Você está se perguntando como criar uma tarefa de um email no Outlook? Felizmente, uma maneira simples e eficiente não envolve a reinserção de todas as informações. Tudo o que você precisa fazer para transformar um email em uma tarefa no Outlook é selecionar a mensagem e clicar nela, em seguida, arraste-o na barra de navegação em Tarefas. Você perceberá que o conteúdo da sua mensagem é copiado para o corpo da nova tarefa, deixando de fora quaisquer anexos.
Economize tempo Criando uma tarefa
Criar uma tarefa desta forma é semelhante a criar uma tarefa do zero, só que você economizou significativamente tempo. O conteúdo da sua mensagem aparece automaticamente na nova tarefa, permitindo que você faça ajustes como definir uma data de vencimento, atribuindo a tarefa, ou adicionar um lembrete. Isso facilita todo o processo de ter que criar um lembrete de tarefa, fornecendo uma solução mais direta de dentro do próprio e-mail. Você pode conseguir isso de três maneiras:
Método 1: Criar uma tarefa de um email no Outlook usando arrastar e soltar
O Microsoft Outlook é uma ferramenta versátil que permite aos usuários converter e-mails em tarefas arrastando e soltando rapidamente. A maioria das pessoas comete um erro ao excluir uma mensagem antes de concluir a tarefa e não consegue realizar o que está em sua lista de tarefas.. Com Microsoft Outlook, você não precisa se preocupar com esses problemas, mesmo depois de excluir a mensagem. Esta operação é realizada de duas maneiras:
Create a Task from a Message with Left-Click and Drag
Comece com um simples clique esquerdo no e-mail que você deseja converter, and hold the mouse button as you drag the email to the Tasks in the bottom-left corner of the navigation bar and release. Isso cria automaticamente uma tarefa contendo todas as informações na mensagem de e-mail sem os anexos desnecessários.
Este processo simples é o mesmo que criar uma tarefa do zero, só que você não precisa inserir novamente todas as informações. Uma vez que o processo é feito, adicionar uma data de início e de vencimento, definir um lembrete, ou atribua a tarefa a outra pessoa.
Clique com o botão direito e arraste
O processo exato pode ser concluído clicando com o botão direito do mouse no e-mail e repetindo o mesmo processo. Contudo, a única diferença é que quando você libera a mensagem na operação Tarefas na barra de navegação, O Outlook oferece três opções:
- Copie aqui como tarefa com texto
- Copie aqui como tarefa com anexo
- Mover aqui como tarefa com anexo
Se você estiver lidando com um e-mail com muitos detalhes, é aconselhável optar pelas opções dois e três, pois eles permitem que você adicione o e-mail inteiro com anexos como uma tarefa. Quando a data de vencimento chegar, os usuários podem abrir o anexo para ver detalhes cruciais sobre a tarefa.
Quando você transforma um email em uma tarefa no Outlook usando esta técnica, a nova tarefa é independente do email original. Isso protege sua lista de tarefas, mesmo que você exclua acidentalmente a mensagem. Esta é a melhor maneira de criar uma tarefa do Outlook a partir de e-mail e manter a mensagem original em sua caixa de entrada.
Quando você transforma um email em uma tarefa no Outlook, recomendamos mover a mensagem da caixa de entrada para uma pasta diferente. Isso ajuda a manter sua caixa de entrada organizada, aumentando sua produtividade.
Método 2: Sinalizar para acompanhar e-mails para transformar em tarefa
Outra maneira de criar uma tarefa do email do Outlook é sinalizar para acompanhar na guia de mensagem. Essa também é uma técnica direta que exige que o usuário selecione a mensagem que deseja converter e clique nela.
Depois de abrir e ler o e-mail da mensagem em sua janela, clique na guia "Início" da faixa de opções, e, em seguida, clique no painel "Tags" para selecionar "Acompanhar". Escolha um sinalizador específico no menu suspenso e aplique-o ao e-mail da tarefa.
Contudo, a técnica de sinalização de e-mails de acompanhamento tem uma desvantagem: se a mensagem for excluída, a tarefa desaparece automaticamente da lista de tarefas na espiada de tarefas. Isso ocorre porque a sinalização não cria uma tarefa totalmente nova a partir da original.
Sinalizar para acompanhar a partir da pasta Caixa de entrada
Se você ainda está se perguntando como tornar um email uma tarefa no Outlook, a maneira mais fácil é sinalizar para acompanhar a partir da pasta da caixa de entrada. Os usuários podem sinalizar a mensagem para aparecer na lista de tarefas como uma tarefa. Você não precisa abrir o e-mail para sinalizá-lo; você pode fazer tudo isso na pasta da caixa de entrada.
