Quando se trata de clientes de e-mail, O Outlook é o ambiente preferido para muitas empresas e usuários. É seguro, versátil, e poderoso. Pode-se armazenar e gerenciar um grande volume de correspondência eletrônica e acessar várias contas em um servidor. Contudo, também existem algumas desvantagens - por exemplo, alguns usuários se sentem frustrados quando tentam exportar e-mails do MS Outlook.
Embora existam diferentes métodos manuais, nenhum deles é perfeito. Quando há pouca informação, você pode copiar e colar e-mails separados no Word ou outro processador de texto. A formatação original não pode ser preservada.
Neste artigo, vamos cobrir algumas maneiras confiáveis de transformar seus e-mails em planilhas para o Microsoft Excel. Infelizmente, não existe um botão mágico para permitir que você exporte e-mails do Outlook para o Excel automaticamente. Pode ser complexo, a menos que você conheça alguns truques - descubra-os abaixo.
Razões para exportar e-mails do Outlook
Os usuários podem querer mover seus e-mails por diferentes razões. As motivações mais comuns para exportar e-mails do Outlook para o Microsoft Excel são as seguintes:
- a necessidade de transição para um novo servidor
- a necessidade de criar uma lista de distribuição para outros aplicativos
- a necessidade de alternar entre plataformas
- a necessidade de compartilhar informações com outro usuário
- a necessidade de um backup.
Quando você muda de sistema para sistema, os dados costumam ser danificados ou perdidos. A tarefa de transferência para o Excel não é moleza - se você tentar um método duvidoso, você corre o risco de perder a informação para sempre. Em vez de correr riscos desnecessários, aproveite os segredos que compartilhamos abaixo. Mostraremos como copiar e colar os dados ou exportar para um arquivo CSV.
Vantagens de importar para planilhas
Exportar para Microsoft Excel é um dos modos de transferência mais confiáveis. O formato de planilha permite que você organize as conversas em um banco de dados. Isso permitirá que você encontre contatos antigos e trocas por diferentes parâmetros como data de contexto.
Uma planilha como opção de backup também vale a pena considerar. Qualquer informação valiosa do Outlook deve ser copiada para recuperação. Cedo ou tarde, você pode precisar encontrar conversas específicas para fins pessoais ou legais. Em caso de falha do servidor, se os dados desaparecerem (que é um cenário de pesadelo!) você terá o arquivo XLS para recorrer.
Como exportar e-mails do Outlook para o Excel
Você gostaria de criar uma lista de distribuição ou relatório forense? Aqui está a melhor maneira de fazer isso:
* - A versão não registrada converte um número limitado de mensagens- Clique no botão acima para baixar o software Outlook Data Export Kit.
- Instale e execute-o.
- Clique “Relatórios” e escolha “Lista de contatos” ou “Lista de endereços de e-mail do destinatário” se você deseja gerar uma lista de distribuição,
ou
escolher “Propriedades de e-mail…” se você deseja criar uma lista de e-mails do Outlook dentro de suas propriedades. - Escolha as opções de relatório e execute o relatório.
- Abra o arquivo de resultado no Microsoft Excel ou em outro editor de planilhas.
Além disso, o Data Extraction Kit for Outlook permite criar uma lista de contas e senhas do Outlook. Veja isso. Além disso, você pode querer saber como Importar endereços de e-mail do Excel para o Microsoft Outlook.
Exporte cada email de uma pasta de email do Outlook para um arquivo Excel/CSV autônomo
Você deseja exportar cada e-mail do Outlook para um arquivo Excel separado? Bem, a primeira maneira é abrir manualmente cada e-mail e criar um arquivo Excel correspondente. Então você copia cada e-mail. Este método não requer nenhum software especial.
Bem, O recurso de importação/exportação do Outlook não tem a capacidade de criar arquivos Excel individuais. Quando você exporta, ele cria um arquivo Excel com todos os emails em um só lugar. Você pode precisar de uma ferramenta de terceiros que possa exportar em lote cada e-mail para uma pasta de trabalho separada. Incluiria um “salvar em massa” característica.
Este recurso não está explicitamente disponível em nosso Kit de Extração de Dados para Outlook. Contudo, você pode configurar filtros personalizados que permitem gerar categorias de arquivos específicas, tal como “E-mails com anexos” ou “E-mails sem anexos”. Você pode usar o recurso de intervalo de datas para obter arquivos individuais para cada dia, semana, mês, etc. Também é possível gerar relatórios forenses usando recursos como “Itens contagem por pasta do Outlook”.
Como exportar e-mails do Outlook para Excel
- Baixar, instale e execute o software DEKit.
- Clique no “Relatórios” botão no painel superior.
- selecionar “Propriedades de email do perfil do Outlook” relatório.
(Alternativamente, você pode usar um segundo relatório que use o arquivo PST do Outlook). - Especifique o local e o nome do arquivo Excel para o qual deseja exportar as propriedades de email do Outlook.
- Clique no “Salvar” botão.
- Selecione o perfil do Outlook que deseja usar se o programa solicitar que você faça isso.
