utsikt, en av de mest populære e-postklientene, er mye brukt av både enkeltpersoner og bedrifter for å administrere deres e-postkommunikasjon. Over tid, det store antallet e-poster som mottas og sendes kan bli overveldende, gjør det utfordrende å finne gamle e-poster.
Hvis du bruker Microsoft Outlook til å administrere e-posten din, Du må kanskje finne gamle e-postmeldinger. Dette kan være vanskelig hvis du ikke vet hvor du skal lete eller hvilke søkekriterier du skal bruke. Det kan også være en utfordring hvis du regelmessig sletter e-postene dine. Heldigvis, Outlook tilbyr flere funksjoner og teknikker som kan hjelpe brukere med å finne gamle e-poster raskt og effektivt. I denne artikkelen, vi vil utforske ulike metoder for å hjelpe deg med å finne eldre e-poster og hvordan du finner gamle e-poster i Outlook og Office 365 ved hjelp av ulike metoder.
Hvorfor kan jeg ikke finne mine gamle e-poster i Outlook?
Hvis du er et kontor 365 bruker, det er en god sjanse for at du bruker Outlook-skrivebordsappen. Og hvis du bruker Outlook, det er sannsynlig at du ikke ser alle e-postene dine.
Dette er fordi standardvisningen for Outlook bare viser e-poster fra de siste to ukene. For å se gammel post, du må endre visningsinnstillingene.
Det er flere andre grunner til at du kanskje ikke kan finne de gamle e-postene dine i Outlook. En mulighet er at du ved et uhell har slettet dem. For å sjekke om dette er tilfelle, gå til mappen Slettede elementer og se om de er der. Hvis de er, du kan flytte dem tilbake til innboksen din.
En annen mulighet er at du har arkivert dine gamle e-poster. Outlook arkiverer automatisk e-poster over en viss alder, og du kan manuelt arkivere e-poster selv.
For å sjekke om e-postene dine er arkivert, gå til Arkiv-mappen og se om de er der. Hvis de er, du kan flytte dem tilbake til innboksen din.
Hvordan finne gamle e-poster i Outlook-e-postklienten
Metoder for å finne gamle e-poster i Outlook
-
- Bruke søkefunksjonen: Den raskeste og mest praktiske måten å finne gamle e-poster i Outlook er ved å bruke den innebygde søkefunksjonen. For å få tilgang til denne funksjonen, klikk på søkeboksen øverst i Outlook-vinduet. Du kan skrive inn nøkkelord relatert til e-posten du leter etter, for eksempel avsenderens navn, Emne, eller spesifikt innhold. Outlook vil vise en liste over samsvarende e-poster basert på søkekriteriene dine, slik at du enkelt kan finne ønsket melding.
- Bruk av filtre: Outlook inkluderer avanserte filtreringsalternativer som lar brukere begrense søkeresultatene sine basert på spesifikke parametere. For å få tilgang til disse filtrene, klikk på søkeboksen som nevnt tidligere, and then click on the “Search” tab that appears in the ribbon. Her, du kan filtrere e-poster basert på kriterier som dato, avsender, Emne, eller vedlegg. Ved å spesifisere de respektive parameterne, du kan avgrense søket og raskt finne de nødvendige gamle e-postene.
- Sortering av e-poster etter dato: Sortering av e-poster etter dato kan være en effektiv måte å finne eldre e-poster i Outlook. Som standard, Outlook viser e-poster i den rekkefølgen de ble mottatt eller sendt, med de nyeste e-postene øverst. For å snu rekkefølgen og vise de eldste e-postene først, click on the “Received” or “Sent” column header. Denne omorganiseringen gjør det lettere å finne e-poster fra en bestemt tidsramme eller datoperiode.