Passe o mouse sobre a mensagem que deseja converter em um email de tarefa, e use cliques rápidos na caixa de entrada para sinalizar a mensagem. Um ícone de bandeira aparece no canto superior direito quando você mantém o ponteiro sobre uma mensagem, permitindo que você clique sobre ele e sinalize-o.
Para os mais avançados, Existem opções avançadas
Opções mais avançadas são oferecidas quando você clica com o botão direito do mouse no ícone da bandeira. Você pode definir um lembrete ou escolher quando deseja ser lembrado da tarefa nas opções fornecidas no menu suspenso. Ele também permite que os usuários personalizem o e-mail da tarefa adicionando datas específicas de início e vencimento ausentes na caixa de diálogo.
Este método de converter um e-mail do Outlook em uma tarefa envolve a criação de uma lista de tarefas que o lembra de acompanhar sem abrir a mensagem de e-mail com frequência. Se você está se perguntando como tornar um email uma tarefa no Outlook, essas três técnicas podem ajudá-lo a começar. Então lá vai.
É assim que você pode transformar um email em uma tarefa no Outlook, e podemos ajudá-lo a entender como as tecnologias Microsoft Cloud funcionam e como se tornar mais organizado com seu trabalho.
Criar uma tarefa a partir de quaisquer outros itens do Outlook
O Outlook oferece mais do que apenas operações básicas de e-mail e conversão de e-mails em reuniões. Ele ajuda você a organizar seu trabalho com mais eficiência por meio de muitos outros itens extras que permitem criar uma nova tarefa e definir um lembrete para garantir a conclusão antes do prazo.
Há casos em que os usuários desejam exportar itens do Outlook para outro lugar ou fazer backup deles. Se você pretende exportar tarefas ao mudar para uma máquina diferente ou atualizar o sistema, O Outlook pode garantir que você não perca tarefas ou as entregue após a data de vencimento.
Esta ferramenta popular permite que você avalie tarefas em sua lista de tarefas junto com os ícones para seus números de telefone e calendário. Aqui estão as etapas vitais para criar uma tarefa a partir de qualquer outro item do Outlook e obter resultados perfeitos.
Como criar uma tarefa
O cenário mais comum é exportando tarefas do Outlook para excel. Se preferir fazê-lo manualmente, há uma funcionalidade integrada para mover suas tarefas para uma planilha. O assistente é invocado de forma diferente dependendo da sua versão do Outlook, então você deve usar um método que se adeque à sua versão para tornar o processo eficiente e rápido.
Etapa 1. Exportando tarefas do Outlook para CSV
Assim que o assistente abrir, clique nas telas e deixe os sistemas guiá-lo pelos vários ajustes necessários. A janela solicitará que você especifique o intervalo de datas pressionando OK, e as tarefas do Outlook serão exportadas com uma extensão CSV. Você não precisa ser um especialista para usar esta ferramenta, e após o processo, você receberá uma mensagem de aviso de que o formato de destino não oferece suporte a tarefas ou compromissos recorrentes.
Quando isso estiver completo, você pode abrir o arquivo no Excel, permitindo que você salve-o em um armazenamento externo ou mova-o fisicamente para outro PC. A etapa final da conversão como CSV é simples – o arquivo exportado armazena apenas uma única planilha sem fórmulas e formatação, enquanto um arquivo do Excel oferece maior flexibilidade.
Etapa 2. Convertendo o formato
Agora você pode encontrar a nova tarefa ou arquivo depois de exportar o email do Outlook para tarefas para o Excel. Isso permite que você crie um arquivo CSV e abra-o no Excel para alterar o formato da pasta de trabalho do Excel e aplicar qualquer formatação necessária. Estas etapas podem ajudá-lo a conseguir isso:
- Encontre o arquivo exportado (*.csv) e abra-o no Excel clicando duas vezes nele.
- Avalie o conteúdo e abra o menu Arquivo.
- Salve como uma planilha do Excel.
Se você encontrar um arquivo perfeitamente compatível com o Excel, você pode dividi-lo em várias folhas e aplicar fontes, cores, e muitas outras opções de formatação. Isso não é possível com texto CSV simples. Os usuários também podem aproveitar conversores de terceiros para transferir atribuições do Outlook.
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