Noen ganger, kan det hende du må sende en haug med identiske e-poster. Hvis mottakeren ser dusinvis av adresser i ‘Til:' felt, meldingen din ser kald og upersonlig ut. Sammenslåing er en enkel måte å maskere masseutsendelse av. For noen av adressatene, det er rett og slett ingen måte å oppdage andre kontakter på. Funksjonen er mer praktisk enn blinde kopier. Dess, det tillater Outlook-utskriftsfletting med vedlegg. Her er en detaljert guide som hjelper deg i gang.
En sammenslåing kan brukes på forskjellige utganger: e-post, separate dokumenter, skrivere, etc. Denne artikkelen vil zoome inn på e-postmeldinger for å formidle de generelle prinsippene. Andre kategorier er satt opp på samme måte som vedlegg til Outlook Mail Merge. Målet kan oppnås på forskjellige måter og på forskjellige måter. Tredjepartsverktøy forbedrer bekvemmeligheten og tilbyr flere alternativer. Men først, la oss håndtere det grunnleggende.
E-postfusjon med vedlegg fra Outlook
Denne veien til Outlook-utskriftsfletting er det enkleste. Når alle adressater allerede er i kontaktene dine, det er naturlig å bruke denne listen som kilde. I følgende eksempel, vi viser deg hvordan du sender en melding til en gruppe av kontakter. Vår e-post vil be dem bekrefte kontaktinformasjonen deres.
Nødvendige forholdsregler
Husk at det ofte er rynke på masseutsendelse, og Internett-leverandøren din kan bli mistenksom. For å sikre at forsøket ditt er vellykket, lære om deres regler. Antall meldinger du kan sende over en periode (time / dag) kan være begrenset. Men, 100 er en vanlig terskel. derav, hvis du sender 99, dette kan knapt føre til problemer.
Ved strenge begrensninger, det er fremdeles måter å omgå dem på. Dedikerte fletteverktøy med planlegging deler korrespondansen din i mindre partier. Disse forblir under radaren.
Trinn 1: Valg av mottakere
Prosedyren begynner med merking av nødvendige kontakter. Dette:
- Gå til mappen som inneholder dem (Kontakter). Dette kan bli tilkalt av CTRL + 3).
- Velg mottakere eller bruk filtrering. For å gjøre det raskt, utføre et søk, eller sorter etter kategori.
I det første tilfellet, kan du søke etter en detalj som alle disse kontaktene deler (f.eks, selskapsnavn). Oppgaven er et kakestykke. Det er til og med mulig å utføre avanserte spørsmål. I det andre tilfellet, må du gjøre noen få trekk for å sortere Kontakter-mappen etter de nødvendige kriteriene (f.eks, selskapsnavn). Fremgangsmåten avhenger av din versjon av Outlook.
I den 2007 utgave, følg sekvensen Utsikt > Nåværende utsikt > Etter kategori. I senere versjoner (inkludert Office 365), den Utsikt fanen inneholder alternativet Endre syn. Bruk den til å stille inn enten telefon eller Liste utsikt. Neste, fra det samme Utsikt kategorien, velge Ordning og kategorier. Og dermed, det er ingen forskjell mellom e-postfusjon med vedlegg Outlook 2013 og e-postfusjon med vedlegg Outlook 2016.
Trinn 2: Samler vindu for sammenslåing av post
I den 2007 utgave, få tilgang til funksjonen umiddelbart via Verktøy. I alle påfølgende versjoner, ta turen til Hjem kategorien, velge handlinger, og klikk på E-postfusjon. En dialog med tittelen E-postflettekontakter vil dukke opp.
Trinn 3: Kontroller kontaktalternativer
Nå, det er nødvendig å sikre at de riktige mottakerne er valgt. Hvis du allerede har filtrert dataene, gå for Alle kontakter i gjeldende visning. Hvis mottakere ble valgt manuelt, velge Bare valgte kontakter. Det er mulig å slå sammen alle kontaktfelter eller bare de i gjeldende visning.
Trinn 4: Slå sammen alternativer
Disse kan justeres nederst i dialogboksen. I vårt eksempel, vi vil spesifisere dokumenttypen som Skjema bokstaver og sett E-post som et sammenslående reisemål. Du må også legge inn emnelinjen. Det kan eventuelt endres senere. For illustrasjon, antar at emnet er <Kontaktinformasjon sjekk>. Avslutt med ok. Nå, tekstbehandler blir tilkalt.
Trinn 5: Bruke Word
Som standard, tekstbehandleren viser en tom side. På båndet, åpne fanen med tittelen utsendelser. I vårt eksempel, vi vil sende den samme meldingen med et par variabler. Dette sikrer at hver e-post ser ut som om den ble laget individuelt. Ikke bekymre deg: variabler er lettere å sette inn enn du antar.
Gå inn i hilsenen din
På formell korrespondanse, åpningslinjen inneholder alltid en hilsen. Klikk på den tilsvarende knappen øverst, og spesifiser ønsket informasjon. Det er maler (f.eks, ‘Kjære’), men du kan også erstatte dem med dine egne ord (f.eks, 'Hallo'). Husk å ta med et mellomrom etter det første elementet. Ellers, det smelter sammen med mottakerens navn.
