Hvordan eksportere e -post fra Outlook til Excel

Når det gjelder postklienter, Outlook er det foretrukne miljøet for mange bedrifter og brukere. Det er trygt, allsidig, og kraftig. Man kan lagre og administrere et stort volum e-korrespondanse og få tilgang til flere kontoer på en server. Men, Det er også noen ulemper - for eksempel, noen brukere føler seg frustrert når de prøver å eksportere e -post fra MS Outlook.

Mens det finnes forskjellige manuelle metoder, ingen av dem er perfekte. Når det er lite informasjon, du kan kopiere og lime inn separate e -poster i Word eller en annen tekstbehandler. Opprinnelig formatering kan ikke bevares.

I denne artikkelen, Vi vil dekke noen få pålitelige måter å gjøre e -postene dine til regneark for Microsoft Excel. Dessverre, Det er ingen magisk knapp som lar deg eksportere e -post fra Outlook til Excel automatisk. Det kan være komplekst med mindre du kjenner noen få triks - oppdag dem nedenfor.

Grunner til å eksportere Outlook -e -post

Brukere vil kanskje flytte e -posten av forskjellige årsaker. De vanligste motivasjonene for å eksportere Outlook -e -post til Microsoft Excel er følgende:

• behovet for å gå over til en ny server
• behovet for å lage en distribusjonsliste for andre applikasjoner
• behovet for bytte mellom plattformer
• behovet for å dele informasjon med en annen bruker
• behovet for en sikkerhetskopi.

Når du går fra system til system, data blir ofte skadet eller tapt. Oppgaven med å overføre til Excel er ingen kake - hvis du prøver en tvilsom metode, du risikerer å miste informasjonen for godt. I stedet for å ta unødvendige risikoer, dra nytte av hemmelighetene vi deler nedenfor. Vi viser deg hvordan du kopierer og limer inn dataene eller eksporterer til en CSV -fil i stedet.

Fordeler med import til regneark

Eksport til Microsoft Excel er en av de mest pålitelige overføringsmåtene. Regnearkformatet lar deg ordne samtalene i en database. Det lar deg finne gamle kontakter og utvekslinger etter forskjellige parametere som dato for kontekst.

Et regneark som et alternativ for sikkerhetskopiering er også verdt å vurdere. All verdifull informasjon fra Outlook bør kopieres for tilbakekalling. Før eller senere, du må kanskje finne bestemte samtaler for personlige eller juridiske formål. I tilfelle serverfeil, hvis dataene forsvinner (som er et mareritt scenario!) du vil ha XLS -filen å falle tilbake på.

Slik eksporterer du Outlook -e -post til Excel

Vil du lage distribusjonsliste eller rettsmedisinsk rapport? Her er den beste måten å gjøre dette på:

Last ned gratisFor Windows 32/64-bitersKjøp fra $24.95Lås opp alle funksjoner

1. Klikk på knappen ovenfor for å laste ned Outlook Data Export Kit -programvare.
2. Installer og kjør den.
3. Klikk “Rapporter” og velg “Kontaktliste” eller “Liste over mottaker e-postadresser” hvis du vil generere en distribusjonsliste,
   eller
   velge “E -postegenskaper…” hvis du vil opprette en liste over Outlook -e -postmeldinger i egenskapene deres.
4. Velg rapportalternativene og utfør rapporten.
5. Åpne resultatfilen i Microsoft Excel eller et annet regnearkredigeringsprogram.

Også Data Extraction Kit for Outlook lar deg lage en liste over Outlook -kontoer og passord. Sjekk ut dette. I tillegg vil du kanskje vite hvordan du gjør det Importer e -postadresser fra Excel til Microsoft Outlook.

Eksporter hver e-post fra en Outlook-postmappe til en frittstående Excel/CSV-fil

Ønsker du å eksportere hver e-post fra Outlook til en separat Excel-fil? Vi vil, den første måten er å manuelt åpne hver e-post og lage en tilsvarende Excel-fil. Deretter kopierer du hver e-post. Denne metoden krever ingen spesiell programvare.

