Hvordan finne gamle e-poster i Outlook: Den komplette guiden

utsikt, en av de mest populære e-postklientene, er mye brukt av både enkeltpersoner og bedrifter for å administrere deres e-postkommunikasjon. Over tid, det store antallet e-poster som mottas og sendes kan bli overveldende, gjør det utfordrende å finne gamle e-poster.

Hvis du bruker Microsoft Outlook til å administrere e-posten din, Du må kanskje finne gamle e-postmeldinger. Dette kan være vanskelig hvis du ikke vet hvor du skal lete eller hvilke søkekriterier du skal bruke. Det kan også være en utfordring hvis du regelmessig sletter e-postene dine. Heldigvis, Outlook tilbyr flere funksjoner og teknikker som kan hjelpe brukere med å finne gamle e-poster raskt og effektivt. I denne artikkelen, vi vil utforske ulike metoder for å hjelpe deg med å finne eldre e-poster og hvordan du finner gamle e-poster i Outlook og Office 365 ved hjelp av ulike metoder.

Hvorfor kan jeg ikke finne mine gamle e-poster i Outlook?

Hvis du er et kontor 365 bruker, det er en god sjanse for at du bruker Outlook-skrivebordsappen. Og hvis du bruker Outlook, det er sannsynlig at du ikke ser alle e-postene dine.

Dette er fordi standardvisningen for Outlook bare viser e-poster fra de siste to ukene. For å se gammel post, du må endre visningsinnstillingene.

Det er flere andre grunner til at du kanskje ikke kan finne de gamle e-postene dine i Outlook. En mulighet er at du ved et uhell har slettet dem. For å sjekke om dette er tilfelle, gå til mappen Slettede elementer og se om de er der. Hvis de er, du kan flytte dem tilbake til innboksen din.

En annen mulighet er at du har arkivert dine gamle e-poster. Outlook arkiverer automatisk e-poster over en viss alder, og du kan manuelt arkivere e-poster selv.

For å sjekke om e-postene dine er arkivert, gå til Arkiv-mappen og se om de er der. Hvis de er, du kan flytte dem tilbake til innboksen din.

Hvordan finne gamle e-poster i Outlook-e-postklienten

Metoder for å finne gamle e-poster i Outlook

1. • Bruke søkefunksjonen: Den raskeste og mest praktiske måten å finne gamle e-poster i Outlook er ved å bruke den innebygde søkefunksjonen. For å få tilgang til denne funksjonen, klikk på søkeboksen øverst i Outlook-vinduet. Du kan skrive inn nøkkelord relatert til e-posten du leter etter, for eksempel avsenderens navn, Emne, eller spesifikt innhold. Outlook vil vise en liste over samsvarende e-poster basert på søkekriteriene dine, slik at du enkelt kan finne ønsket melding.
   • Bruk av filtre: Outlook inkluderer avanserte filtreringsalternativer som lar brukere begrense søkeresultatene sine basert på spesifikke parametere. For å få tilgang til disse filtrene, klikk på søkeboksen som nevnt tidligere, og klikk deretter på “Søk” fanen som vises på båndet. Her, du kan filtrere e-poster basert på kriterier som dato, avsender, Emne, eller vedlegg. Ved å spesifisere de respektive parameterne, du kan avgrense søket og raskt finne de nødvendige gamle e-postene.
   • Sortering av e-poster etter dato: Sortering av e-poster etter dato kan være en effektiv måte å finne eldre e-poster i Outlook. Som standard, Outlook viser e-poster i den rekkefølgen de ble mottatt eller sendt, med de nyeste e-postene øverst. For å snu rekkefølgen og vise de eldste e-postene først, Klikk på “Mottatt” eller “Sendt” kolonneoverskrift. Denne omorganiseringen gjør det lettere å finne e-poster fra en bestemt tidsramme eller datoperiode.
   • Bruke mapper og undermapper: Organisering av e-poster i mapper og undermapper er en annen nyttig metode for å finne gamle e-poster. Ved å lage mapper basert på spesifikke kategorier eller prosjekter, du kan sortere og lagre relevante e-poster deretter. For å opprette en ny mappe, høyreklikk på postkassen eller en eksisterende mappe, plukke ut “Ny mappe,” og gi den et navn. Når mappene er opprettet, du kan manuelt flytte e-poster til de respektive mappene. Denne måten, du kan raskt navigere til ønsket plassering og hente eldre e-poster når det er nødvendig.
   • Arkivering av e-poster: Arkivering av e-poster er en effektiv måte å rydde opp i innboksen mens du fortsatt beholder tilgangen til eldre meldinger. Outlook har en funksjon for automatisk arkivering som automatisk flytter eldre e-poster til en arkivmappe basert på spesifikke kriterier du definerer. For å aktivere automatisk arkivering, gå til “Filen,” deretter “Alternativer,” etterfulgt av “Avansert.” Her, du kan angi arkivpreferansene, inkludert tidsrammen for arkivering. Når den er konfigurert, Outlook vil flytte eldre e-poster fra innboksen din til Arkiv-mappen.