- Na próxima caixa de diálogo, selecione a pasta do Outlook com a qual deseja trabalhar.
Observe que o programa também processará todas as pastas subsequentes se a opção correspondente estiver habilitada. - Clique no “Feito” botão. O programa criará um relatório.
- Abra o arquivo de relatório criado no Excel para visualizar seu conteúdo.
Como exportar e-mails para o Microsoft Excel usando o Outlook
Isso não é ciência do foguete, mas aqui está uma advertência: não espere manter nenhum estilo. Os dados serão transferidos como texto simples com os contatos, e todos os links serão básicos. Não há exceções ou soluções alternativas aqui, nem no Windows nem no Mac. Se você realmente precisa preservar a aparência dos e-mails originais, salve-os como HTML. Caso contrário, siga este procedimento:
- Abra o aplicativo Microsoft Outlook.
- Vá para o menu Arquivo.
- Escolha o recurso para abrir e exportar.
- Selecione “Importar / Exportar” para encontrar “Exportar para um arquivo”.
- Especifique que você precisa criar um arquivo para Excel (CSV), não é um arquivo PST.
- Escolha entre as pastas disponíveis onde o arquivo pode ser salvo.
- Coloque uma marca ao lado da opção de exportação “Mensagens de e-mail”.
- Altere os campos personalizados do mapa, se necessário.
- Finalize clicando em ‘Concluir’.
- Feche o cliente Outlook.
Depois de clicar em ‘Concluir’, todas as suas mensagens irão para o arquivo recém-criado - verifique a pasta para ter certeza. Observe que ambos os formatos do Microsoft Excel são adequados.
Como abrir um arquivo CSV
No caso do CSV (Valores Separados Por Virgula) formato, você pode migrar para uma planilha depois com a mesma facilidade. Basta clicar com o botão direito do mouse no arquivo CSV exportado, e escolha ‘Abrir com…’ - Excel no menu de contexto. O arquivo será aberto no programa, para que você possa salvá-lo como um formato de arquivo XLS.
A maneira direta de extrair dados de e-mails do Microsoft Outlook
Você pode mover todos os seus e-mails do Outlook 2016 ou outra versão no Windows ou Mac em massa. Não é necessário exportar os dados para um arquivo autônomo primeiro. Aqui está como fazer o trabalho rapidamente copiando e colando:
- Abra o Outlook e entre na visualização Mail.
- Abra a pasta cujo conteúdo deve ser transferido.
- Copie todos os e-mails com ou sem texto (veja a dica abaixo).
- Abra o MS Excel.
- Crie um novo arquivo de planilha.
- Insira os e-mails copiados - selecione a célula A1 e cole usando o padrão ‘Ctrl + Comando V ’/’ + Comando V ’para exportar e-mails do Outlook.
- Salve o arquivo. no seu dispositivo Windows ou Mac.
Como copiar e-mails para Microsoft Excel (Passo 3)
Existem duas maneiras de importar e-mails em qualquer versão, incluindo Outlook 2013 - com ou sem seu texto. Para preservar o conteúdo, siga todos os passos abaixo. Para exportar sem eles, começar da etapa 6.
Faça o seguinte:
- Desative o modo Painel de Leitura do Outlook através do menu ‘Exibir’.
- Ainda em modo de exibição, clique na opção Adicionar Colunas.
- A nova caixa chamada Mostrar colunas permite que você selecione colunas de 'Todos os campos de correio'. Escolha esta opção.
- Na lista de ‘Colunas Disponíveis’, marque 'Mensagem'.
- Finalize clicando em ‘Adicionar’ e ‘OK’.
- Destaque o conteúdo completo da caixa de correio em sua pasta aberta.
- Copie os dados do Outlook usando o botão ‘Ctrl + Comando C '.
Exportar e-mails do Outlook para o Excel com data e hora
se você precisa preservar os detalhes de data e hora, use a cópia & método de colar. O sistema Outlook permitirá que você visualize e-mails de um intervalo de dados específico. O método é semelhante à cópia direta comum. Aqui está o que fazer:
- Ir ao Barra de pesquisa do Outlook 2010 ou qualquer outra versão.
- Insira as duas datas definindo o alcance.
- Clique 'Digitar'.
- Destaque os e-mails com o intervalo de datas (use a dica para Step 3 acima).
- Copie a seleção (Ctrl + C).
- Aberto MS Excel.
- Insira os dados copiados em uma planilha vazia (Ctrl + Em).
Parabéns! Agora, as mensagens com os parâmetros de tempo especificados chegaram à sua planilha. Você não precisa procurar por nenhuma pasta em nosso dispositivo - apenas copie e cole diretamente! Este método básico é usado para tipos específicos de trabalho analítico. Observe que ele não gera um arquivo CSV exportado - em vez disso, você salva as planilhas depois de colar os dados. Agora você sabe exportar e-mails do Outlook para o Excel com data e hora.
