Beste Outlook Hacks å gjøre mest mulig ut av det

Du er her: E migrasjon programvare for Outlook » Kunnskapsbase » Beste Outlook Hacks å gjøre mest mulig ut av det

juli 22, 2021

av Gordon

Den første og primære hensikten med all programvare er å forenkle folks liv ved å oppfylle visse oppgaver bedre, raskere og mer presist. Når det gjelder å bruke Office Suite, spesielt MS Outlook, det er mange Outlook triks som hjelper brukerne enkelt ordne prosessen med e-post, holde kalenderoppføringer, arrangere møter, samt oppbevaring av verdifulle kontaktinformasjon. Men, disse er ikke alt Outlook funksjoner tilgjengelig for brukerne. Her, Vi har samlet en liste over Microsoft Outlook-tips som vil spare deg opp til flere timer per dag. Les videre for å mestre effektiv tid ledelse.

Effektiv Outlook tips for den beste brukeropplevelsen

Når det gjelder tidsstyring, hvert minutt er verdifull. Vil du bli overrasket hvis vi fortelle deg at med under Outlook tips og triks, du vil spare minst to timer per dag er en aktiv bruker av dette programmet? På grunn av effektiv 2016, 2013 eller utsikt 2010 Tips og triks, du vil være i stand til å gjøre bruk av programvaren funksjonalitet i sin helhet. La oss komme i gang.

Måter å organisere e-post i Outlook

MS Outlook store funksjon er e-post. Selv om, sin store fordel er ikke den funksjonen som er, ærlig talt, ikke sjelden i dag med så mange e-postklienter der ute. Takk til utsikt e-posthåndtering og søke muligheter, du trenger ikke å bla manuelt all innboksen på jakt etter nødvendig data.

previews

Når du får en e-post, før du åpner den, i forhåndsvisningsmodus, er det mulig å se avsenderen, Emne, og den første linjen.

forhåndsvisning Outlook-melding

Det sistnevnte kan justeres: åpne kategorien Utsikt ➝ melding forhåndsvisning ➝ opt antall linjer fra rullegardinmenyen. Dette kan brukes til alle e-poster eller en bestemt mappe. Gjør ditt valg og lagre.

Mapper

Det er en av de enkleste og, samtidig, de mest effektive måter på hvordan å organisere e-post i Outlook. Hvis du er vant til lagring e-post for fremtidig referanse, skape system av mapper, slik at du raskt finne nødvendige data. Det er mulighet for å lage regler for e-post fra en bestemt avsender automatisk skal plasseres i en bestemt mappe: bruke snarveien Ctrl + Skifte + E for å opprette en ny mappe ➝ finne en e-post fra avsender og høyreklikk den ➝ regler ➝ Alltid flytte meldinger fra ... ➝ velge mappen du nettopp har opprettet for denne avsenderen.

Alternativer for Outlook Advanced Start og avslutt

Takket være dette Outlook organisasjon mulighet, vil du lett navigere blant prosjekter og andre relevante mapper som kan bli funnet på navigasjonsruten i Outlook.

Søkemapper

Hvis du er vant til å søke etter nødvendig informasjon ved å skrive inn et søkeord eller avsendernavn i søkefeltet, benytte seg av beste mapper system fra Outlook.

Denne løsningen kalles søk eller smarte mapper. Trykk på fanen Mappe ➝ velge Ny søkemappe ➝ i vinduet som dukker opp, Velg en mal mappe eller lage egne med Opprette en egendefinert søkemappe alternativ ➝ indikere kriteriene (en bestemt avsender eller alle uleste meldinger) ➝ ok. Les mer om Søk i mapper i Outlook.

Flagg og kategorier

En annen effektiv måte på hvordan man kan organisere e-post i Outlook er å merke dem i henhold til kategorier. For hver kategori, det er en annen farge. I tillegg, de kan navngis og sette betinget av dine behov og preferanser i måten du organisere Outlook-mapper. For dette, finner fanen Tagger og klikk på kategorier. I menyen som vises, kan man endre navn på en kategori, og velg en farge for det. Deretter, i innboksen, bruke en av disse kategoriene for å visuelt lette søk. Et flagg kan tildeles en epost enkel venstreklikke. Hvis du høyreklikker, det er innstillinger og varsler for en bestemt e-post.

