Como exportar e-mails do Outlook para o Excel

Quando se trata de clientes de e-mail, muitas empresas e usuários preferem o Outlook devido à sua segurança, versatilidade e potência. Permite aos usuários armazenar e gerenciar grandes volumes de correspondência e acessar múltiplas contas em um único servidor. Contudo, também existem algumas desvantagens, incluindo o fato de que alguns usuários acham frustrante exportar e-mails do MS Outlook.

Embora existam diferentes métodos manuais disponíveis, nenhum deles é perfeito. Uma solução potencial é copiar e colar e-mails individuais em um programa de processamento de texto, embora isto nem sempre preserve a formatação original.

Neste artigo, forneceremos vários métodos confiáveis ​​para converter e-mails em planilhas do Microsoft Excel. Infelizmente, não existe uma maneira automatizada de exportar e-mails do Outlook para o Excel. O processo pode ser complexo, a menos que você esteja familiarizado com alguns truques, que explicaremos abaixo.

Benefícios da exportação de e-mails do Outlook

Existem vários motivos pelos quais os usuários podem querer exportar seus e-mails do Outlook para o Microsoft Excel. As motivações mais comuns para fazer isso são:

• a necessidade de transição para um novo servidor
• a necessidade de criar uma lista de distribuição para outros aplicativos
• a necessidade de alternar entre plataformas
• a necessidade de compartilhar informações com outro usuário
• a necessidade de um backup.

Ao passar de sistema para sistema, os dados costumam ser danificados ou perdidos. O processo de transferência de dados para Excel pode ser desafiador, e existe o risco de perder informações se o método não estiver correto. Em vez de correr riscos, recomendamos utilizar os métodos descritos abaixo, que envolvem copiar e colar dados ou exportar para um arquivo CSV.

As vantagens de importar para planilhas são inúmeras

Exportar para Microsoft Excel é um dos modos de transferência mais confiáveis. O formato de planilha permite organizar conversas em um banco de dados, permitindo que você encontre contatos e trocas antigos por diferentes parâmetros, como data de contexto.

Uma planilha como opção de backup também vale a pena considerar. Qualquer informação valiosa do Outlook deve ser copiada para recuperação, pois você pode precisar encontrar conversas específicas para fins pessoais ou legais em algum momento. Em caso de falha do servidor, o arquivo XLS fornece uma solução de backup, mitigando o risco de perda de dados.

Como exportar e-mails do Outlook para o Excel

Vamos revisar o processo de exportação de mensagens do Outlook para uma planilha do Excel, bem como criar uma lista de distribuição a partir de endereços de e-mail ou contatos do Outlook. Você também pode achar as etapas a seguir úteis ao criar relatórios forenses por e-mail. Clique no botão abaixo para baixar o software Outlook Data Export Kit, e então instale e execute-o.

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Para exportar mensagens do Outlook para Excel:

1. Click on the ‘Reports’ button, que você pode encontrar no menu superior.
2. Select the ‘Email properties…’ option.
3. Escolha suas opções de relatório e execute-o.

Para gerar uma lista de distribuição:

1. Click “Reports” button and choose “Contacts listing” or “List of recipient email addresses” if you want to generate a distribution list,
2. Escolha as opções de relatório e execute o relatório.
3. Abra o arquivo de resultado no Microsoft Excel ou em outro editor de planilhas.

Além, o Data Extraction Kit for Outlook permite a criação de uma lista de contas e senhas do Outlook. Convidamos você a explorar esse recurso.
Além disso, você pode querer saber como Importar endereços de e-mail do Excel para o Microsoft Outlook.

Exporte cada email de uma pasta de email do Outlook para um arquivo Excel/CSV autônomo

Se você precisar exportar e-mails do Outlook para Excel, você pode fazer isso manualmente abrindo cada e-mail e criando um arquivo Excel correspondente. Este método não requer nenhum software especial. Contudo, deve-se observar que o recurso de importação/exportação do Outlook não permite a criação de arquivos Excel individuais. Quando você exporta, ele cria um arquivo Excel contendo todos os e-mails.

Se você precisa exportar emails de forma mais organizada, você pode achar útil uma ferramenta de terceiros que pode exportar em lote cada e-mail para uma pasta de trabalho separada. These tools generally include a “bulk save” feature. Nosso kit de extração de dados para Outlook não possui esse recurso, mas você pode configurar filtros personalizados que permitem gerar categorias de arquivos específicas, such as “Emails with attachments” or “Emails without attachments”. Você também pode usar o recurso de intervalo de datas para obter arquivos individuais para cada dia, semana, mês, etc. Forensic reports can also be generated using features such as “Items count per Outlook folder”.

Como exportar e-mails do Outlook para Excel

1. Baixar, instale e execute o software DEKit.
2. Click the “Reports” button in the top panel.
3. Selecione"Propriedades de email do perfil do Outlook” report.
   (Alternativamente, você pode usar um segundo relatório que use o arquivo PST do Outlook).
4. Especifique o local e o nome do arquivo Excel para o qual deseja exportar as propriedades de email do Outlook.
5. Clique no botão “Salvar”.
6. Selecione o perfil do Outlook que deseja usar se o programa solicitar que você faça isso.
7. Na próxima caixa de diálogo, selecione a pasta do Outlook com a qual deseja trabalhar.
   Observe que o programa também processará todas as pastas subsequentes se a opção correspondente estiver habilitada.
8. Click the “Done” button. O programa criará um relatório.
9. Abra o arquivo de relatório criado no Excel para visualizar seu conteúdo.

