Mens Gmail regnes som en av de beste e-postklientene, absolutt av en grunn, brukere som byttet til Gmail etter Outlook, opplever ofte problemer med å bli vant til det. Ulike tilnærminger til visning av meldinger, filtre, søk og andre aspekter gjør det vanskelig for en Outlook-bruker i lang tid å fullt ut omfavne Gmail slik det fortjener. Nå, denne artikkelen bygger bro over gapet og lærer deg hvordan du får Gmail til å se ut og føles mer som Outlook.
Hvorfor vil noen slå Gmail til Outlook??
Vi kan lett komme med minst to grunner.
- Brukere som jobbet med Outlook i mange år og deretter ble tvunget til å migrere til Gmail, finner ofte Gmails grensesnitt og tilnærming til funksjoner kontraintuitivt. Selvfølgelig, det er egentlig ikke slik. Men å lære den gamle hunden nye triks kan være vanskelig, så hvorfor ikke konfigurere Gmail til å se ut som Outlook i stedet?
- En annen mulig årsak er når en bruker bruker begge e-postklientene, men på forskjellige datamaskiner. For eksempel, Gmail på jobben og Outlook hjemme. På denne måten kan det være nyttig å få begge klientene til å fungere likt.
10 måter å endre Gmail slik at det ser ut som Outlook
1. Slå av samtalevisning
Ikke en unik funksjon i Gmail, men likevel en kontroversiell funksjon, samtalevisning er det mange Outlook-brukere synes er ubeleilig i Gmail. Heldigvis, du kan enkelt slå meldingsvisning til vanlig visning uten å gruppere e-post i samtaler.
i Gmail, klikk på tannhjulikonet øverst til høyre:
Den Hurtige innstillinger ruten åpnes. Rull den ned og slå av “Samtalevisning".
Hvis du av en eller annen grunn ikke ser denne innstillingen i Hurtiginnstillinger-ruten, du kan klikke på “Se alle innstillinger”-Knappen i Hurtiginnstillinger-ruten for å åpne vinduet Innstillinger. Bytt til Generell kategorien, rull deretter ned til Samtalevisning seksjon.
2. Aktiver Outlook-stil forhåndsvisningsrute
Forhåndsvisningsruten eller Leseruten i Outlook lar en bruker raskt forhåndsvise meldingsteksten etter at han eller hun har valgt en e-post i listen uten å åpne meldingen i et nytt vindu. Leseruten i Outlook kan vises på høyre side eller nederst.
Når du bytter til Gmail, blir Outlook-brukere på mange år desorienterte: hvor er forhåndsvisningsruten? Hvorfor skal jeg klikke på Tilbake-knappen bare for å fortsette å lese resten av innboksen min? Hvorfor er det så komplisert?! Ikke bekymre deg - du kan også aktivere forhåndsvisningsruten i Gmail. Her er hvordan.
Start med å klikke på Gears-ikonet øverst til høyre.
Rull ned i hurtiginnstillingsruten til du ser alternativet Leserute:
Velg alternativet du vil ha, last inn siden på nytt, og her er du: Gmail ser litt mer ut som Outlook nå.
3. La Gmail åpne skrivevinduet i fullskjerm
Du hater også dette lille svarvinduet i hjørnet? Vil du få det til å se ut som det er i Outlook - fullskjerm? Ta trinnvise instruksjoner da!
Trinn 1: Klikk på "Komponer"-knappen.
Trinn 2: I vinduet Ny melding, klikker du på "Flere valg"-knappen, Velg"Standard til fullskjerm".
Det er det! Nå, hver gang du skriver en ny melding, redaktøren åpner fullskjerm.
Men vent! Klikk Svare fremdeles frem det lille gnomestørrelsen. Aaargh! Og det er ikke noe "Standard til fullskjerm" -alternativet nå. Hva kan du gjøre? Dessverre, Gmail er ganske inkonsekvent i oppførselen. Viser seg, du kan ikke konfigurere Gmail slik at svarvinduet vises i fullskjerm automatisk. Men det er tre løsninger:
- Holde Skifte og klikk Svare knapp. Dette får Gmail til å åpne komponistvinduet i fullskjerm. Fungerer også med nye meldinger - bare klikk på Komponer mens du holder inne Skifte.