Rengjøring av mapper

Blant de måter på hvordan å organisere Outlook e-post, rydde opp i mapper automatisk. Denne funksjonen gjør det mulig å fjerne kopierte meldinger og duplikater til en bestemt mappe.

Å angi hvilke nøyaktig e-post bør vurderes overflødige, trykke på Filen ➝ Alternativer ➝ Post ➝ Samtale Clean Up. I dette vinduet, indikerer alle de relevante kriterier så som Outlook handle deretter. Som standard, disse e-postene vil bli lagt til mappen Slettede elementer. Ikke glem å Kompakt Outlook-datafil med jevne mellomrom for å holde datastrukturen optimalisert.

De Tips fra Outlook Favoritter

Selv de få ovennevnte funksjoner bevise at Microsoft Outlook er utviklet for å automatisk oppfylle en rekke funksjoner. Blant 365, 2016 versjoner eller utsikt 2013 Tips og triks, det er nok av e-hacks å mestre tid ledelse:

forsinket levering

Det er en av de Outlook beste praksis som denne funksjonen lar deg sende rapporten på gang, ikke glem å sende et kort eller send en e-post tidlig på morgenen som om du allerede er våken.

Outlook administrasjon vil komme til unnsetning. Når du har opprettet en e-post og skrive en mottaker, klikk på knappen Alternativer ➝ forsinkelse Levering ➝ sjekk boksen Ikke leverer før ➝ viser tid og dato og sjekke andre parametere som du kan bruke ➝ Lukk ➝ trykk Sende. Denne e-posten vil forbli i utboksen til den angitte tiden. Les mer om forsinket levering av e-post i Outlook 365.

Du kan også være lurt å vite hvordan du planlegger e-post i Outlook.

Hurtigtrinn

De på jakt etter den beste måten å organisere Outlook e-post bør ikke overse denne funksjonen. Med raske handlinger, en bruker kan velge de som oftest trengs handlinger og oppfylle dem i bare ett klikk.

Gå til kategorien Hjem ➝ i gruppe kalt Hurtigtrinn, er det noen maler. For å opprette egne, trykke på Lag ny ➝ taste inn navnet ➝ hit på Trinn og opt operasjonene som skal utføres. Deretter lagrer denne rask handling på verktøylinjen, eller hurtigtastene kombinasjoner kan velges. Bare tenk på de handlingene du gjør oftest.

Regler og varsler

Én funksjon kan ikke bli savnet på vei på hvordan å organisere Outlook effektivt. Takket være denne funksjonen, visse handlinger kan tildeles og utføres automatisk med en ny e-post.

Gå til kategorien Hjem ➝ traff på regler ➝ ch Jose Administrer Regler og varsler. I vinduet som kommer opp, du kan sjekke alle mulige regler, skape, redigere, og tilordne dem.

For å bruke denne Microsoft Outlook tips, treffer på Opprett en regel og opt for reglene som gjelder for det du har planlagt å gjøre med en innkommende e-post (melding, plassere en e-post til en bestemt mappe, etc.)

Microsoft Outlook e-post og kalender ledelse tips

Takket være noen Windows 10 Tips, triks, og hacks, samt massevis av tilgjengelig rask gratis e-post egenskaper, for eksempel, utsikt 2010 veiledninger, Det er muligheten til å spare en betydelig mengde tid. En av de beste eksemplene er bruk av snarveier som fortgang i arbeidet, ikke bare i Outlook, men også i andre programmer i Office Suite. Her er noen av dem:

Ctrl + R: for å svare på en e-post;
Ctrl + Skifte + M: for å lage en ny e-post;
Ctrl + 1: for å åpne en e-post;
Ctrl + 2: for åpning av en kalender;
Ctrl + 3: for åpne kontakter;
Ctrl + 4: til utsikt til vise oppgaver i kalenderen;
Ctrl + 4: For å vise Notater;
Ctrl + 6: for å muliggjøre en Mapper View-modus.

