Når e-postsystemer ikke fungerer, brukere kan bli frustrert av duplisering. Dette betyr ikke at noen få identiske meldinger lander i innboksen din. Problemet med å sende dupliserte e-postmeldinger er mye mer alvorlig. Når dette skjer, e-postklienten replikerer alle brukerens meldinger. Dess, dette skjer igjen og igjen. Som et resultat, du blir oversvømmet med unødvendige kopier som tetter innboksen din.
Det er en av de mest irriterende tingene som skjer i dette postmiljøet. heldigvis, det er måter å stoppe denne langvarige repetisjonssyklusen. Som roten er konfigurasjon, brukere trenger ikke å eksperimentere. I stedet, de kan følge velprøvde sekvenser av handlinger. Så, Slik stopper du dupliserte e-poster i Outlook. Det første trinnet er å identifisere årsaken.
Regler som resulterer i duplikat e-post
E-postsystemet ditt kan fungere morsomt på grunn av det ‘Flytt til mappe‘ regler. Dette problemet er den vanligste. På oppsiden, det er ganske enkelt å utrydde. Men først, la oss se hvordan det kan resultere i multiplikasjon av meldinger.
I utgangspunktet, årsaken er at alle regler som er konfigurert av brukeren, gjelder for hver nye melding. For eksempel, du kan programmere klienten til å tilordne meldinger til en spesiell kategori, eller merk dem for oppfølging. Tenk på følgende eksempel.
Tenk deg at du har pålagt to forskjellige regler. Begge spesifiserer automatisk omdirigering når en melding kommer:
- fra John Smith - flytt den til ABC mappe
- med Abonnement ord i emnet - flytt det til ABC mappe
Så, hva vil skje hvis John Smith sender deg en e-post med tittelen "Abonnementsproblemer"? Begge reglene gjelder automatisk, som betyr at den samme meldingen lander i ABC mappen to ganger. Nå, la oss gå videre til løsningen.
Metoden er enkel. Hvis dette er årsaken til duplisering, bare legg til noen ord i en av reglene. Skriv inn ‘slutte å behandle flere regler', og dette vil være tilstrekkelig. Hvis den første regelen inneholder denne handlingen, den andre regelen vil bli ignorert.
Hva om antall regler er forskjellig? De må rangeres i riktig rekkefølge. Dette er ikke rakettvitenskap, men husk at endringer påvirker meldingen som blir sjekket.
Dupliserte e-poster i Outlook: kontoer
Noen ganger, brukere mislykkes når de konfigurerer flere kontoer. Mens Outlook tillater dette, justeringen må være grundig. Hvis du tilfeldigvis legger til kontoer som er koblet til samme postkasse, resultatet blir irriterende. Slike kontodoblinger kalles postaliaser.
Hvis du konfigurerer en konto to ganger via POP3, du vil ende opp med to aliaser som leverer den samme e-posten. Dette er en annen vanlig årsak til dobbelt e-post i Outlook. Når e-postklienten er programmert til å legge igjen en kopi på serveren, begge kontoene samler de samme meldingene. Hvis dette er tilfelle, konfigurer en av de to til å slutte å motta e-post. Som oftest, alias-kontoer er dermed deaktivert.
Eliminere dupliserte e-poster i Outlook 2007
- Begynn med å besøke Verktøy seksjon.
- Lokaliser Alternativer og klikk på funksjonen.
- Hodet til E-postoppsett kategorien.
- Klikk på 'Send motta’-Knappen.
- Klikk på 'Redigere’-Knappen.
- Velg den sekundære kontoen.
- Fjern merket for boksen ‘Motta postvarer'.
Dupliserte e-poster i Outlook 2010
Denne metoden vil også fungere for nyere versjoner av e-postklienten (2013, 2016, 2019, og Office 365). derav, hvis du mottar dupliserte e-poster i Outlook 2016, Følg disse trinnene.
- Fra menyen ‘Filen', drar mot 'Alternativer'.
- Velg 'Avansert' seksjon.
- Klikk på 'Send motta…’-Knappen.
- Klikk på 'Redigere’-Knappen.
- Velg den sekundære kontoen.
- Fjern avmerkingen i boksen ‘Motta postvarer'.
- Velg hvilken konto som skal brukes til sending.
Dupliserte e-poster i Outlook: Profil Rekreasjon
Noen ganger, brukere kan trenge å regenerere profilene sine. Dette kan skje på grunn av tekniske feil og korrupsjon. En vanlig sak er ominstallering av operativsystemet, som gjør konfigurasjonen av Outlook uunngåelig. Hvis systemet hadde blitt programmert til å beholde en kopi på serveren (POP3), alle e-postmeldinger vil bli samlet igjen - selv om de ble levert tidligere.
