Outlook AutoArchive er en praktisk, men relativt uklar funksjon i Windows mail. Som navnet antyder, Hensikten er å lagre gamle meldinger etter visse regler. Disse kan være standard eller tilpasset, basert på dine behov. Les videre for å lære de riktige teknikkene for å justere Outlook AutoArchive-innstillingene.
Microsoft Outlook AutoArchive-innstillinger
Så, hva skjer hvis du klikker på denne knappen? Som standard, funksjonen gjør ikke noe, så ikke vær redd for å slå den på. I utgangspunktet, systemet begynner umiddelbart å sile gjennom mappene dine og bruke reglene det kjenner. Den sanne verdien kommer til syne når du bestemmer deg for å flytte dine utdaterte e-poster. Det er mulig å overføre dem til et spesielt sted, slik at de fremdeles er tilgjengelige, men ikke tett innboksen. Dette er nøyaktig hva automatisk arkivering av Outlook 2013 lar deg gjøre. Slik tilpasser du systemet etter dine ønsker.
Hvordan sette opp arkiv i Outlook 2013 (Og andre)
La oss begynne med å aktivere funksjonen. Start e-postklienten din og ta følgende trinn.
- Fra Filen kategorien, adgang Alternativer.
- Hodet til Avansert seksjon.
- Velg Innstillinger for automatisk arkivering.
- Aktiver Kjør AutoArchive hver (med et justerbart antall dager).
Nå, funksjonen din for automatisk arkivering er på. Det er på tide å undersøke alternativene i praksis.
Viktige særegenheter
AutoArchive fungerer annerledes enn Opprydding av samtalemappe. Hvis du noen gang har brukt sistnevnte, du vet at den kan brukes manuelt. Innstillingene brukes på alle mapper du finner passende. Alle innstillinger passer inn i ett vindu.
AutoArchive kan være aktivt i flere mapper. Hver av dem vil bli skannet og omorganisert ved hjelp av gjeldende innstillinger. Lat brukere kan holde seg til standardinnstillingene (hvis det passer) og få dem brukt over hele linja. Hvis de ikke oppfyller dine behov, det er på tide å finjustere systemet. Les videre for å lære hvordan.
Konfigurer AutoArchive Outlook 2010
Frekvensen for arkivering kan endres i henhold til dine behov. Standardverdien er 14 dager. Brukere kan endre nummeret ved å bruke piltastene eller skrive ønsket figur. Systemet tillater ethvert valg mellom 1 og 60. Det lar deg ikke angi et lengre intervall.
Nå, Du kan programmere Outlook for å vise deg en melding før du kjører arkivfunksjonen. Dette oppnås ved å merke av i ruten før Spør før AutoArchive kjører. Meldingen lar deg sjekke innstillingene, endre dem, eller avbryt operasjonen helt.
Den neste gruppen parametere refererer til målvaregrupper. Hva skal du arkivere?, og hvordan? Noen av disse innstillingene er begrenset til meldinger. For eksempel, Du vil kanskje at gamle e-poster med utløpsdatoer skal forsvinne. Her, du bør velge 'Slett utgåtte elementer'. Operasjonen har ingen innvirkning på mappene dine med hendelser eller oppgaver.
Alle andre innstillinger gjelder for alle mapper. La oss se hva som kan gjøres med dem. Outlook-elementer inkluderer:
- notater,
- kalendere,
- arrangementer,
- oppgaver, og
- Journaloppføringer.
Som standard, en spesiell datafil med * .pst-utvidelsen lagrer gjenstander som er brukt over 6 måneder i systemet ditt. Filen heter 'Arkiv'. Som frekvensen av arkivering, filnavnet kan endres. Se på boksen for Arkivere eller slette gamle elementer. Det må kontrolleres for at denne omorganiseringen skjer. Arkivfilen vil være tilgjengelig når som helst, da du vil se den i navigasjonsruten. Som nevnt ovenfor, du kan spesifisere ønsket frekvens. Det er også mulig å sette målgruppen. For eksempel, du kan programmere systemet for å arkivere meldinger i en viss alder - mellom 1 dag og 60 måneder. Dette gjøres via Rydd ut ting som er eldre enn. Det er også mulig å tilordne en annen datafil som et lagringsmål.
Endelig, gamle elementer kan slettes permanent. Vær forsiktig med dette alternativet. E-poster som er berørt av regelen vil ikke etterlate seg spor i Slettede elementer mappe. Tenk to ganger før du bruker regelen. Mens du teoretisk kan hente dem fra serveren, dette er ikke garantert. For å lagre innstillingene og lukke vinduet, klikk ok. Nå, automatisk arkivering Outlook fungerer. Den fungerer etter innstillingene dine, inkludert frekvensen av arkivering. Som oftest, funksjonen begynner å virke noen minutter etter at konfigurasjonen er fullført.
Hvis e-postklienten din er programmert til å vise ledeteksten for automatisk arkivering, regner med å se det snart. Standardoperasjonen gjelder bare noen mapper. Disse inneholder sendte og slettede varer, samt oppgaver og kalender. Innstillingene kan også justeres slik du vil.
Tilordne mapper for automatisk arkivering
Det er mulig å kjøre prosessen på hvilken som helst mappe. Dette oppnås ved å slå på funksjonen for hvert av målstedene individuelt.
- Høyreklikk på hver og gå til egenskapene, eller
- Bruk den alternative banen via båndet. Du kan få tilgang til det samme Mappeegenskaper fra sin Filen seksjon*.
*Hvis du vil sette opp arkivering for kalenderen eller oppgavene, dette er den eneste måten å nå sine eiendommer.
Nå, klikk på fanen for arkiveringsfunksjonen. Den viser utvalget av mulige innstillinger for mappen. Som standard, systemet arkiverer ikke noe, så den tilsvarende boksen er merket av. Dette betyr at funksjonen ignorerer elementene på stedet. Å inkludere mappen i kildelisten, kryss av for den nødvendige boksen. Den har tittelen 'Arkiver elementer i denne mappen ved hjelp av standardinnstillingene'.
Hva om standardinnstillingene ikke passer deg? I dette tilfellet, du vil bytte ditt valg til 'Arkiver denne mappen ved hjelp av disse innstillingene'. Nå, parametrene kan redigeres i henhold til dine behov.
Autoarkivinnstillinger Outlook 2013 (og for andre versjoner) kan alltid reverseres til standardinnstillinger. Dette gjøres ved å gå til AutoArchive Settings (Fil - Alternativer - Avansert). Alternativet du bør klikke heter 'Bruk disse innstillingene på alle mapper nå'. Når den er på, alle mapper vil ha innstillingene tilbake til standardinnstillingene.
Key Takeaway
Automatisk arkivering er en praktisk funksjon i Microsoft-postmiljøet. Når den brukes riktig, verktøyet holder innboksen ryddig og gir enkel tilgang til eldre meldinger. Brukere kan enkelt justere frekvensen og andre parametere for arbeidet.
En tett postkasse er et hinder for effektiv forretningskommunikasjon. Jo flere e-poster du mottar - jo vanskeligere er det å finne den nødvendige meldingen. Takk til AutoArchive, brukere trenger ikke å bekymre seg for flom i systemene sine. La prosessen kjøre i bakgrunnen, og nyt glatt postopplevelse.
Flere Knowledge Base-artikler
