Hvordan eksportere e -post fra Outlook til Excel

Når det gjelder postklienter, mange bedrifter og brukere foretrekker Outlook på grunn av sikkerheten, allsidighet og kraft. Den lar brukere lagre og administrere store mengder korrespondanse og få tilgang til flere kontoer på en enkelt server. Men, det er også noen ulemper, inkludert det faktum at noen brukere synes det er frustrerende å eksportere e-post fra MS Outlook.

Mens det er forskjellige manuelle metoder tilgjengelig, ingen av dem er perfekte. En mulig løsning er å kopiere og lime inn individuelle e-poster i et tekstbehandlingsprogram, selv om dette kanskje ikke alltid bevarer den opprinnelige formateringen.

I denne artikkelen, vi vil tilby en rekke pålitelige metoder for å konvertere e-post til Microsoft Excel-regneark. Dessverre, det er ingen automatisert måte å eksportere e-post fra Outlook til Excel. Prosessen kan være kompleks med mindre du er kjent med noen få triks, som vi vil forklare nedenfor.

Fordeler med å eksportere Outlook-e-poster

Det er flere grunner til at brukere kanskje vil eksportere Outlook-e-postene til Microsoft Excel. De vanligste motivasjonene for å gjøre det er:

• behovet for å gå over til en ny server
• behovet for å lage en distribusjonsliste for andre applikasjoner
• behovet for bytte mellom plattformer
• behovet for å dele informasjon med en annen bruker
• behovet for en sikkerhetskopi.

Når du går fra system til system, data blir ofte skadet eller tapt. Prosessen med å overføre data til Excel kan være utfordrende, og det er fare for å miste informasjon dersom metoden ikke er riktig. I stedet for å ta risiko, vi anbefaler å bruke metodene som er skissert nedenfor, som involverer kopiering og liming av data eller eksport til en CSV-fil.

Fordelene med å importere til regneark er mange

Eksportering til Microsoft Excel er en av de mest pålitelige overføringsmodusene. Regnearkformatet lar deg ordne samtaler i en database, slik at du kan finne gamle kontakter og utvekslinger etter forskjellige parametere som kontekstdato.

Et regneark som et alternativ for sikkerhetskopiering er også verdt å vurdere. All verdifull informasjon fra Outlook bør kopieres for tilbakekalling, ettersom du kanskje må finne bestemte samtaler for personlige eller juridiske formål på et tidspunkt. Ved serverfeil, XLS-filen gir en sikkerhetskopiløsning, redusere risikoen for tap av data.

Slik eksporterer du Outlook -e -post til Excel

La oss se på prosessen med å eksportere Outlook-meldinger til et Excel-regneark, samt hvordan du oppretter en distribusjonsliste fra Outlook e-postadresser eller kontakter. Du kan også finne følgende trinn nyttige når du oppretter kriminaltekniske rapporter på e-post. Klikk på knappen nedenfor for å laste ned programvaren for Outlook Data Export Kit, og deretter installere og kjøre den.

Last ned gratisFor Windows 32/64-bitersKjøp fra $24.95Lås opp alle funksjoner

For å eksportere Outlook-meldinger til Excel:

1. Klikk på 'Rapporter'’ knapp, som du finner i den øverste menyen.
2. Velg "E-postegenskaper".…’ vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus.
3. Velg rapportalternativene og kjør rapporten.

For å generere en distribusjonsliste:

1. Klikk “Rapporter” knappen og velg “Kontaktliste” eller “Liste over mottaker e-postadresser” hvis du vil generere en distribusjonsliste,
2. Velg rapportalternativene og utfør rapporten.
3. Åpne resultatfilen i Microsoft Excel eller et annet regnearkredigeringsprogram.

I tillegg, Data Extraction Kit for Outlook gjør det mulig å lage en liste over Outlook-kontoer og passord. Vi inviterer deg til å utforske denne funksjonen.
I tillegg vil du kanskje vite hvordan du gjør det Importer e -postadresser fra Excel til Microsoft Outlook.