Hvorfor skjer dette?? Den nye konfigurasjonen din er uvitende om den forrige profilen noen gang har eksistert. Når brukere av Outlook 2007 lage sin nye profil fra bunnen av, de kan begå den samme tabben. Mens kontoen blir konfigurert, de tilordner sin gamle * .PST-fil som et sted for levering som standard.
Dette resulterer i duplisering. Både gamle og nye meldinger er berørt. Forebygging er ikke vanskelig. Her er hva du skal gjøre.
Bruk en tom * .PST-fil (Datafil for Outlook) som standard leveringssted. Du kan enkelt koble den gamle senere, mens alle meldinger blir samlet av den nye filen.
- Start systemet med disse innstillingene minst en gang.
- Opprett en forbindelse til den gamle Outlook-datafilfilen.
- Tilordne det som standard leveringssted. voila!
Den 2010 versjon lar deg koble den originale datafilen på nytt under konfigurasjonen av POP3-kontoen.
Hvordan koble PST-filer til igjen
De nøyaktige trinnene avhenger av utgaven av e-postklienten. Når du bruker 2007 versjon, følg denne sekvensen for å stoppe dupliserte meldinger i Outlook.
- Gå til menyen ‘Filen'.
- Derfra, åpne Outlook-datafilen.
- Nå, overfør alle meldingene du har mottatt igjen til denne filen.
- Lukk postklient.
- Gå til kontrollpanelet.
- Finn datafilene via ‘Post'- 'E-postkontoer'.
- Velg forrige datafil.
- Tilordne den standardstatusen.
- Velg den nye datafilen.
- Fjern det.
Disse trinnene eliminerer dupliseringsproblemet, men de sletter ikke den gamle filen. Hvis du vil rengjøre maskinen, begynn med å identifisere posisjonsstien via Innstillinger. Denne måten, du kan fjerne det fysisk.
Senere versjoner
Disse utgavene har en viktig fordel - minnet om tidligere nedlastede meldinger. Dette er mulig fordi kunnskapen finnes i selve datafilen. Og dermed, under konfigurasjonen, du trenger bare å angi den eksisterende datafilen som standardplassering, i stedet for å la systemet generere et rent.
Kontoer hvis innstillinger ble hentet via AutoDiscover er forskjellige. Brukeren kan velge den manuelle konfigurasjonen. Alternativet tilkaller et skjermbilde som viser kontoinnstillinger. Avsnittet med tittelen «Lever ny melding til’ tillater valg av forrige datafil.
Hva om kontoen allerede er konfigurert? Du kan fremdeles tilordne riktig sted for standardlevering. Å gjøre slik:
- Drar mot 'Filen'.
- Gå til 'Kontoinnstillinger' fra 'Kontoinnstillinger'.
- Velg den nødvendige kontoen.
- Klikk på 'Endre mappe’-Knappen.
- Velg ‘Ny Outlook-datafil ...'.
- Finn den gamle filen.
Mulig skyldig: Synkroniseringsverktøy
Muligheten til å synkronisere er stor, ettersom brukere kan kopiere hele adresseboken til mobilenheten. Denne måten, postmiljøer på stasjonære datamaskiner og bærbare systemer fungerer alle sammen og deler data med hverandre umiddelbart. En førstegangsforbindelse kan være vanskelig, og det er også en årsak til duplisering.
Dette er uunngåelig hvis systemene lagrer detaljer for samme person, men navnet deres er skrevet annerledes. For eksempel, hvis 'John' på smarttelefonen din og 'John Smith' i Outlook refererer til samme person, synkronisering vil opprette et duplikat. Hvordan skal systemet vite at oppføringene er koblet sammen?
derav, før du starter prosessen, rydde i adresseboken. Det er naturlig for brukere å lagre kontakter bare ved fornavn. Dette fører til replikering. Å rydde opp er enklere via Outlook.
- Opprett en ny profil (bruk en dummy-konto eller gå uten den).
- Gi denne profilen et relevant navn for å gjøre det enkelt å finne (f.eks, Telefonkontakter).
- Synkroniser med telefonkontakter.
- Rydd opp kontaktene ved hjelp av e-postklienten.
Du kan også sikre at første forsøk ikke oppretter duplikater. Dette oppnås ved å flytte detaljene fra profilen Telefonkontakter til den opprinnelige. Dette genererer en 'hovedkopi’ av kontaktene dine i postsystemet.
- Start e-postklienten ved hjelp av den opprinnelige profilen.
- Opprett en forbindelse til datafilen (*.PST) på smarttelefonen din via ‘Filen'- ‘Åpen'- ‘Outlook datafil ...‘
- Overfør data fraTelefonkontakterFilen til den opprinnelige Kontakter-mappen.