Bruke søkemapper

Hvis du bruker Outlook på Windows-datamaskinen, du kan søke etter tidligere e-poster i den installerte versjonen av Microsoft Outlook som er satt opp til å sende og motta Office 365 e-post. Denne metoden fungerer hvis du ikke allerede har slettet den gamle e-posten og dataene du trenger å finne.

For å finne e-postene du trenger, første, naviger til “Mappe” menyfanen og klikk “Ny søkemappe”. I moderne Outlook-versjoner er det nok å klikke “Søkemapper” og så “Ny søkemappe…” punkt.

I den “Ny søkemappe” vindu, bla ned til “Organisering av post” delen og klikk “Gammel post”.

Når du har gjort dette, du kan velge hvor langt tilbake du vil finne data (f.eks, to uker, en måned, tre måneder, seks måneder, eller et år).

Etter at du har gjort ditt valg, klikk “ok”, og søket vil begynne.

Deretter, gå tilbake til hovedvinduet (som du var på før du åpnet “Ny søkemappe” vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus) for å se resultatene dine, som vil vises i en egen mappe.

Derfra, du kan dra og slippe e-postmeldingene i innboksen (eller hvor du ellers vil lagre dem).

Du kan også lagre dette søket som en egendefinert visning som du kan bruke igjen i fremtiden ved å klikke på “Lagre som” knapp.

Som vi nevnte, Dette er ikke en metode for å finne e-postmeldinger som har blitt slettet permanent. Hvis du vil gjenopprette slettede elementer, du må lære hvordan finne gamle slettede e-poster i Outlook.

Bruk av avansert søk-alternativet i søkeverktøyene

Outlook utstyrt med en avansert søkefunksjon med flere kriterier. Denne funksjonen var i rask tilgang i tidligere versjoner av Outlook, men, Du må kanskje aktivere det med vilje hvis det ikke er noen Søk-fane i Outlook-båndet. Her hvordan du gjør dette:

1. 1. Høyreklikk til Outlook Ribbon og velg “Tilpass bånd” i listen over alternativer.
      * – alternativt kan du bruke menyen Fil > Alternativer
   2. I den “Velg kommando fra:” listen velg “Verktøyfaner” punkt.
   3. Finn “Søkeverktøy” overskriften nedenfor og klikk “Søk” punkt.
   4. Klikk “Legg” knapp.
   5. Klikk til slutt “ok” knappen for å lagre endringer.

Nå kunne du se “Søk” fanen i Outlook-båndet. Klikk på den for å se de tilgjengelige søkealternativene.

Du kan bruke søkeverktøy-alternativet for å starte “Avansert søk” motor hvor du kan søke i Outlook-e-poster etter flere kriterier.

Alternativt kan du bruke Outlook-hjelperen (søkefeltet “Fortell meg hva du vil gjøre”) for rask tilgang til Søkeverktøy eller for å starte Avansert søk.
Klikk inn i hjelpefeltet eller trykk Alt+Q snarvei og skriv inn navnet på ønsket alternativ, klikk deretter på den for å starte.

Hvordan hente gamle e-poster fra Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange e-posttjenester er en populær e-postserver som brukes av bedrifter. Hvis du er en Exchange Server-bruker, du kan kanskje hente gamle e-poster fra selve serveren.