- Mens metoden ovenfor er enklere, det er en annen. Svar på en e-post som vanlig, klikk deretter på nedpilen nær “Type respons” -knappen:
Dessverre, du må foreta disse to klikkene hver gang du svarer på en melding.
- Endelig, du kan installere en tredjepartsutvidelse i nettleseren din som vil legge til funksjonalitet for automatisk svar-pop-out i Gmail.
4. Vis meldingen du svarer under svaret ditt
Overraskende mange blir forvirret av dette. Om dette er en tiltenkt Gmail-oppførsel, eller en UX-bommert, forrige e-post vises ikke direkte i svarvinduet. Angivelig, dette gjøres for å redusere mengden visuelt "søppel" på skjermen. Ikke glem - standard svarvinduet er mildt sagt ganske kompakt. Men i noen situasjoner kan dette være veldig irriterende.
likevel, teksten i forrige melding er her, i svarvinduet. Det er bare skjult. Se de punktene i bunnen? Klikk på dem.
voila! Den forrige meldingen siteres nå som vanlig, rett under svaret ditt.
5. Legg til en signatur i e-postene dine i Gmail, som i Outlook
Signaturer i Outlook er definitivt en flott funksjon, men mange brukere tar feil og tenker at Gmail mangler dette. For å sette opp en signatur i Gmail, Følg disse trinnene:
Trinn 1: Klikk på Innstillinger-ikonet.
Trinn 2: Klikk "Se alle innstillinger".
Trinn 3: Bla ned til “signaturer"-Delen og klikk på"Lag ny"-knappen.
Trinn 4: Skriv inn signaturen din og formater den i henhold til din visjon.
Du kan opprette så mange signaturer som du trenger.
Trinn 5: Tilordne en standard signatur til nye meldinger og svare / videresende.
Trinn 6: Klikk "Lagre endringer”Nederst på siden Innstillinger.
For å sette inn en signatur manuelt i meldingen, klikker du på "Sett inn signatur”-Knappen nederst i svarvinduet.
6. Repliker funksjonen for fokusert innboks i Outlook i Gmail
utsikt 2016 brakt inn en utmerket funksjon beundret av tusenvis av Outlook-brukere - Fokusert innboks. Hva er greia? Basert på din egen åpne rate for forskjellige typer e-post og på åpne priser for andre brukere (hvis du bruker Outlook.com), Outlook deler meldinger i innboksen i to deler: Fokusert (dvs.. viktig), og alle de andre. Dette gjør at brukeren raskt kan se på hva som virker viktig og krever prioritert oppmerksomhet, og inspiser deretter andre meldinger på fritiden.
Gmail har sin egen måte å organisere e-post på slik at brukerne raskt kan se viktige meldinger.
Trinn 1: Åpne siden Innstillinger ( -> "Se alle innstillinger").
Trinn 2: Bytte til "Innboks"-kategorien.
Trinn 3: Slå på kategorier du vil at Gmail skal sortere innkommende meldinger til.
Gmail oppdager automatisk sosiale meldinger, Kampanjer, Oppdateringer og forum. Primærkategorien har private meldinger og e-poster som ikke er sortert i andre faner. Med andre ord, kategorien Primær er en analog av Outlook-motstykket - den fokuserte innboksen. Det er egentlig ikke så mange forskjeller.
7. Bruk etiketter som erstatning for Outlook-mapper
Mens Outlook er avhengig av mapper som et primært instrument for å administrere e-post, Gmail bruker en annen tilnærming. Merkelappfunksjonen lar brukeren bruke en etikett - eller en kode - på en hvilken som helst melding, og deretter raskt filtrere disse kodene eller søke gjennom dem.
Funksjonelt, etiketter er enda kraftigere enn mappe, fordi en melding bare kan være i en mappe om gangen, men du kan tilordne et hvilket som helst antall etiketter til det. Men, denne funksjonen vil ta litt tid å venne seg til hvis du bare jobbet med Outlook-mapper før.
Slik kan du konfigurere etiketter i Gmail.
Trinn 1: Å lage en ny etikett, Klikk"Lag ny etikett”Link i venstre panel.
Trinn 2: Skriv inn navnet på en etikett og klikk Skape.
Den nye etiketten vises i Etiketter fanen i Innstillinger side. Du kan raskt åpne denne kategorien ved å klikke på “Administrer etiketter”Lenke i høyre panel.