Palavras Finais
Estas são as formas mais comuns de transferir dados de e-mail do Outlook 2019 e edições anteriores para Excel. Se um ou ambos os sistemas estiverem em Macintosh, a sequência é semelhante. Se você precisar transferir fisicamente o arquivo CSV para outro computador, use qualquer armazenamento de memória externo ou salve-o em uma nuvem. Você também pode enviar por e-mail para o seu endereço do Mac.
Se você precisa de backup, você também pode exportar e-mails do Outlook para um arquivo PST autônomo. Salve em qualquer local seguro. Ele conterá não apenas as mensagens, mas também seus contatos, tarefas, e atribuições. Você também pode transferir e-mails de outros clientes de e-mail diretamente para o Outlook com um conversor especial que gera PST. Os dados podem ser baixados em um arquivo separado ou alimentados diretamente em seu perfil ativo no Outlook.
Perguntas Mais Frequentes
Como exportar vários emails do Outlook para o Excel?
Existem duas maneiras populares de exportar e-mails do Outlook. A primeira maneira é usar a função de importação/exportação disponível no aplicativo Outlook da área de trabalho, pois a função não está disponível na versão web do Outlook. O assistente de exportação oferece dicas à medida que você exporta um arquivo. Mas tome nota de duas configurações principais. Certifique-se de selecionar “Exportar para um arquivo” e escolha o formato de arquivo como “CSV” em vez de .pst. O último formato é usado principalmente como arquivo de backup ou para enviar e-mails para outra conta do Outlook. Em vez de usar a função interna, o segundo método é usar uma solução de terceiros que pode extrair e-mails do Outlook para o formato suportado pelo Excel, como .xlsx. Você pode utilizar nosso Software do kit de exportação de dados pois oferece um assistente de exportação intuitivo e suporta vários formatos.
Como faço para copiar e colar vários endereços de e-mail do Outlook para o Excel?
Existem várias maneiras de fazer isso. Para endereços de e-mail armazenados em Distribuição ou Grupos, inicie o Outlook e selecione Contatos. Ative a opção Lista para ver os contatos disponíveis e segure o botão CTRL e clique em emails individuais para copiá-los. Copie e cole os contatos na pasta de trabalho do Excel. em segundo lugar, você pode exportar manualmente os endereços de e-mail do Outlook usando a função Importar/Exportar. Ao exportar como um arquivo, escolha Valores separados por vírgula e escolha Contatos. Em terceiro lugar, é possível usar um kit de extração de dados software que pode extrair contatos de arquivos PST automaticamente.
Posso exportar todos os meus e-mails do Outlook?
Sim, se você planeja importar os e-mails do Outlook para outra conta pelo mesmo provedor de serviços de e-mail, você pode usar a função Importar/Exportar. No assistente de exportação, escolher “Arquivo de dados do Outlook .pst) como o formato. O próximo passo é bem fácil. Selecione a pasta para exportar, por exemplo, Caixa de entrada ou itens enviados. A única desvantagem deste método é que ele não oferece formatos flexíveis. O melhor maneira de salvar e-mails do Outlook que é mais robusto e flexível é usando uma ferramenta de extração de dados.
Posso extrair dados de um anexo do Excel?
Sim, é possível analisar dados dos arquivos Excel anexados. Mas você precisará usar uma integração de terceiros com uma função de análise. Muitos usuários utilizam o Power Automate (anteriormente Microsoft Flow). Eles podem analisar os dados e executar funções automatizadas adicionais, como adicionar os dados a um banco de dados central. O Power Automate não é a única ferramenta que oferece essa função. Existem muitas outras integrações de terceiros.
Posso conectar o Outlook ao Excel?
Sim, os usuários podem criar uma ponte que lhes permite enviar automaticamente e-mails automatizados do Outlook para o Excel. Contudo, não há nenhuma função nativa para fazer isso. Os usuários precisam encontrar soluções externas fornecidas pela Microsoft, como Power Automate ou outras integrações de terceiros por provedores como Zaiper, Automate.io, etc.
Posso converter um arquivo PST para Excel?
Sim, é possível converter PST, um formato utilizado pelo Microsoft Outlook para armazenar suas informações, para um arquivo do Excel com suporte para linhas e colunas. Para esta operação, é necessário encontrar uma ferramenta de conversão. Existem muitas ferramentas no mercado de fornecedores como Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, e mais. Muitas ferramentas são gratuitas ou podem ter um período de teste gratuito. Recomendamos que você experimente a versão gratuita do Data Extraction Kit para exportar automaticamente itens PST para o arquivo do Microsoft Excel.
Como exportar um e-mail do Outlook para Excel manualmente?
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- No Outlook, clique Arquivo em seguida, selecione Aberto & Exportação.
- Clique Importação/exportação, escolher Exportar para um arquivo e clique em Próxima botão.
- Escolha Valores Separados Por Virgula e clique em Próxima.
- Escolha uma pasta contendo e-mails para exportar, digite um nome de arquivo, e clique em Está bem.
- Especifique um local para salvar o arquivo CSV e clique em Próxima, em seguida, clique em Terminar.