Eksporter hver e-post fra en Outlook-postmappe til en frittstående Excel/CSV-fil

Hvis du trenger å eksportere e-poster fra Outlook til Excel, du kan gjøre det manuelt ved å åpne hver e-post og lage en tilsvarende Excel-fil. Denne metoden krever ingen spesiell programvare. Men, det skal bemerkes at Outlooks import/eksportfunksjon ikke tillater opprettelse av individuelle Excel-filer. Når du eksporterer, den lager én Excel-fil som inneholder alle e-postene.

Hvis du trenger å eksportere e-poster på en mer organisert måte, Du kan finne et tredjepartsverktøy som kan batcheksportere hver e-post til en separat arbeidsbok nyttig. Disse verktøyene inkluderer vanligvis en “masselagring” trekk. Dataekstraksjonssettet vårt for Outlook har ikke denne funksjonen, men du kan sette opp egendefinerte filtre som lar deg generere bestemte filkategorier, såsom “E-post med vedlegg” eller “E-post uten vedlegg”. Du kan også bruke datoperiodefunksjonen for å få individuelle filer for hver dag, uke, måned, etc. Rettsmedisinske rapporter kan også genereres ved hjelp av funksjoner som f.eks “Elementer teller per Outlook-mappen”.

Hvordan eksportere Outlook-e-post til Excel

1. Last ned, installer og kjør DEKit-programvaren.
2. Klikk på “Rapporter” knappen i topppanelet.
3. Plukke ut “E-postegenskaper fra Outlook-profilen” rapporten.
   (Alternativt, du kan bruke en annen rapport som bruker Outlook PST-filen i stedet).
4. Angi plasseringen og navnet på Excel-filen du vil eksportere Outlook e-postegenskaper til.
5. Klikk på “Lagre” knapp.
6. Velg Outlook-profilen du vil bruke hvis programmet ber deg om det.
7. I den neste dialogboksen velger du Outlook-mappen du vil jobbe med.
   Merk at programmet også vil behandle alle påfølgende mapper hvis det tilsvarende alternativet er aktivert.
8. Klikk på “Ferdig” knapp. Programmet vil lage en rapport.
9. Åpne den opprettede rapportfilen i Excel for å se innholdet.

Hvordan eksportere e-poster til Microsoft Excel ved hjelp av Outlook

Vær oppmerksom på at selv om denne prosessen er relativt enkel, det er noen viktige hensyn å huske på. for det første, det er viktig å forstå at dataene vil bli overført som ren tekst, inkludert kontakter og grunnleggende lenker. Det er ingen unntak fra denne regelen, uansett om du bruker en Windows- eller Mac-enhet. Hvis det er en prioritet å bevare den opprinnelige e-postens utseende, vi anbefaler å lagre den som HTML. Ellers, vennligst følg den skisserte prosedyren:

1. Åpne Microsoft Outlook -appen.
2. Gå til Fil -menyen.
3. Velg funksjonen for åpning og eksport.
4. Velg "Importer/eksporter" for å finne "Eksporter til en fil".
   
5. Spesifiser at du trenger å lage en fil for Excel (CSV), ikke en PST -fil.
6. Velg blant de tilgjengelige mappene der filen kan lagres.
7. Sett et kryss ved siden av eksportalternativet "E-postmeldinger".
8. Endre Map Custom -feltene om nødvendig.
9. Fullfør ved å klikke "Fullfør".
10. Lukk Outlook -klienten.

Etter at du klikker "Fullfør", alle meldingene dine lander i den nyopprettede filen - sjekk mappen for å være sikker. Vær oppmerksom på at begge Microsoft Excel -formatene er egnet.

Hvordan åpne en CSV -fil

Når det gjelder CSV (Kommadelte verdier) format, du kan enkelt migrere til et regneark. Å gjøre slik, høyreklikk på den eksporterte CSV-filen og velg 'Åpne med...’ fra kontekstmenyen. Filen åpnes da i Excel, hvor du kan lagre det som et XLS-filformat.