Trinn 3: Å tilordne en etikett til en melding eller en samtale, velg den, klikk deretter på "Etiketter" -knappen på den øverste linjen. Velg etiketter du vil tilordne denne meldingen, og klikk Søke om.
For å vise alle meldinger med en bestemt etikett, Bare klikk på navnet i høyre panel.
8. Tilordne etiketter automatisk til e-post
ok, etiketter er bra. Men kan Gmail bare filtrere innkommende e-postmeldinger og tildele spesifikke etiketter automatisk? ja, du kan konfigurere Gmail til å gjøre det.
La oss anta at du allerede har konfigurert etiketter du trenger. Nå, Følg disse trinnene:
Trinn 1: Klikk på "Vis søkealternativer”-Knappen nær søkeboksen øverst på siden. Dette åpner filterinnstillingspanelet.
Trinn 2: I filterinnstillingspanelet, skriv filterbetingelser som skal utløse etiketten, klikk deretter på "Opprett filter" -knappen.
I eksemplet ovenfor, vi vil merke alle meldinger fra Big Boss som har visse nøkkelord i seg som "Prosjekter".
Trinn 3: Velg etiketten du vil tildele hvis meldingen samsvarer med filterbetingelsene. Klikk "Lag filter".
Nå, alle nye meldinger du mottar tildeles etiketten og filtreres deretter. Denne funksjonen fungerer veldig som Outlook-regler, hjelper deg med å bli vant til Gmail raskere.
9. Tilordne farger til Gmail-etiketter
Forresten, visste du at du kan fargekode forskjellige etiketter for å få dem til å skille seg ut eller fange oppmerksomhet raskt hvis de betyr noe viktig? Det er enkelt.
Klikk på knappen med tre prikker like til venstre for etikettnavnet:
10. Definere Gmail-hurtigtaster på nytt
Hurtigtaster er en av de enkle tingene som øker produktiviteten flerfoldig! Men når du nettopp har migrert fra Outlook til Gmail, dine gamle vaner fungerer ikke lenger. Send en e-post med Ctrl + Enter? Bytt til innboks med Ctrl + Shift + I? Først, det virker som om ingenting fungerer i Gmail som det skal! Du kan til og med tenke deg om migrerer tilbake fra Gmail til Outlook deretter.
Ikke få panikk. De er hurtigtaster i Gmail, selvfølgelig. Mer over, du kan til og med tilpasse dem og få dem til å matche de hurtigtastene du bruker i Outlook.
For å aktivere hurtigtaster, må du åpne siden Innstillinger, velg Generell kategorien og finn delen "Hurtigtaster":
Aktiver snarveier og Lagre innstillinger. Nå kan du bruke dem i arbeidet ditt.
Du kan lære om standard tastaturkombinasjoner her. Og hvis du vil omdefinere noen hurtigtaster for å matche de i Outlook, vennligst les videre.
For å aktivere hurtigtasttilpasning, Følg disse trinnene:
Trinn 1: Forsikre deg om at hurtigtastene er aktivert (se ovenfor)
Trinn 2: Gå til “Avansert”-Fanen på Innstillinger-siden. Muliggjøre "Egendefinerte hurtigtaster".
Trinn 3: En ny fane skal vises på Innstillinger-siden. Hvis det ikke bytter til Generell kategorien igjen, og klikk på “Lagre innstillinger"-knappen.
Bytte til "Tastatursnarveier”-Fanen og konfigurer hurtigtaster som du vil.
Konklusjon
Som du ser, Gmail kan virkelig etterligne mange av de beste Outlook-funksjonene. Noen ganger, det gjør dette til og med bedre. Men, hvis du fortsatt foretrekker Outlook, Det er ikke noe problem. Det er også en flott e-postklient, og mange brukere overføre e-postene til Outlook fra Gmail, ikke den andre siden.
Bare finn en e-postklient som er best for deg, og bruk den med glede!
Flere Knowledge Base-artikler
GMail inbox is a dumpster fire in terms of visuals vs Outlook – it’s just awful to navigate in a business sense. To easily filter to view if you’ve had a chain of emails from the same person or conversation is impossible and means emails get missed. The conversation view is just impossible to follow. I HATE IT!!!!