For å finne gamle Outlook-e-poster på denne måten, trinnene er som følger:

1. Åpne Microsoft Outlook og klikk på “Filen” kategorien.
2. Deretter, plukke ut “Kontoinnstillinger”.
3. Neste, dobbeltklikk på Exchange-kontoen din for å åpne “Endre konto” vindu.
4. I den “Endre konto” vindu, gå til “Flere innstillinger” fanen og klikk på “Avansert” knapp. Dette vil åpne “Avansert søk” vindu.
5. Du kan søke etter gamle e-poster etter dato, avsender, mottaker, Emne, eller andre kriterier.
6. Når du har funnet e-postene du leter etter, du kan flytte dem til innboksen din (eller hvor du ellers vil lagre dem).

Du kan også eksporter Exchange-postkasse til PST-fil.

Sjekk Cache Exchange Mode

Cache Exchange-modus er en funksjon i Outlook som lagrer en kopi av Exchange-postkassen på datamaskinen. Dette kan være nyttig hvis du vil ha tilgang til e-postene dine offline eller hvis du vil forbedre ytelsen.

Men, Cache Exchange-modus kan også hindre deg i å se de siste e-postene dine. For å sjekke om dette er tilfelle, gå til “Filen” fanen og klikk på “Kontoinnstillinger.”

Deretter, dobbeltklikk på Exchange-kontoen din for å åpne “Endre konto” vindu eller velg kontonavnet ditt og klikk “Endring…”

I den “Endre konto” vindu, gå til “Avansert” fanen og se etter “Frakoblet mappefilinnstillinger” seksjon.

For Exchange-kontoer, du kan endre parametrene for Cached Exchange Mode, som kun er tilgjengelig i så fall. Outlook-klienter på Windows lagrer som standard e-poster på en datamaskin i ett år ved bruk av lokal lagring.

Etter det, lokal Outlook-klientlagring tømmes for tidligere meldinger. Skyv skiven til høyre fra 1 år til alle. Følg deretter instruksjonene på skjermen for å fullføre konfigureringen og omstart av Outlook, deretter bør endringene tre i kraft.

Etter det, dine gamle e-poster skal ikke slettes fra datamaskinen din på tre eller tolv måneder.

Hvordan hente gamle e-poster i Outlook Web Client

Hvis du bruker Outlook-nettappen med Office 365, du kan finne de gamle e-postmeldingene dine på flere måter.

Siden noe av den gamle e-posten din automatisk blir arkivert, det er best å starte med å sjekke “Arkiv” mappe. Dette, klikk på tannhjulikonet i øvre høyre hjørne og velg “Post.”

Deretter, klikk på “Alternativer” og velg “Se alle alternativer.” Neste, gå til “Post” delen og klikk på “Innstillinger for automatisk arkivering.”

Derfra, du kan endre hvor ofte du vil at Outlook automatisk skal arkivere e-postene dine.

Du kan også manuelt arkivere e-postene dine ved å velge e-postene du vil arkivere og klikke på “Arkiv” knapp.

Hvis de ikke er i “Arkiv” mappe, det er en sjanse for at du har slettet dem. Det er best å sjekke “Slettede elementer” mappe neste.

Hvis du har slettet dem og de er i denne mappen, du kan velge e-postene og klikke på “Gjenopprett Valgte elementer” knapp.

Du kan også finne gamle e-poster ved å søke etter dem. Dette, klikk på søkefeltet og skriv inn det du leter etter.

Endre retningslinjer for oppbevaring

Retningslinjer for oppbevaring brukes til å bestemme hvor lenge e-poster skal oppbevares før de slettes.

Du kan endre oppbevaringspolicyen hvis du vil beholde den gamle posten din lenger.

Første, åpne Exchange-kontrollpanelet ved å gå til “Samsvarsstyring.”

Deretter, klikk på “Retningslinjer for oppbevaring.” Derfra, du kan opprette en ny oppbevaringspolicy eller redigere en eksisterende.

For å konfigurere den nye policyen, velg “Ikke slett elementer før de er eldre enn” og angi antall dager du vil beholde e-poster.

Du kan også velge å få e-post slettet etter et visst antall dager eller uker. Eller lære hvordan stoppe Outlook fra å slette e-poster i vårt forrige blogginnlegg.

Når du har gjort endringene, Klikk på “Lagre” knapp.

Gjenopprette gamle e-poster fra en sikkerhetskopi

Hvis du har laget en sikkerhetskopi av Office 365 data før e-postene ble slettet, du kan bruke den sikkerhetskopien til å gjenopprette gamle e-poster.