Den direkte måten å trekke ut data fra e -post fra Microsoft Outlook

Det er mulig å overføre alle e-poster fra Outlook 2016 eller en hvilken som helst annen versjon på en Windows- eller Mac-datamaskin i bulk. Det er ikke nødvendig å eksportere dataene til en frittstående fil først. Følgende instruksjoner lar deg fullføre oppgaven raskt ved å kopiere og lime inn:

1. Åpne Outlook og gå inn i Mail -visningen.
2. Åpne mappen hvis innhold må overføres.
3. Kopier alle e -poster med eller uten tekst (se tipset nedenfor).
4. Åpne MS Excel.
5. Lag en ny regnearkfil.
6. Sett inn de kopierte e -postene - velg celle A1 og lim inn ved hjelp av standard 'Ctrl + V ’/’ kommando + V ’kommando for å eksportere Outlook -e -post.
7. Lagre filen. på din Windows- eller Mac -enhet.

Slik kopierer du e -post for Microsoft Excel (Trinn 3)

Det er to metoder for å importere e-poster i alle versjoner, inkludert Outlook 2013, med eller uten tekst. For å bevare innholdet, vennligst følg alle trinnene nedenfor. For å eksportere uten tekst, vennligst start fra trinn 6.

Gjør følgende:

1. Deaktiver leseruten i Outlook via "Vis" -menyen.
   
2. Mens den fremdeles er i View, klikk på alternativet Legg til kolonner.
3. Den nye boksen kalt Vis kolonner lar deg velge kolonner fra "Alle e -postfelt". Velg dette alternativet.
4. I listen "Tilgjengelige kolonner", merk "melding".
5. Fullfør ved å klikke "Legg til" og "OK".
6. Marker hele innholdet i postkassen i den åpne mappen.
7. Kopier Outlook -dataene med "Ctrl + C ’kommando.

Eksporter e -post fra Outlook til Excel med dato og klokkeslett

hvis du trenger å bevare dato og klokkeslett, bruk kopien & lim inn metode. Outlook -systemet lar deg se e -post fra et bestemt dataområde. Metoden ligner på vanlig direkte kopiering. Her er hva du skal gjøre:

1. Gå til den søkelinje av Outlook 2010 eller en annen versjon.
2. Skriv inn de to datoene definere rekkevidden.
3. Klikk 'Tast inn'.
4. Fremhev e -postene med datoperioden (bruk tipset for Step 3 over).
5. Kopier utvalget (Ctrl + C).
6. Åpen MS Excel.
7. Sett inn de kopierte dataene i et tomt regneark (Ctrl + I).

Gratulerer! Meldingene med de angitte tidsparameterne er nå lagt til i regnearket ditt. Det er ikke nødvendig å søke etter mapper på enheten vår – bare kopier og lim inn direkte. Denne grunnleggende metoden brukes for spesifikke typer analytisk arbeid. Vær oppmerksom på at den ikke genererer en eksportert CSV-fil – i stedet, du lagrer regnearkene etter at du har limt inn dataene. Du vet nå hvordan du eksporterer Outlook-e-poster til Excel med dato og klokkeslett.

Siste ord

De vanligste metodene for å overføre e-postdata fra Outlook 2019 og tidligere utgaver av Excel er skissert nedenfor. Hvis ett eller begge systemene dine er Macintosh, sekvensen er lik. Hvis du trenger å overføre CSV-filen til en annen datamaskin fysisk, du kan bruke hvilken som helst ekstern minnelagring eller lagre den i en sky. Du kan også sende den på e -post til adressen din for Mac.

Hvis du trenger en backup, du kan også eksportere Outlook-e-poster til en frittstående PST-fil og lagre den på et trygt sted. Programvaren inneholder ikke bare meldingene, men også kontaktene dine, oppgaver og oppgaver. Du kan også overføre e-poster fra andre e-postklienter direkte til Outlook ved å bruke en spesiell omformer som genererer PST-filer. Dataene kan lastes ned til en egen fil eller mates direkte inn i din aktive profil i Outlook.

Ofte Stilte Spørsmål

Hvordan eksporterer jeg flere e-poster fra Outlook til Excel?