Det er også nødvendig å programmere handlinger brukt på ugyldige mottakernavn. Hvis du valgte ‘Kjære herr. X,Som en hilsen, men en kontakt inneholder ikke etternavn, systemet kan bruke en upersonlig hilsen (f.eks, 'Til den det måtte gjelde'). Avslutt med ‘OK’. Vinduet lukkes.
Gå inn i kroppen
Nå, vi kan begynne å skrive kroppen. Trykk Enter for å begynne. I vårt eksempel, teksten som skal skrives er “Vil du huske å sjekke om følgende informasjon er gyldig?". trykk Tast inn tasten igjen for å starte en ny linje. Her, vi vil sette inn e-postadressen til hver mottaker.
Å gjøre slik, klikk på Adresseblokk. Adressaten er allerede møtt med navn, så det er nødvendig å unngå repetisjon. Fjern merket i ruten Sett inn mottakerens navn i dette formatet:. Du kan velge å fjerne eller beholde firmanavnet. Avslutt med ok.
trykk Tast inn for å bytte linjer. Her, vi vil sette inn hver mottakers kontonummer. Dette, bruk alternativet for å sette inn flettefelt. Plukke ut Jobbtelefon og Sett inn. Lukk vinduet og trykk Tast inn.
Gå inn i avslutningen din
Nå, det er på tide å skrive inn avslutningen for meldingen vår. Skriv inn noe som “Vi setter pris på svaret ditt raskt. Beste hilsener, <navnet ditt>". Nesten ferdig! Det eneste som gjenstår er å forhåndsvise resultatet (budskap) for å sikre at det ser ut som du planla.
Bruk den tilsvarende knappen øverst, og pilene til høyre for den. De lar deg veksle mellom versjoner for forskjellige mottakere. Endelig, vi kan sende e-postene våre. Dette igangsettes via Bli ferdig & Slå sammen på toppen. Velg Send e-postmeldinger ... og sjekk detaljene i den nye dialogboksen. Bekreft med ok.
Bruke Outlook som kilde
I dette eksemplet, vi vil sende den samme e-posten til flere mottakere. Den eneste forskjellen er at handlingen er programmert via postklienten. Dialogboksen vil se annerledes ut, men de grunnleggende prinsippene er identiske. Start programmet og tilkall veiviseren. Dette gjøres ved å gå til ‘Mailing’ og starte sammenslåingen. Innkalle Trinn for trinn Mail Merge Wizard og fortsett derfra.
Du vil se et spesielt panel på høyre side av grensesnittet. tittelen Oppgavrute, den tillater parameterjustering. Velg E-postmeldinger som dokumenttype. Klikk Neste en gang, og igjen i den påfølgende dialogen, som vi vil legge inn innholdet manuelt.
Kontaktinformasjonen lagres i Outlook. derav, velge Velg fra Outlook-kontakter. Velg mappen som inneholder mottakernes detaljer. Dette oppnås via Velg Kontaktmappe. Det kan hende du ser en profilbeskjed. Vent til operasjonen er ferdig.
Du må nå merke kontaktene som skal e-post. Vinduet Mottakere av e-postfletting har mange filtreringsalternativer. Vær tålmodig, da det kan gå sakte. For å få fart på prosessen, du kan bruke Finn duplikater ... trekk.
Neste, legg inn meldingen. Systemet foreslår automatisk variabler. Forhåndsvis meldingen og send den. Bruke Elektronisk post funksjon for å angi de nødvendige alternativene (Til: og emnelinje:). Avslutt med ok og la sendingen begynne.
Bruke en annen kilde
Det er mulig å starte sammenslåingen fra Word, men hente kontaktinformasjon fra Access-databaser, Excel-ark, eller en annen kilde gjenkjent av prosessoren. Fremgangsmåten ligner den andre tilnærmingen. Den eneste forskjellen er et ekstra trinn som sikrer at flettingsfelt blir riktig matchet.
I dette scenariet, følger du de første trinnene til veiviseren blir tilkalt. Deretter, programmere den for å bruke en liste som allerede finnes i systemet ditt. Neste, spesifiser stedet for kontaktdata. Noen ganger, Du må kanskje angi spesialtegn som holder regler og kolonner adskilt. Disse omtales som avgrensere.
Velg kilden, filtrer kontakter om nødvendig, og fortsett til samsvar. På dette trinnet, felt fra kilden er matchet til e-flettingsfelt. Dette lar deg bruke praktiske funksjoner som Hilsen Line. En gang Matchfelt er klikket, vil du se en annen dialog som letter prosessen. Klikk ok når ferdig.
Bruke Mail Merge Toolkit
Det er mulig å oppnå målet raskere ved å bruke tredjepartsverktøy. De er spesielt nyttige når e-post flettes sammen med vedlegg.
Med ekstern automatisering, du får mange nyttige alternativer. Første, det tillater mer allsidig fletting med vedlegg. Hver mottaker kan motta et individuelt vedlegg. Det lar deg også tilpasse emnelinjen, og send både vanlige og blinde eksemplarer.