Det anbefales at du sikkerhetskopierer datafilen i tilfelle systemene ikke synkroniseres. På dette punktet, du kan fremdeles møte problemet med replikering. Dette er fordi systemet mangler intelligens for å oppdage lignende oppføringer. heldigvis, det er en enkel løsning.
Fjern alle kontaktene fra smarttelefonen. Juster innstillingene til synkroniseringsverktøyet. Målet her er å bruke den opprinnelige e-postprofilen og synkronisere den. Dette er en sikker måte å forhindre duplikater på!
Mulig skyldig: Virusskanner
Antivirusforsvar er avgjørende, men noen av disse skannerne integrerer seg med e-postklienten din. Deres forstyrrelse i den normale postsyklusen kan føre til flere leveringer av samme e-post.
Uten beskyttelse, prosessen med å sende og motta er grei. Første, systemet vil koble til e-postserveren for å se hvilke e-poster som for øyeblikket er lagret. Serveren svarer med en liste, som deretter sammenlignes med den som er lagret lokalt. Og dermed, Outlook sjekker om alle meldingene er samlet inn.
Hvis det ikke er noen ny post, forbindelsen er stengt. Hvis det er oppføringer identifisert som nye, disse meldingene blir bedt om fra serveren. Når disse er mottatt, forbindelsen er stengt, og den lokale listen er oppdatert.
Dette beskriver en perfekt syklus. Hvis et avbrudd resulterer i uventet avslutning, e-postklienten vil ikke kunne lukke forbindelsen riktig. Siden syklusen vil bli ansett som mislykket, den lokale listen over innkommende e-post vil ikke bli oppdatert. Dette betyr at systemet ikke vil være klar over meldingene som mottas i løpet av den mangelfulle syklusen. Og dermed, i det påfølgende intervallet for Send / mottak, det vil identifisere disse meldingene som nye, samle dem fra serveren, og levere duplikater. Riktig lukking av en forbindelse er en obligatorisk forutsetning for å oppdatere den lokale listen.
Virusskannere som forstyrrelse
En integrert virusscanner fungerer som et mellomledd mellom Outlook og serveren. I stedet for å gå til serveren, Send / motta forespørsel blir snappet opp av verktøyet. Deretter etableres forbindelsen til serveren, anskaffer listen over lagrede e-poster, klarer tidsavbruddene, stenger forbindelsen, og informerer Outlook om dette.
Dette betyr ikke at virusskannere er onde som standard. Noen av disse systemene fungerer feilfritt. Men, når de blander seg inn i prosessen, de skaper et nytt feilpunkt. Hvis forbindelsen ikke er lukket slik den burde være, du kan ende opp med duplikater. Dette er fordi, under neste tilkobling, de samme meldingene vil lande i innboksen din.
Dette er ikke den eneste grunnen til å unngå integrerte skanningssystemer. Faktisk, de er rett og slett unødvendige. Det er nok å bruke standard sikkerhetsinnstillinger for e-postklienten, og installer en pålitelig on-access-skanner. Så lenge du beholder verktøyoppdateringene, beskyttelsen din er tilstrekkelig. Deaktiver integrering hvis virusskanneren oppretter den som standard. Den nøyaktige prosedyren bør spesifiseres i dokumentasjonen.
Mulig skyldig: brannmur
En brannmur er et nyttig verktøy for cyberforsvar. Men, det kan også forstyrre e-postmottaket ditt. Slike systemer kan avslutte en forbindelse til serveren før sjekken avsluttes. Hvis innstillingene deres er for stive, disse bør endres.
Kontroller og deaktiver systemet. Deretter, observer resultatene av to påfølgende intervaller for Send / mottak. Hvis brannmuren faktisk var roten til duplisering, du vil merke at den har stoppet. Studer dokumentasjonen for å se hvordan du konfigurerer brannmuren riktig. Se etter seksjonen viet til henting av post.
Automatiserte verktøy
Endelig, du kan hoppe over manuell flikking helt. I dag, det finnes et bredt spekter av spesialverktøy designet for å eliminere duplikater. Disse er kjent som duplikatfjernerverktøy. Og dermed, hvis volumet av replikert e-post er for stort til å håndtere manuelt, automatisering sparer mye tid.
Konklusjon
E-post duplikater er ikke bare overflødige: de tetter innboksen din, hindre effektiv kommunikasjon. Å rydde opp i rotet tar tid, og prosedyren avhenger av den skyldige. I denne artikkelen, Vi har tilbudt løsninger for vanlige tilfeller av multiplikasjon.
Flere Knowledge Base-artikler