- Bruke mapper og undermapper: Organisering av e-poster i mapper og undermapper er en annen nyttig metode for å finne gamle e-poster. Ved å lage mapper basert på spesifikke kategorier eller prosjekter, du kan sortere og lagre relevante e-poster deretter. For å opprette en ny mappe, høyreklikk på postkassen eller en eksisterende mappe, select “New Folder,” and provide a name for it. Når mappene er opprettet, du kan manuelt flytte e-poster til de respektive mappene. Denne måten, du kan raskt navigere til ønsket plassering og hente eldre e-poster når det er nødvendig.
- Arkivering av e-poster: Arkivering av e-poster er en effektiv måte å rydde opp i innboksen mens du fortsatt beholder tilgangen til eldre meldinger. Outlook har en funksjon for automatisk arkivering som automatisk flytter eldre e-poster til en arkivmappe basert på spesifikke kriterier du definerer. For å aktivere automatisk arkivering, go to “File,” then “Options,” followed by “Advanced.” Here, du kan angi arkivpreferansene, inkludert tidsrammen for arkivering. Når den er konfigurert, Outlook vil flytte eldre e-poster fra innboksen din til Arkiv-mappen.
Bruke søkemapper
Hvis du bruker Outlook på Windows-datamaskinen, du kan søke etter tidligere e-poster i den installerte versjonen av Microsoft Outlook som er satt opp til å sende og motta Office 365 e-post. Denne metoden fungerer hvis du ikke allerede har slettet den gamle e-posten og dataene du trenger å finne.
For å finne e-postene du trenger, første, navigate to the “Folder” menu tab and click “New Search Folder”. In modern Outlook versions it is enough to click “Search Folders” and then “New Search Folder…” item.
In the “New Search Folder” window, scroll down to the “Organizing Mail” section and click “Old mail”.
Når du har gjort dette, du kan velge hvor langt tilbake du vil finne data (f.eks, to uker, en måned, tre måneder, seks måneder, eller et år).
Etter at du har gjort ditt valg, click “OK”, og søket vil begynne.
Deretter, gå tilbake til hovedvinduet (that you were on before opening the “New Search Folder” option) for å se resultatene dine, som vil vises i en egen mappe.
Derfra, du kan dra og slippe e-postmeldingene i innboksen (eller hvor du ellers vil lagre dem).
You can also save this search as a custom view that you can use again in the future by clicking the “Save as” button.
Som vi nevnte, Dette er ikke en metode for å finne e-postmeldinger som har blitt slettet permanent. Hvis du vil gjenopprette slettede elementer, du må lære hvordan finne gamle slettede e-poster i Outlook.
Bruk av avansert søk-alternativet i søkeverktøyene
Outlook utstyrt med en avansert søkefunksjon med flere kriterier. Denne funksjonen var i rask tilgang i tidligere versjoner av Outlook, men, Du må kanskje aktivere det med vilje hvis det ikke er noen Søk-fane i Outlook-båndet. Her hvordan du gjør dette:
-
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Tilpass bånd” in the list of Options.
* – alternatively you may use menu File > Alternativer - I "Velg kommando fra:” list choose the “Verktøyfaner" element.
- Finn "Søkeverktøy” header below and click “Søk" element.
- Klikk "Legg"-knappen.
- Finally click “ok” button to save changes.
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Tilpass bånd” in the list of Options.
Now you could see the “Search” tab in the Outlook ribbon. Klikk på den for å se de tilgjengelige søkealternativene.
You may use the Search Tools option to launch the “Advanced Find” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.
Alternativt kan du bruke Outlook-hjelperen (the search field “Tell me what you want to do”) for rask tilgang til Søkeverktøy eller for å starte Avansert søk.
Klikk inn i hjelpefeltet eller trykk Alt+Q snarvei og skriv inn navnet på ønsket alternativ, klikk deretter på den for å starte.
Hvordan hente gamle e-poster fra Microsoft Exchange Server
Microsoft Exchange e-posttjenester er en populær e-postserver som brukes av bedrifter. Hvis du er en Exchange Server-bruker, du kan kanskje hente gamle e-poster fra selve serveren.
