen.

Met externe automatisering, je krijgt veel handige opties. Eerste, het maakt een meer veelzijdige samenvoeging met bijlagen mogelijk. Elke ontvanger kan een individuele bijlage ontvangen. U kunt ook de onderwerpregel aanpassen, en stuur zowel gewone als blinde kopieën.