MS Outlook é um excelente assistente quando se trata de lidar com a comunicação, fazendo anotações, e manter o controle da programação no calendário. Quanto mais ativo você estiver usando - mais arquivos ele armazena. Assim sendo, a questão de como compactar arquivos PST será levantada mais cedo ou mais tarde.
Um usuário médio pode nunca ter pensado sobre o necessidade de compactar arquivos de dados do Outlook. Provavelmente, o espaço ocupado pelos arquivos do Outlook não é considerável, ou você é um feliz proprietário de um grande disco rígido. Contudo, além da memória tamanho de arquivos PST ocupar, a questão da velocidade e do tempo de resposta de um PC é influenciada pela quantidade de dados armazenados. Então, compactar arquivos PST pode se tornar um hábito útil.
Antes de compactar arquivos PST
Além da correspondência necessária e importante, os usuários recebem muitos anúncios e spam por e-mail. Nem sempre, esses arquivos são excluídos no devido tempo. Além de, alguns e-mails contêm anexos que foram salvos em um PC; portanto, esses anexos ocupam o dobro do espaço que deveriam ter. É por isso que antes de você começar compactando PST, é melhor limpar pastas e subpastas. Não se esqueça de Itens Excluídos; esta pasta também deve ser verificada regularmente.
Limpando e organizando e-mails, entradas de calendário, notas, tarefas, compromissos, e os contatos são um hábito útil. Esta pode parecer uma tarefa longa e desafiadora pela primeira vez. Mas se você fizer isso regularmente, isso não só economizará espaço, mas também ajudará a encontrar as informações necessárias rapidamente.
Onde encontrar arquivos PST
MS Outlook armazena dados em arquivos específicos que são nomeados Pastas pessoais do Outlook. Esses arquivos podem ter duas extensões - PST ou OST, dependendo da versão e configuração do software que você está usando. OST files are usually connected to the online Outlook accounts (MAPI, Exchange Server etc.). A combinação desses arquivos também pode ser armazenada. Provavelmente, os usuários estão se perguntando como compactar um arquivo PST porque esta é uma extensão do arquivo que está armazenado no disco rígido de um PC. Contudo, nós iremos descrever os dois. Então, para localizar os arquivos de dados, proceder da seguinte maneira:
- Execute o Outlook e clique em Arquivo aba;
- Escolha e clique Configurações de Conta botão;
- Na lista drop-down, é necessário imprensa sobre Configurações de Conta;
- Na nova janela, encontre a guia chamada Arquivos de Dados e clique nele.
Haverá a lista de todos os arquivos PST e OST nos quais o Outlook armazena dados. Saber sua localização, os usuários podem encontrá-los no disco rígido para definir quais pastas ocupam muito espaço e precisam ser limpas. Depois, é possível compactar os arquivos PST e OST do Outlook.
Compactando arquivo PST: Algumas etapas fáceis
Os usuários da versão não Exchange do MS Outlook geralmente lidam com arquivos PST. portanto, para compactar arquivos PST no Outlook 2010 ou versões posteriores, siga as etapas mencionadas acima para encontrar arquivos de dados. Em seguida, selecione um arquivo que você gostaria de compactar:
- Escolha um dos seus arquivos PST e clique em Definições;
- Encontre o Compactar Agora botão e pressione-o;
- O processo de compactação do arquivo de dados do Outlook será iniciado;
- Quando esse processo acabar, Clique OK, e você verá novamente o Configurações de Conta janela, onde você pode continuar a compactar PSTs.
E os arquivos OST?
Normalmente, usuários corporativos estão lidando com OSTs. As etapas de compactação são semelhantes às que você realiza quando deseja compactar um arquivo PST do Outlook 2013 ou outra versão não Exchange:
- Encontrar Configurações de Conta > Arquivos de Dados guia e encontre um OST para ser compactado > Definições;
- Na nova janela, encontre o Avançado aba;
- aperte o Configurações do arquivo de dados do Outlook botão;
- Então opte Compactar Agora, e o processo vai começar.
O que compactando um arquivo PST faz & Com que frequência fazer isso?
As etapas simples acima podem ajudar a economizar 10% do espaço do disco rígido. Além de, este procedimento irá melhorar a velocidade do Outlook e de um PC em geral. Antes de começar a compactar seus arquivos, observe que durante este processo, você não conseguirá utilizar o software de e-mail. Também, um computador será carregado com este processo; é por isso que pode ser um pouco lento.
A frequência do procedimento de compactação depende de quão ativamente você está usando o Outlook, quantos anexos existem, e quanto espaço livre você tem em seu disco rígido. Os usuários regulares podem recorrer a este procedimento uma vez por 4-5 meses. Contudo, quando você sente que o tempo de resposta do Outlook ficou mais longo, verifique o espaço ocupado pelos arquivos de dados. Provavelmente é hora de compactá-los para melhorar a eficácia do seu PC e Outlook.
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