For å finne gamle Outlook-e-poster på denne måten, trinnene er som følger:
- Open Microsoft Outlook and click on the “File” tab.
- Deretter, select “Account Settings”.
- Neste, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window.
- In the “Change Account” window, go to the “More Settings” tab and click on the “Advanced” button. This will open the “Advanced Find” window.
- Du kan søke etter gamle e-poster etter dato, avsender, mottaker, Emne, eller andre kriterier.
- Når du har funnet e-postene du leter etter, du kan flytte dem til innboksen din (eller hvor du ellers vil lagre dem).
Du kan også eksporter Exchange-postkasse til PST-fil.
Sjekk Cache Exchange Mode
Cache Exchange-modus er en funksjon i Outlook som lagrer en kopi av Exchange-postkassen på datamaskinen. Dette kan være nyttig hvis du vil ha tilgang til e-postene dine offline eller hvis du vil forbedre ytelsen.
Men, Cache Exchange-modus kan også hindre deg i å se de siste e-postene dine. For å sjekke om dette er tilfelle, go to the “File” tab and click on “Account Settings.”
Deretter, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Change…”
In the “Change Account” window, go to the “Advanced” tab and look for the “Offline Folder File Settings” section.
For Exchange-kontoer, du kan endre parametrene for Cached Exchange Mode, som kun er tilgjengelig i så fall. Outlook-klienter på Windows lagrer som standard e-poster på en datamaskin i ett år ved bruk av lokal lagring.
Etter det, lokal Outlook-klientlagring tømmes for tidligere meldinger. Skyv skiven til høyre fra 1 år til alle. Følg deretter instruksjonene på skjermen for å fullføre konfigureringen og omstart av Outlook, deretter bør endringene tre i kraft.
Etter det, dine gamle e-poster skal ikke slettes fra datamaskinen din på tre eller tolv måneder.
Hvordan hente gamle e-poster i Outlook Web Client
Hvis du bruker Outlook-nettappen med Office 365, du kan finne de gamle e-postmeldingene dine på flere måter.
Siden noe av den gamle e-posten din automatisk blir arkivert, it is best to start by checking the “Archive” folder. Dette, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”
Deretter, click on “Options” and select “See All Options.” Next, go to the “Mail” section and click on “Auto Archive Settings.”
Derfra, du kan endre hvor ofte du vil at Outlook automatisk skal arkivere e-postene dine.
You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Archive” button.
If they aren’t in the “Archive” folder, det er en sjanse for at du har slettet dem. It is best to check the “Deleted Items” folder next.
Hvis du har slettet dem og de er i denne mappen, you can select the emails and click on the “Recover Selected Items” button.
Du kan også finne gamle e-poster ved å søke etter dem. Dette, klikk på søkefeltet og skriv inn det du leter etter.
Endre retningslinjer for oppbevaring
Retningslinjer for oppbevaring brukes til å bestemme hvor lenge e-poster skal oppbevares før de slettes.
Du kan endre oppbevaringspolicyen hvis du vil beholde den gamle posten din lenger.
Første, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”
Deretter, click on “Retention Policies.” From there, du kan opprette en ny oppbevaringspolicy eller redigere en eksisterende.
For å konfigurere den nye policyen, select the “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.
Du kan også velge å få e-post slettet etter et visst antall dager eller uker. Eller lære hvordan stoppe Outlook fra å slette e-poster i vårt forrige blogginnlegg.
Når du har gjort endringene, click on the “Save” button.
Gjenopprette gamle e-poster fra en sikkerhetskopi
Hvis du har laget en sikkerhetskopi av Office 365 data før e-postene ble slettet, du kan bruke den sikkerhetskopien til å gjenopprette gamle e-poster.
Dette, open the “File” tab and click on “Open & Export.”
Deretter, click on “Import/Export.”
