EEN Algemene adreslijst is een waardevol instrument voor elk bedrijf, club, of de gemeenschap waar de leden moeten elkaar e-mail op een dagelijkse basis.
In grote organisaties, dag-tot-dag operaties zijn ondenkbaar zonder een dergelijke Windows gereedschap, als de voordelen zijn duidelijk.
Het creëren van een gecentraliseerde adreslijst maakt elektronische communicatie sneller en efficiënter, die essentieel is in het bedrijfsleven. Vanuit hun computer, elke werknemer kunnen de details van hun collega's en superieuren toegang.
Inhoudsopgave:
- Wat is de wereldwijde Outlook adreslijst?
- Hoe maak je van een globale adressenlijst creëren?
- Hoe kan het bekijken van de algemene adreslijst?
- Global Address List toevoegen aan contactpersonen in Outlook
- Het bijwerken van de algemene adreslijst in Outlook
- Exporteren algemene adreslijst van Outlook
- Outlook e-mailadressen in de distributielijst exporteren
Wat is de algemene adreslijst in Outlook?
Ontdek een uiterst handig soort lijst die centraal wordt beheerd en kunt u de algemene adreslijst in Outlook te werken. Met elke versie van Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), een bedrijf moet haar e-mail hebben gehost via Microsoft Exchange. De lijst bevat de contactgegevens van alle zakelijke e-mail gebruiker en de daarmee verband houdende distributiegroepen. GAL wordt normaal verzorgd door de IT-afdeling.
Hoe maak je van een globale adressenlijst creëren?
Om dit te doen in Microsoft Windows, je nodig hebt om gebruik te maken Exchange Online Powershell. Hiermee kunt u uw instellingen aan te passen via de command line. Elk van de onderstaande procedures vereist rond 5 minuten.
De algemene sequentie:
New-GlobalAddressList -Name “<GAL Naam>" [<Voorgedefinieerde ontvanger filter | Custom ontvanger filter>]
Dus, je kan ofwel een “pre-blik” ontvanger filter of een “custom” één toepassing. Hier is het fundamentele verschil tussen de twee.
Als de naam van uw organisatie is Wink, een mogelijke naam GAL is “Wink GAL”, en de pre-ingeblikte filter selecteert alle ontvangers Wink als bedrijfswaarde:
New-GlobalAddressList -Name “Wink GAL” -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink
Anderzijds, met een aangepaste optie, alleen ontvangers, waar, bijvoorbeeld, CustomAttribute15 eigenschap bevat “AgencyB”, zal erbij in zitten:
New-GlobalAddressList -Name “Agency B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -like “*AgencyB*”}
Zodra het wordt gedaan, vergeet dan niet om te controleren of je geslaagd. Probeer het typen van de naam van uw GAL in plaats van <GAL Naam> en het uitvoeren van deze:
Get-GlobalAddressList -Identity “<GAL Naam>" | Formaat-Lijst Naam,OntvangerFilterType,OntvangerFilter,Inbegrepen Ontvangers,Voorwaardelijk*
Algemeen, hoewel het proces kan ontmoedigend lijken, Het is logisch en snel. Het duurt slechts een paar commando's om ervoor te zorgen uw gloednieuwe GAL is helemaal klaar!
Het bekijken van de algemene adreslijst
Van Nieuw, ga naar Adresboek en vervolgens naar Globaal adresboek.
U zult zien wat je Algemene adreslijst bevat. Als u wenst te exporteren uw persoonlijke contactpersonen, Markeer alle gegevens die je nodig hebt. Voor het hele Global Address List, druk op Ctrl-A. Om een bepaald bereik te markeren, klikt u op het eerste item in deze, Houd Verschuiving, en klik op het laatste item. Met de rechtermuisknop op het bereik zorgt ervoor dat de Toevoegen aan contacten knop om te verschijnen.
Global Address List toevoegen aan contactpersonen in Outlook
Nadat een gebruiker is gegaan via onderstaande sequentie, ze zien vereiste contacten gekopieerd naar hun eigen adresboek voor een efficiëntieslag.
- Klik Adresboek onder de Vind sectie (kijken naar boven lint).
- kies nu Uitgebreid zoeken optie.
- Typ de naam van de persoon te vinden.
- Klik oke.
- Zoek de naam in de zoekresultaten, en dubbelklik erop. De opening venster de contactgegevens van die persoon bevatten.
- In de linkerbenedenhoek, vind de Toevoegen aan contacten optie en druk op.
- In het openingsvenster, bent u vrij om de details, indien nodig, te wijzigen.
- Eindig met Opslaan & Dichtbij.
Het bijwerken van de algemene adreslijst in Outlook
De procedure is eenvoudig, snelle en cruciale, als het in principe zal de lijst vernieuwen op uw PC contact. Om ervoor te zorgen dat alle wijzigingen van de belangrijkste Global Address List worden weergegeven op uw apparaat en alles is in sync:
Op het tabblad met de titel Verzenden / ontvangen, bevind zich Download Address Book… in Verzenden / ontvangen Groepen optionlist. Het is essentieel dat de Download veranderingen sinds vorig verzenden / ontvangen in Offline adresboek is aangevinkt. Voltooi de procedure door te drukken oke.
Alle veranderingen zijn inmiddels genomen kracht, en je kunt er zeker van zijn dat uw e-assistent volledig gesynchroniseerd. Vergeet niet om deze procedure regelmatig te herhalen, zodat uw e-mail correspondentie soepel te laten verlopen.
Exporteren algemene adreslijst van Outlook
Als u nodig hebt om te exporteren, het is een beetje ingewikkelder dan een paar klikken. Je moet eerst alle GAL contacten toevoegen aan uw persoonlijke lijst met contactpersonen (zie hierboven). Om te voorkomen dat het mengen met de andere contacten, kunt u tijdelijk de laatste te verplaatsen naar een andere map. Voor deze, je zou kunnen filteren op de datum van de totstandbrenging of wijziging.
Daarna, er zijn twee paden te overwegen. Eerste, de contacten kunnen worden geëxporteerd naar een CSV- of XLS-bestand. Alternatief, ze kunnen direct uit Contacten worden gebruikt voor een Mail Merge. Het installeren van een vereenvoudiging van de procedure, zoals je kan ofwel rechtstreeks importeren de gegevens om uw Access-database of exporteren vanaf daar als een csv of xlsx.
Het exporteren van Outlook e-mailadressen
Wanneer u een distributielijst uit Outlook ontvangers wilt maken en verwijderen van dubbele adressen, there is the only one solution – Data Extraction Kit for Outlook.
Hier is wat je moet doen:
- Lopen Gegevens Extracton Kit for Outlook toepassing.
- Klik Rapporten en kies Lijst van de ontvanger e-mailadressen optie.
- Dit zal een venster rapport instellingen te openen:
- kiezen *.CSV-bestand optie om Outlook adressen van ontvangers te exporteren naar Excel-formaat
- Kies een geschikte bron: Externe PST File – if you want to create distribution list from the email recipients located in the external PST file or Outlook-gebruikersprofiel – to create a distribution list from current Outlook emails and download address book.
- Klik Rapport uitvoeren en geef de locatie en de naam van het bestand op te slaan.
De tool slaat de adressen van de e-mailontvangers op in de distributielijst die u later kunt gebruiken. U kunt het adresboek naar een Excel-bestand downloaden of er een tekstkopie van maken.
Meer Knowledge Base-artikelen