Como exportar e-mails para o Microsoft Excel usando o Outlook

Observe que, embora este processo seja relativamente simples, há algumas considerações importantes a serem lembradas. primeiramente, é essencial entender que os dados serão transferidos como texto simples, incluindo contatos e links básicos. Não há exceções a esta regra, independentemente de você estar usando um dispositivo Windows ou Mac. Se preservar a aparência do e-mail original for uma prioridade, recomendamos salvá-lo como HTML. Caso contrário, por favor siga o procedimento descrito:

1. Abra o aplicativo Microsoft Outlook.
2. Vá para o menu Arquivo.
3. Escolha o recurso para abrir e exportar.
4. Selecione “Importar / Exportar” para encontrar “Exportar para um arquivo”.
   
5. Especifique que você precisa criar um arquivo para Excel (CSV), não é um arquivo PST.
6. Escolha entre as pastas disponíveis onde o arquivo pode ser salvo.
7. Coloque uma marca ao lado da opção de exportação “Mensagens de e-mail”.
8. Altere os campos personalizados do mapa, se necessário.
9. Finalize clicando em ‘Concluir’.
10. Feche o cliente Outlook.

Depois de clicar em ‘Concluir’, todas as suas mensagens irão para o arquivo recém-criado - verifique a pasta para ter certeza. Observe que ambos os formatos do Microsoft Excel são adequados.

Como abrir um arquivo CSV

No caso do CSV (Valores Separados Por Virgula) formato, você pode migrar facilmente para uma planilha. Para fazê-lo, right-click the exported CSV file and select ‘Open with…’ from the context menu. O arquivo será aberto no Excel, onde você pode salvá-lo como um formato de arquivo XLS.

A maneira direta de extrair dados de e-mails do Microsoft Outlook

É possível transferir todos os emails do Outlook 2016 ou qualquer outra versão em um computador Windows ou Mac em massa. Não é necessário exportar os dados para um arquivo autônomo primeiro. As instruções a seguir permitirão que você conclua a tarefa rapidamente, copiando e colando:

1. Abra o Outlook e entre na visualização Mail.
2. Abra a pasta cujo conteúdo deve ser transferido.
3. Copie todos os e-mails com ou sem texto (veja a dica abaixo).
4. Abra o MS Excel.
5. Crie um novo arquivo de planilha.
6. Insira os e-mails copiados - selecione a célula A1 e cole usando o padrão ‘Ctrl + Comando V ’/’ + Comando V ’para exportar e-mails do Outlook.
7. Salve o arquivo. no seu dispositivo Windows ou Mac.

Como copiar e-mails para Microsoft Excel (Passo 3)

Existem dois métodos para importar e-mails em qualquer versão, incluindo Outlook 2013, com ou sem texto. Para preservar o conteúdo, por favor siga todos os passos abaixo. Para exportar sem o texto, por favor comece do passo 6.

Faça o seguinte:

1. Desative o modo Painel de Leitura do Outlook através do menu ‘Exibir’.
   
2. Ainda em modo de exibição, clique na opção Adicionar Colunas.
3. A nova caixa chamada Mostrar colunas permite que você selecione colunas de 'Todos os campos de correio'. Escolha esta opção.
4. Na lista de ‘Colunas Disponíveis’, marque 'Mensagem'.
5. Finalize clicando em ‘Adicionar’ e ‘OK’.
6. Destaque o conteúdo completo da caixa de correio em sua pasta aberta.
7. Copie os dados do Outlook usando o botão ‘Ctrl + Comando C '.

Exportar e-mails do Outlook para o Excel com data e hora

se você precisa preservar os detalhes de data e hora, use a cópia & método de colar. O sistema Outlook permitirá que você visualize e-mails de um intervalo de dados específico. O método é semelhante à cópia direta comum. Aqui está o que fazer:

1. Ir ao Barra de pesquisa do Outlook 2010 ou qualquer outra versão.
2. Insira as duas datas definindo o alcance.
3. Clique 'Digitar'.
4. Destaque os e-mails com o intervalo de datas (use a dica para Step 3 acima).
5. Copie a seleção (Ctrl + C).
6. Aberto MS Excel.
7. Insira os dados copiados em uma planilha vazia (Ctrl + Em).

Parabéns! As mensagens com os parâmetros de tempo especificados foram adicionadas à sua planilha. Não há necessidade de procurar nenhuma pasta em nosso dispositivo – basta copiar e colar diretamente. Este método básico é usado para tipos específicos de trabalho analítico. Observe que ele não gera um arquivo CSV exportado — em vez disso, você salva as planilhas depois de colar os dados. Agora você sabe exportar e-mails do Outlook para Excel com data e hora.