I neste vindu, select the “Import from another program or file” option and click on the “Next” button.
Deretter, select the “Outlook Data File (.PST)” option and click on the “Next” button.
I neste vindu, select the backup file you want to use and click on the “Open” button.
Deretter, select the mailbox you want to import from the backup file and click on the “Finish” button.
Du kan også utføre et kjernekontor 365 backup. Dette, last ned og installer Kernel Office 365 Sikkerhetskopiering & Gjenopprettingsverktøy.
Når programmet er installert, open the tool and select the “Backup” option.
I neste vindu, select the mailbox you want to backup and click on the “Add” button.
Deretter, select the location you want to save the backup file to and click on the “OK” button.
Choose “List all mailboxes” to back up all the mailboxes in your Office 365 konto.
Bruk de ønskede filtrene for å filtrere postkasseelementene i henhold til dine behov, og klikk deg gjennom den veiledede prosessen
Sikkerhetskopieringsprosessen vil nå starte. Når den er ferdig, du vil ha en PST-fil som du kan bruke til å gjenopprette gamle e-poster.
Eksempel, hvordan finne post fra inneværende år
Outlook vil nå vise alle e-poster mottatt i inneværende år.
Konklusjon
Det er noen forskjellige måter du kan finne gamle e-poster i Office 365. Sjansen er, den gamle e-posten din er enten arkivert eller nylig slettet.
Men, hvis du ikke finner de gamle e-postene dine, du kan prøve å endre oppbevaringspolicyen eller reparere slettede meldinger ved å bruke gjenopprettingsprogramvare eller gjenopprette dem fra en sikkerhetskopi.
Ofte Stilte Spørsmål
Sletter Outlook gamle e-poster?
Enten kontor 365 sletter gammel e-post eller ikke, avhenger av hvordan du har konfigurert Outlook. Som standard, Outlook sletter ikke gamle e-poster, men den har en mulighet til å arkivere e-poster automatisk etter en viss periode. Hvis du har dette alternativet aktivert, dine gamle e-poster vil bli flyttet til en arkivmappe og vises ikke lenger i innboksen din. Du kan fortsatt få tilgang til dem hvis du trenger det, men de vil ikke lenger rote opp innboksen din. Til syvende og sist, hvorvidt Outlook sletter gamle e-poster er opp til deg.
Hvor lenge beholder Outlook e-poster?
Dette avhenger av hvordan du har konfigurert Outlook. Som standard, Outlook sletter ikke gamle e-poster, men den har en mulighet til å arkivere e-poster automatisk etter en viss periode. Hvis dette alternativet er aktivert, dine gamle e-poster vil bli flyttet til en arkivmappe og vises ikke lenger i innboksen din. Du kan velge hvilken som helst tidsramme for e-postene som skal arkiveres.
Hvordan finner jeg gamle e-poster i Outlook etter dato?
For å finne gamle e-poster i Outlook etter dato, open the “Search” tab and click on the “Avansert søk"Alternativet. Deretter, velg postkassen du vil søke i og skriv inn datointervallet du vil søke etter. Click on the “Search” button, og alle e-postene fra den datoperioden vises. Du kan deretter bla gjennom resultatene og finne e-posten du leter etter.
Hvordan får jeg Outlook til å vise alle e-postene mine?
Hvis du ikke ser alle e-postene dine i Outlook, det er sannsynligvis fordi de blir filtrert på en eller annen måte. For å fikse dette, open the “View” tab and click on the “Show as Conversations” option. Dette vil vise alle e-postene dine i en liste, uavhengig av om de er en del av en samtale eller ikke. Hvis du fortsatt ikke ser alle e-postene dine, et filter kan skjule dem. For å fikse dette, open the “View” tab and click on the “Change View” option. Deretter, select the “All Messages” option from the list of available views. Dette vil vise alle e-postene dine, selv de som er skjult av et filter.