Det er to populære måter å eksportere Outlook-e-poster på. Den første måten er å bruke import/eksport-funksjonen som er tilgjengelig i Outlook-appen på skrivebordet, siden funksjonen ikke er tilgjengelig på Outlooks nettversjon. Eksportveiviseren gir tips når du eksporterer en fil. Men vær oppmerksom på to hovedinnstillinger. Sørg for å velge “Eksporter til en fil” og velg filformatet som “CSV” i stedet for .pst. Sistnevnte format brukes hovedsakelig som en sikkerhetskopifil eller for å laste opp e-post til en annen outlook-konto. I stedet for å bruke den innebygde funksjonen, den andre metoden er å bruke en tredjepartsløsning som kan trekke ut e-poster fra Outlook til Excel-støttet format, slik som .xlsx. Du kan bruke vår Programvare for dataeksportsett siden den tilbyr en intuitiv eksportveiviser og støtter flere formater.

Hvordan kopierer og limer jeg inn flere e-postadresser fra Outlook til Excel?

Det er flere måter å gjøre dette på. For e-postadresser lagret i distribusjon eller grupper, start Outlook og velg Kontakter. Aktiver Liste-alternativet for å se tilgjengelige kontakter og hold CTRL-knappen og klikk på individuelle e-poster for å kopiere dem. Kopier og lim deretter inn kontaktene i excel-arbeidsboken. for det andre, du kan manuelt eksportere outlook-e-postadresser ved å bruke Import/Export-funksjonen. Ved eksport som en fil, velg kommadelte verdier og velg Kontakter. For det tredje, det er mulig å bruke en dataekstraksjonssett programvare som kan trekke ut kontakter fra PST-filer automatisk.

Kan jeg eksportere hele Outlook-e-postene mine?

ja, hvis du planlegger å importere Outlook-e-postene til en annen konto fra samme e-postleverandør, du kan bruke Import/Export-funksjonen. I eksportveiviseren, velge “Outlook-datafil .pst) som formatet. Det neste trinnet er ganske enkelt. Velg mappen du vil eksportere fra, for eksempel, Innboks eller sendte varer. Den eneste ulempen med denne metoden er at den ikke tilbyr fleksible formater. Den beste måten å lagre e-post fra Outlook som er mer robust og fleksibel er ved å bruke et datauttrekksverktøy.

Kan jeg trekke ut data fra et Excel-vedlegg?

ja, det er mulig å analysere data fra de vedlagte Excel-filene. Men du må bruke en tredjepartsintegrasjon med en analysefunksjon. Mange brukere bruker Power Automate (tidligere Microsoft Flow). De kan analysere dataene og utføre ytterligere automatiserte funksjoner som å legge dataene til en sentral database. Power Automate er ikke det eneste verktøyet som tilbyr denne funksjonen. Det er mange andre tredjepartsintegrasjoner.

Kan jeg koble Outlook til Excel?

ja, brukere kan lage en bro som lar dem sende automatiske e-poster fra Outlook til Excel. Men, det er ingen innfødt funksjon for å gjøre dette. Brukere må finne eksterne løsninger levert av Microsoft som Power Automate eller andre tredjepartsintegrasjoner fra leverandører som Zaiper, Automate.io, etc.

Kan jeg konvertere en PST-fil til Excel?

ja, det er mulig å konvertere PST, et format som brukes av Microsoft Outlook for å lagre informasjonen, til en Excel-fil som støtter rader og kolonner. For denne operasjonen, det er nødvendig å finne et konverteringsverktøy. Det er mange verktøy på markedet fra leverandører som Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, og mer. Mange verktøy er gratis eller kan ha en gratis prøveperiode. Vi vil anbefale deg å prøve gratisversjonen av Data Extraction Kit for automatisk eksport av PST-elementer til Microsoft Excel-filen.

Hvordan eksportere en Outlook-e-post til Excel manuelt?

1. 1. Klikk på i Outlook Filen velg Åpen & Eksportere.
   2. Klikk Import/eksport, velge Eksporter til en fil og klikk på Neste knapp.
   3. Velg Kommadelte verdier og klikk Neste.
   4. Velg en mappe som inneholder e-poster som skal eksporteres, skriv inn et filnavn, og klikk ok.
   5. Angi en plassering for å lagre CSV-filen og klikk Neste, klikk deretter Bli ferdig.