Palavras Finais

Os métodos mais comuns para transferir dados de correio do Outlook 2019 e edições anteriores do Excel são descritas abaixo. Se um ou ambos os seus sistemas forem Macintosh, a sequência é semelhante. Se você precisar transferir fisicamente o arquivo CSV para outro computador, você pode usar qualquer armazenamento de memória externo ou salvá-lo em uma nuvem. Você também pode enviar por e-mail para o seu endereço do Mac.

Se você precisar de um backup, você também pode exportar e-mails do Outlook para um arquivo PST independente e salvá-lo em um local seguro. O software conterá não apenas as mensagens, mas também seus contatos, tarefas e atribuições. Você também pode transferir e-mails de outros clientes de e-mail diretamente para o Outlook usando um conversor especial que gera arquivos PST. Os dados podem ser baixados em um arquivo separado ou inseridos diretamente em seu perfil ativo no Outlook.

Perguntas Mais Frequentes

Como exportar vários emails do Outlook para o Excel?

Existem duas maneiras populares de exportar e-mails do Outlook. A primeira maneira é usar a função de importação/exportação disponível no aplicativo Outlook da área de trabalho, pois a função não está disponível na versão web do Outlook. O assistente de exportação oferece dicas à medida que você exporta um arquivo. Mas tome nota de duas configurações principais. Make sure to select “Export to a file” and choose the file format as “CSV” instead of .pst. O último formato é usado principalmente como arquivo de backup ou para enviar e-mails para outra conta do Outlook. Em vez de usar a função interna, o segundo método é usar uma solução de terceiros que pode extrair e-mails do Outlook para o formato suportado pelo Excel, como .xlsx. Você pode utilizar nosso Software do kit de exportação de dados pois oferece um assistente de exportação intuitivo e suporta vários formatos.

Como faço para copiar e colar vários endereços de e-mail do Outlook para o Excel?

Existem várias maneiras de fazer isso. Para endereços de e-mail armazenados em Distribuição ou Grupos, inicie o Outlook e selecione Contatos. Ative a opção Lista para ver os contatos disponíveis e segure o botão CTRL e clique em emails individuais para copiá-los. Copie e cole os contatos na pasta de trabalho do Excel. em segundo lugar, você pode exportar manualmente os endereços de e-mail do Outlook usando a função Importar/Exportar. Ao exportar como um arquivo, escolha Valores separados por vírgula e escolha Contatos. Em terceiro lugar, é possível usar um kit de extração de dados software que pode extrair contatos de arquivos PST automaticamente.

Posso exportar todos os meus e-mails do Outlook?

Sim, se você planeja importar os e-mails do Outlook para outra conta pelo mesmo provedor de serviços de e-mail, você pode usar a função Importar/Exportar. No assistente de exportação, choose “Outlook Data File .pst) como o formato. O próximo passo é bem fácil. Selecione a pasta para exportar, por exemplo, Caixa de entrada ou itens enviados. A única desvantagem deste método é que ele não oferece formatos flexíveis. O melhor maneira de salvar e-mails do Outlook que é mais robusto e flexível é usando uma ferramenta de extração de dados.

Posso extrair dados de um anexo do Excel?

Sim, é possível analisar dados dos arquivos Excel anexados. Mas você precisará usar uma integração de terceiros com uma função de análise. Muitos usuários utilizam o Power Automate (anteriormente Microsoft Flow). Eles podem analisar os dados e executar funções automatizadas adicionais, como adicionar os dados a um banco de dados central. O Power Automate não é a única ferramenta que oferece essa função. Existem muitas outras integrações de terceiros.

Posso conectar o Outlook ao Excel?

Sim, os usuários podem criar uma ponte que lhes permite enviar automaticamente e-mails automatizados do Outlook para o Excel. Contudo, não há nenhuma função nativa para fazer isso. Os usuários precisam encontrar soluções externas fornecidas pela Microsoft, como Power Automate ou outras integrações de terceiros por provedores como Zaiper, Automate.io, etc.

Posso converter um arquivo PST para Excel?

Sim, é possível converter PST, um formato utilizado pelo Microsoft Outlook para armazenar suas informações, para um arquivo do Excel com suporte para linhas e colunas. Para esta operação, é necessário encontrar uma ferramenta de conversão. Existem muitas ferramentas no mercado de fornecedores como Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, e mais. Muitas ferramentas são gratuitas ou podem ter um período de teste gratuito. Recomendamos que você experimente a versão gratuita do Data Extraction Kit para exportar automaticamente itens PST para o arquivo do Microsoft Excel.

Como exportar um e-mail do Outlook para Excel manualmente?

1. 1. No Outlook, clique Arquivo em seguida, selecione Aberto & Exportação.
   2. Clique Importação/exportação, escolher Exportar para um arquivo e clique em Próxima botão.
   3. Escolha Valores Separados Por Virgula e clique em Próxima.
   4. Escolha uma pasta contendo e-mails para exportar, digite um nome de arquivo, e clique em Está bem.
   5. Especifique um local para salvar o arquivo CSV e clique em Próxima, em seguida, clique em Terminar.