Vi vil, Outlooks import/eksportfunksjon har ikke muligheten til å lage individuelle Excel-filer. Når du eksporterer, den lager én Excel-fil med alle e-postene på ett sted. Du kan trenge et tredjepartsverktøy som kan batcheksportere hver e-post til en egen arbeidsbok. Det vil inkludere en “masselagring” trekk.

Denne funksjonen er ikke eksplisitt tilgjengelig i vårt Data Extraction Kit for Outlook. Men, du kan sette opp egendefinerte filtre som lar deg generere bestemte filkategorier, såsom “E-post med vedlegg” eller “E-post uten vedlegg”. Du kan bruke datoperiodefunksjonen for å få individuelle filer for hver dag, uke, måned, etc. Det er også mulig å generere rettsmedisinske rapporter ved å bruke funksjoner som “Elementer teller per Outlook-mappen”.

Hvordan eksportere Outlook-e-post til Excel

1. Last ned, installer og kjør DEKit-programvaren.
2. Klikk på “Rapporter” knappen i topppanelet.
3. Plukke ut “E-postegenskaper fra Outlook-profilen” rapporten.
   (Alternativt, du kan bruke en annen rapport som bruker Outlook PST-filen i stedet).
4. Angi plasseringen og navnet på Excel-filen du vil eksportere Outlook e-postegenskaper til.
5. Klikk på “Lagre” knapp.
6. Velg Outlook-profilen du vil bruke hvis programmet ber deg om det.
7. I den neste dialogboksen velger du Outlook-mappen du vil jobbe med.
   Merk at programmet også vil behandle alle påfølgende mapper hvis det tilsvarende alternativet er aktivert.
8. Klikk på “Ferdig” knapp. Programmet vil lage en rapport.
9. Åpne den opprettede rapportfilen i Excel for å se innholdet.

Hvordan eksportere e-poster til Microsoft Excel ved hjelp av Outlook

Dette er ikke rakettvitenskap, men her er en advarsel: ikke forvent å beholde noen styling. Dataene blir overført som ren tekst med kontakter, og eventuelle lenker vil være grunnleggende. Det er ingen unntak eller løsninger her, verken på Windows eller på Mac. Hvis du virkelig trenger å bevare utseendet til de originale e -postene, lagre dem som HTML i stedet. Ellers, følg denne prosedyren:

1. Åpne Microsoft Outlook -appen.
2. Gå til Fil -menyen.
3. Velg funksjonen for åpning og eksport.
4. Velg "Importer/eksporter" for å finne "Eksporter til en fil".
   
5. Spesifiser at du trenger å lage en fil for Excel (CSV), ikke en PST -fil.
6. Velg blant de tilgjengelige mappene der filen kan lagres.
7. Sett et kryss ved siden av eksportalternativet "E-postmeldinger".
8. Endre Map Custom -feltene om nødvendig.
9. Fullfør ved å klikke "Fullfør".
10. Lukk Outlook -klienten.

Etter at du klikker "Fullfør", alle meldingene dine lander i den nyopprettede filen - sjekk mappen for å være sikker. Vær oppmerksom på at begge Microsoft Excel -formatene er egnet.

Hvordan åpne en CSV -fil

Når det gjelder CSV (Kommadelte verdier) format, du kan migrere til et regneark etterpå like enkelt. Bare høyreklikk på den eksporterte CSV-filen, og velg "Åpne med ..." - Excel i hurtigmenyen. Filen åpnes i programmet, slik at du kan lagre det som et XLS -filformat.