Andre tips om kalenderadministrasjon er beskrevet i egen artikkel.

Dra & Miste

Denne funksjonen fungerer mellom e-post, Kalender, Kontakt, oppgaver, og merknader. Det er mulig å sjekke Microsoft Outlook 2010 veiledninger om denne saken, men, Det er bare nødvendig å forstå ideen. For eksempel, å lagre en e-post i en mappe eller på skrivebordet, ganske enkelt dra den og slippe. Hvis du klikker på en e-post og dra det til kontakt-ikonet på navigasjonslinjen, en ny kontakt med navn og e-post allerede lagt inn vil vises. En e-post kan bli droppet i kalenderen eller oppgaver, og en avtale eller oppgave vil bli opprettet. Det er en av de måter på hvordan du bruker Outlook-oppgaver effektivt som gjør det mulig for en bruker ikke å skrive alle detaljer fra meldings.

kontonavn

Som standard, e-postadressen din er brukt som kontonavn i Microsoft Outlook 2018, men du kan også endre kontonavnet. Samtidig på serveren din e-postleverandør, det vil forbli den samme, slik at du kan ringe postkassene av innholdet: “Arbeid”, “Hjem” og så videre.

For å endre kontonavnet følge de neste trinnene:

høyreklikk på kontoen (venstre panel);
plukke ut “konto~~POS=TRUNC Properties”;
Eller gå til “Filen” → “detaljer”;
åpne “Kontoinnstillinger”;
velg kontoen hvilket navn du ønsker å endre;
klikk “Endring”;
angi et nytt navn;
klikk “Neste” og “Bli ferdig”.

Kommandolinjebrytere

Nerdete Outlook triks som vil hjelpe deg å bruke Outlook mer effektivt vil passe de som er vant til å jobbe med tastaturet, og ikke med musen. Trykk Win + R for å åpne en ledetekst og inn kommandoer:

outlook.exe / nopreview – åpne Outlook uten epost forhåndsvisningsvindu. Hoved og svært nyttig parameter som vil hjelpe deg å kjøre Outlook etter feil produsert av mottak av den skadede eller skadelig epost hindre normal Outlook lansering;
outlook.exe / velger folder_name – åpne Outlook med en bestemt e-postmappe i stedet for den du har tilordnet den viktigste. Dersom stedet for folder_name angi outlook: kalender, en kalender vil åpne;
outlook.exe / restore – åpne Outlook, gjenopprette alle vinduer dersom programmet ble stengt som følge av en systemfeil;
outlook.exe / finder – åpne en kraftig Outlook søkeverktøy.

Det er ikke en komplett liste over Outlook kommandolinjeparametere. Du kan lese mer om Outlook kommandolinjebrytere i Microsoft Knowledge Base-artikler.

Viktig: Husk om sikkerhet i Outlook

Uansett hvorfor du bruker denne programvaren, ganske sannsynlig inneholder konfidensiell og viktig informasjon. For dette formålet, det er viktig å regelmessig endre passordene, installere pålitelig antivirusprogramvare, samt å sikkerhetskopiere e-post. Ingenting kommer til å frustrere mer om viktig informasjon går tapt. I en slik situasjon, hele tiden lagret ved hjelp av tipsene ovenfor vil være bortkastet. Å gjenopprette tapte data, måten mer tid kan være nødvendig.

å sluttføre

Microsoft Outlook er en e-postklient utviklet for å oppfylle et betydelig antall funksjoner. Bortsett fra standard liste over funksjoner, en kan også registrere nyttige Outlook makroer eller innsats Outlook symboler å lage en e-post interaktiv, samt bruk mange andre funksjoner og trekk som er beskrevet ovenfor. Huske: den viktigste karakteristiske ved Outlook er det er meget enkelt og helhet. Og dermed, Brukerne trenger ikke å søke etter utsikt 2016 for dumminger, bare bruke en av de ovennevnte tipsene gang, og vil definitivt huske hvordan du bruker dem i fremtiden.