Dette, åpne “Filen” fanen og klikk på “Åpen & Eksport.”

Deretter, klikk på “Import Eksport.”

I neste vindu, velg “Importer fra et annet program eller fil” alternativet og klikk på “Neste” knapp.

Deretter, velg “Datafil for Outlook (.PST)” alternativet og klikk på “Neste” knapp.

I neste vindu, velg sikkerhetskopifilen du vil bruke og klikk på “Åpen” knapp.

Deretter, velg postkassen du vil importere fra sikkerhetskopifilen og klikk på “Bli ferdig” knapp.

Du kan også utføre et kjernekontor 365 backup. Dette, last ned og installer Kernel Office 365 Sikkerhetskopiering & Gjenopprettingsverktøy.

Når programmet er installert, åpne verktøyet og velg “Sikkerhetskopiering” vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus.

I neste vindu, velg postkassen du vil sikkerhetskopiere og klikk på “Legg” knapp.

Deretter, velg plasseringen du vil lagre sikkerhetskopifilen til og klikk på “ok” knapp.

Velg “Liste alle postkasser” for å sikkerhetskopiere alle postboksene på kontoret 365 konto.

Bruk de ønskede filtrene for å filtrere postkasseelementene i henhold til dine behov, og klikk deg gjennom den veiledede prosessen

Sikkerhetskopieringsprosessen vil nå starte. Når den er ferdig, du vil ha en PST-fil som du kan bruke til å gjenopprette gamle e-poster.

Eksempel, hvordan finne post fra inneværende år

Outlook vil nå vise alle e-poster mottatt i inneværende år.

Konklusjon

Det er noen forskjellige måter du kan finne gamle e-poster i Office 365. Sjansen er, den gamle e-posten din er enten arkivert eller nylig slettet.

Men, hvis du ikke finner de gamle e-postene dine, du kan prøve å endre oppbevaringspolicyen eller reparere slettede meldinger ved å bruke gjenopprettingsprogramvare eller gjenopprette dem fra en sikkerhetskopi.

Ofte Stilte Spørsmål

Sletter Outlook gamle e-poster?

Enten kontor 365 sletter gammel e-post eller ikke, avhenger av hvordan du har konfigurert Outlook. Som standard, Outlook sletter ikke gamle e-poster, men den har en mulighet til å arkivere e-poster automatisk etter en viss periode. Hvis du har dette alternativet aktivert, dine gamle e-poster vil bli flyttet til en arkivmappe og vises ikke lenger i innboksen din. Du kan fortsatt få tilgang til dem hvis du trenger det, men de vil ikke lenger rote opp innboksen din. Til syvende og sist, hvorvidt Outlook sletter gamle e-poster er opp til deg.

Hvor lenge beholder Outlook e-poster?

Dette avhenger av hvordan du har konfigurert Outlook. Som standard, Outlook sletter ikke gamle e-poster, men den har en mulighet til å arkivere e-poster automatisk etter en viss periode. Hvis dette alternativet er aktivert, dine gamle e-poster vil bli flyttet til en arkivmappe og vises ikke lenger i innboksen din. Du kan velge hvilken som helst tidsramme for e-postene som skal arkiveres.

Hvordan finner jeg gamle e-poster i Outlook etter dato?

For å finne gamle e-poster i Outlook etter dato, åpne “Søk” fanen og klikk på “Avansert søk” vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus. Deretter, velg postkassen du vil søke i og skriv inn datointervallet du vil søke etter. Klikk på “Søk” knapp, og alle e-postene fra den datoperioden vises. Du kan deretter bla gjennom resultatene og finne e-posten du leter etter.

Hvordan får jeg Outlook til å vise alle e-postene mine?

Hvis du ikke ser alle e-postene dine i Outlook, det er sannsynligvis fordi de blir filtrert på en eller annen måte. For å fikse dette, åpne “Utsikt” fanen og klikk på “Vis som samtaler” vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus. Dette vil vise alle e-postene dine i en liste, uavhengig av om de er en del av en samtale eller ikke. Hvis du fortsatt ikke ser alle e-postene dine, et filter kan skjule dem. For å fikse dette, åpne “Utsikt” fanen og klikk på “Endre syn” vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus. Deretter, velg “Alle meldinger” alternativet fra listen over tilgjengelige visninger. Dette vil vise alle e-postene dine, selv de som er skjult av et filter.