Den direkte måten å trekke ut data fra e -post fra Microsoft Outlook

Du kan flytte alle e -postene dine fra Outlook 2016 eller en annen versjon på Windows eller Mac i bulk. Det er ikke nødvendig å eksportere dataene til en frittstående fil først. Slik gjør du jobben raskt via kopi og lim inn:

1. Åpne Outlook og gå inn i Mail -visningen.
2. Åpne mappen hvis innhold må overføres.
3. Kopier alle e -poster med eller uten tekst (se tipset nedenfor).
4. Åpne MS Excel.
5. Lag en ny regnearkfil.
6. Sett inn de kopierte e -postene - velg celle A1 og lim inn ved hjelp av standard 'Ctrl + V ’/’ kommando + V ’kommando for å eksportere Outlook -e -post.
7. Lagre filen. på din Windows- eller Mac -enhet.

Slik kopierer du e -post for Microsoft Excel (Trinn 3)

Det er to måter å importere e -post i en hvilken som helst versjon, inkludert Outlook 2013 - med eller uten teksten sin. For å bevare innholdet, følg alle trinnene nedenfor. Å eksportere uten dem, start fra trinn 6.

Gjør følgende:

1. Deaktiver leseruten i Outlook via "Vis" -menyen.
   
2. Mens den fremdeles er i View, klikk på alternativet Legg til kolonner.
3. Den nye boksen kalt Vis kolonner lar deg velge kolonner fra "Alle e -postfelt". Velg dette alternativet.
4. I listen "Tilgjengelige kolonner", merk "melding".
5. Fullfør ved å klikke "Legg til" og "OK".
6. Marker hele innholdet i postkassen i den åpne mappen.
7. Kopier Outlook -dataene med "Ctrl + C ’kommando.

Eksporter e -post fra Outlook til Excel med dato og klokkeslett

hvis du trenger å bevare dato og klokkeslett, bruk kopien & lim inn metode. Outlook -systemet lar deg se e -post fra et bestemt dataområde. Metoden ligner på vanlig direkte kopiering. Her er hva du skal gjøre:

1. Gå til den søkelinje av Outlook 2010 eller en annen versjon.
2. Skriv inn de to datoene definere rekkevidden.
3. Klikk 'Tast inn'.
4. Fremhev e -postene med datoperioden (bruk tipset for Step 3 over).
5. Kopier utvalget (Ctrl + C).
6. Åpen MS Excel.
7. Sett inn de kopierte dataene i et tomt regneark (Ctrl + I).

Gratulerer! Nå har meldingene med de angitte tidsparametrene landet i regnearket. Du trenger ikke å søke etter noen mapper på enheten vår - bare kopier og lim inn direkte! Denne grunnleggende metoden brukes for spesifikke typer analytisk arbeid. Vær oppmerksom på at den ikke genererer en eksportert CSV -fil - i stedet, du lagrer regnearkene etter at du har limt inn dataene. Nå vet du hvordan du eksporterer Outlook -e -post til Excel med dato og klokkeslett.

Siste ord

Dette er de vanligste måtene å overføre e -postdata fra Outlook 2019 og tidligere utgaver til Excel. Hvis ett eller begge systemene dine er på Macintosh, sekvensen er lik. Hvis du fysisk trenger å overføre CSV -filen til en annen datamaskin, bruk eksternt minnelagring eller lagre det i en sky. Du kan også sende den på e -post til adressen din for Mac.

Hvis du trenger sikkerhetskopiering, Du kan også eksportere Outlook -e -post til en frittstående PST -fil. Lagre den på et sikkert sted. Den vil ikke bare inneholde meldingene, men også kontaktene dine, oppgaver, og oppgaver. Du kan også overføre e -post fra andre postklienter direkte til Outlook med en spesiell omformer som genererer PST. Dataene kan lastes ned til en egen fil eller mates direkte til din aktive profil i Outlook.

Ofte Stilte Spørsmål

Hvordan eksporterer jeg flere e-poster fra Outlook til Excel?

