EN Global adresseliste er et verdifullt verktøy for enhver bedrift, klubb, eller samfunn hvor medlemmene må email hverandre på daglig basis.
I store organisasjoner, dag-til-dag operasjoner er utenkelig uten slike Windows-verktøy, som fordelene er åpenbare.
Opprette en sentralisert adresseliste gjør elektronisk kommunikasjon raskere og mer effektivt, som er avgjørende i næringslivet. Fra datamaskinen, hver ansatt kan få tilgang til opplysninger om sine kolleger og overordnede.
Innholdsfortegnelse:
- Hva er den globale adresselisten Outlook?
- Hvordan skape en global adresseliste?
- Hvordan ser den globale adresselisten?
- Legge globale adresselisten til kontakter i Outlook
- Oppdatering av global adresseliste i Outlook
- Eksport av global adresseliste fra Outlook
- Slik eksporterer Outlook e-postadresser til distribusjonsliste
Hva er den globale adresseliste i Outlook?
Oppdage en svært hendig type liste som styres sentralt og lar deg oppdatere global adresseliste i Outlook. Med alle versjoner av Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), et selskap må ha sin epost arrangert via Microsoft Exchange. Listen inneholder kontaktinformasjon for hver bedriftens e-postbruker og de relaterte distribusjonsgrupper. GAL er normalt tatt hånd om av IT-avdelingen.
Hvordan skape en global adresseliste?
For å gjøre dette i Microsoft Windows, du trenger å bruke Exchange Online Powershell. Det gjør det mulig å justere innstillingene via kommandolinjen. Hver av prosedyrene nedenfor krever rundt 5 minutter.
Den generelle sekvens er:
New -GlobalAddressList -Name “<GAL -navn>” [<Forhåndsdefinerte mottakerens filter | Custom mottaker filter>]
Og dermed, du kan gjelde enten en “pre-hermetisert” mottakerfilter eller en “tilpasset” en. Her er den grunnleggende forskjellen mellom de to.
Hvis organisasjonen navn er Wink, en mulig GAL navn er “Wink GAL”, og pre-hermetisert filter velger alle mottakere med Wink som selskapet verdi:
New -GlobalAddressList -Name “Blink GAL” -InkludertRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink
På den andre siden, med en egendefinert alternativ, bare mottakere der, for eksempel, CustomAttribute15 Eiendommen inneholder “AgencyB”, vil bli inkludert:
New -GlobalAddressList -Name “Byrå B GAL” -Mottakerfilter {customAttribute15 -lignende “*AgencyB *”}
Når det er gjort, ikke glem å sjekke om du har lyktes. Prøv å skrive inn navnet på din GAL stedet for <GAL -navn> og kjører denne:
Get -GlobalAddressList -Identity “<GAL -navn>” | Format-liste navn,RecipientFilterType,Mottakerfilter,InkludertMottakere,Betinget*
Alt i alt, Selv om prosessen kan virke skremmende, det er logisk og rask. Det tar bare noen få kommandoer for å sikre den splitter nye GAL er klar!
Ser den globale adresselisten
Fra Ny, drar mot Adressebok og deretter til Global adressebok.
Du vil se hva din Global adresseliste inneholder. Hvis du ønsker å eksportere til personlige kontakter, markere alle dataene du trenger. For hele globale adresselisten, trykk Ctrl-A. For å markere en viss rekkevidde, Klikk det første elementet i det, holde nede Skifte, og klikker på det siste elementet. Høyreklikke på området vil føre til at Legg til i kontakter knappen vises.
Legge globale adresselisten til kontakter i Outlook
Etter at en bruker har gått gjennom sekvensen nedenfor, de ser nødvendige kontakter kopiert til egen adressebok for en effektivitet boost.
- Klikk Adressebok under Finne seksjon (se øverst bånd).
- nå velger Avansert søk vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus.
- Skriv inn navnet på den enkelte å finne.
- Klikk ok.
- Finn navnet i søkeresultatene, og dobbeltklikk på den. Den åpner vinduet vil inneholde kontaktinformasjon for den personen.
- I nederste venstre hjørne, Finn Legg til i kontakter alternativ, og trykk på den.
- I åpningsvinduet, du står fritt til å endre detaljene om nødvendig.
- Avslutte med Lagre & Lukk.
Oppdatering av global adresseliste i Outlook
Fremgangsmåten er enkel, rask og avgjørende, som det vil i utgangspunktet oppdatere kontaktlisten på din PC. For å sikre at alle endringer i hoved globale adresselisten vises på enheten, og alt er synkronisert:
I kategorien tittelen Send motta, Lokaliser Last ned adressebok… i Sending / mottak grupper alternativeliste. Det er viktig at Last ned endringer siden forrige sending / mottak i Frakoblede adresseboken er krysset av. Fullføre prosedyren ved å trykke ok.
Alle endringene er nå tatt kraft, og du kan være sikker på at e-assistenten er fullt synkronisert. Husk å gjenta denne prosedyren regelmessig for at din e-post korrespondanse å kjøre jevnt.
Eksport av global adresseliste fra Outlook
Hvis du trenger å eksportere, det er litt mer komplisert enn noen få klikk. Du må først legge til alle GAL kontakter i din personlige kontaktliste (se ovenfor). For å hindre blanding med andre kontakter, du kan midlertidig flytte sistnevnte til en annen mappe. For dette, du kan filtrere etter dato for opprettelse eller endring.
Etter det, Det er to veier å vurdere. Første, kontaktene kan eksporteres til et CSV- eller XLS-fil. Alternativt, de kan brukes direkte fra Kontakter for fletting. Installasjon av Access forenkler prosedyren, som du kan enten importere detaljene til Access database direkte eller eksportere det derfra som en csv eller xlsx.
Eksportere Outlook e-postadresser
Når du trenger for å lage en distribusjonsliste fra Outlook-mottakere og fjerne dupliserte adresser, det er den eneste løsningen – Data utvinning kit for Outlook.
Her er hva du trenger å gjøre:
- Løpe Data Extracton Kit for Outlook søknad.
- Klikk Rapporter og velg Liste over mottaker e-postadresser vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus.
- Dette vil åpne et rapportinnstillinger vindu:
- Plukke ut *.CSV-fil muligheten til å eksportere mottakeradresser Outlook til Excel-format
- Velg riktig kilde: Ekstern PST-fil – Hvis du ønsker å opprette distribusjonsliste fra e-postmottakere som ligger i den eksterne PST-fil eller Outlook Brukerprofil – for å lage en distribusjonsliste fra gjeldende Outlook-e-post og laste ned adresseboken.
- Klikk Kjøre rapporten og angi plasseringen og filnavnet for å lagre den.
Verktøyet vil lagre e-postmottakeradressene i distribusjonslisten som du kan bruke senere. Du kan laste ned adresseboken til Excel-filen eller lage en tekstkopi av den.
Flere Knowledge Base-artikler
Å få denne typen informasjon fra Microsoft er ikke alltid enkelt, det er derfor jeg kommer hit for å få den hjelpen jeg trenger. Takk så mye for å gi denne informasjonen - Jeg gikk inn i min Outlook og opprettet deretter eksportert flere distribusjonslister i noen få trinn og nesten umiddelbart. Data Extraction Kit tillatt meg å bruke e-postadresser for mottakerne å skape alfabetisk sortert kontaktlister uten dupliserte kontakter i Excel-format. Ville bare fortelle deg at det arbeidet du gjør er utrolig nyttig for nybegynnere til Outlook (som meg!).