Det er to populære måter å eksportere Outlook-e-poster på. Den første måten er å bruke import/eksport-funksjonen som er tilgjengelig i Outlook-appen på skrivebordet, siden funksjonen ikke er tilgjengelig på Outlooks nettversjon. Eksportveiviseren gir tips når du eksporterer en fil. Men vær oppmerksom på to hovedinnstillinger. Sørg for å velge “Eksporter til en fil” og velg filformatet som “CSV” i stedet for .pst. Sistnevnte format brukes hovedsakelig som en sikkerhetskopifil eller for å laste opp e-post til en annen outlook-konto. I stedet for å bruke den innebygde funksjonen, den andre metoden er å bruke en tredjepartsløsning som kan trekke ut e-poster fra Outlook til Excel-støttet format, slik som .xlsx. Du kan bruke vår Programvare for dataeksportsett siden den tilbyr en intuitiv eksportveiviser og støtter flere formater.

Hvordan kopierer og limer jeg inn flere e-postadresser fra Outlook til Excel?

Det er flere måter å gjøre dette på. For e-postadresser lagret i distribusjon eller grupper, start Outlook og velg Kontakter. Aktiver Liste-alternativet for å se tilgjengelige kontakter og hold CTRL-knappen og klikk på individuelle e-poster for å kopiere dem. Kopier og lim deretter inn kontaktene i excel-arbeidsboken. for det andre, du kan manuelt eksportere outlook-e-postadresser ved å bruke Import/Export-funksjonen. Ved eksport som en fil, velg kommadelte verdier og velg Kontakter. For det tredje, det er mulig å bruke en dataekstraksjonssett programvare som kan trekke ut kontakter fra PST-filer automatisk.

Kan jeg eksportere hele Outlook-e-postene mine?

ja, hvis du planlegger å importere Outlook-e-postene til en annen konto fra samme e-postleverandør, du kan bruke Import/Export-funksjonen. I eksportveiviseren, velge “Outlook-datafil .pst) som formatet. Det neste trinnet er ganske enkelt. Velg mappen du vil eksportere fra, for eksempel, Innboks eller sendte varer. Den eneste ulempen med denne metoden er at den ikke tilbyr fleksible formater. Den beste måten å lagre e-post fra Outlook som er mer robust og fleksibel er ved å bruke et datauttrekksverktøy.

Kan jeg trekke ut data fra et Excel-vedlegg?

ja, det er mulig å analysere data fra de vedlagte Excel-filene. Men du må bruke en tredjepartsintegrasjon med en analysefunksjon. Mange brukere bruker Power Automate (tidligere Microsoft Flow). De kan analysere dataene og utføre ytterligere automatiserte funksjoner som å legge dataene til en sentral database. Power Automate er ikke det eneste verktøyet som tilbyr denne funksjonen. Det er mange andre tredjepartsintegrasjoner.

Kan jeg koble Outlook til Excel?

ja, brukere kan lage en bro som lar dem sende automatiske e-poster fra Outlook til Excel. Men, det er ingen innfødt funksjon for å gjøre dette. Brukere må finne eksterne løsninger levert av Microsoft som Power Automate eller andre tredjepartsintegrasjoner fra leverandører som Zaiper, Automate.io, etc.

Kan jeg konvertere en PST-fil til Excel?

ja, det er mulig å konvertere PST, et format som brukes av Microsoft Outlook for å lagre informasjonen, til en Excel-fil som støtter rader og kolonner. For denne operasjonen, det er nødvendig å finne et konverteringsverktøy. Det er mange verktøy på markedet fra leverandører som Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, og mer. Mange verktøy er gratis eller kan ha en gratis prøveperiode. Vi vil anbefale deg å prøve gratisversjonen av Data Extraction Kit for automatisk eksport av PST-elementer til Microsoft Excel-filen.

Hvordan eksportere en Outlook-e-post til Excel manuelt?

1. 1. Klikk på i Outlook Filen velg Åpen & Eksportere.
   2. Klikk Import/eksport, velge Eksporter til en fil og klikk på Neste knapp.
   3. Velg Kommadelte verdier og klikk Neste.
   4. Velg en mappe som inneholder e-poster som skal eksporteres, skriv inn et filnavn, og klikk ok.
   5. Angi en plassering for å lagre CSV-filen og klikk Neste, klikk deretter Bli ferdig.