Anexo de mala direta do Outlook

Às vezes, você pode precisar enviar um monte de e-mails idênticos. Se o destinatário vir dezenas de endereços no campo 'Para:'Campo, sua mensagem parece fria e impessoal. Mesclar é uma maneira fácil de mascarar o envio em massa. Para qualquer um dos destinatários, simplesmente não há maneira de detectar outros contatos. O recurso é mais conveniente do que cópias ocultas. Além disso, permite Mala direta do Outlook com apego. Aqui está um guia detalhado para ajudá-lo a começar.

Uma fusão pode ser aplicada a diferentes saídas: e-mails, documentos separados, impressoras, etc. Este artigo irá ampliar os e-mails para transmitir os princípios gerais. Outras categorias são configuradas de forma semelhante ao Outlook Mail Merge Attachment. O objetivo pode ser alcançado de diferentes maneiras e por diferentes meios. Ferramentas de terceiros aumentam a conveniência e oferecem opções adicionais. Mas primeiro, vamos lidar com o básico.

Mala direta com anexos do Outlook

Este caminho para Mala direta do Outlook é o mais fácil. Quando todos os destinatários já estiverem em seus contatos, é natural usar esta lista como fonte. No exemplo a seguir, vamos mostrar a você como enviar uma mensagem para um grupo de contatos. Nosso e-mail solicitará que eles confirmem seus dados de contato.

Precauções Necessárias

Tenha em mente que o envio em massa é geralmente mal visto, e seu provedor de serviços de Internet pode ficar desconfiado. Para garantir que sua tentativa seja bem-sucedida, aprender sobre suas regras. O número de mensagens que você pode enviar durante um período (hora / dia) pode ser restrito. Contudo, 100 é um limite comum. Conseqüentemente, se você enviar 99, isso dificilmente pode causar problemas.

No caso de limitações rigorosas, ainda existem maneiras de contorná-los. Utilitários de mesclagem dedicados com programação dividem sua correspondência em lotes menores. Eles permanecem sob o radar.

Passo 1: Seleção de Destinatários

O procedimento começa com a marcação dos contatos necessários. Para fazer isso:

1. Vá para a pasta que os contém ('Contatos'). Isso pode ser convocado por CTRL + 3).
2. Escolha os destinatários ou use a filtragem. Para fazer rápido, realizar uma busca, ou classifique por categoria.

No primeiro caso, você pode pesquisar por um detalhe que todos esses contatos compartilham (v.g., Nome da empresa). A tarefa é moleza. É ainda possível realizar consultas avançadas. No segundo caso, você precisa fazer alguns movimentos para classificar a pasta de contatos pelos critérios exigidos (v.g., Nome da empresa). O procedimento depende da sua versão do Outlook.

Na 2007 edição, siga a sequência Vista > Visão atual > Por categoria. Em versões posteriores (incluindo escritório 365), o Vista guia contém a opção Alterar vista. Use-o para definir Telefone ou Lista Visão. Próxima, do mesmo Vista aba, escolher Arranjo e Categorias. portanto, não há diferença entre mala direta com anexos Outlook 2013 e mala direta com anexos Outlook 2016.

Passo 2: Janela de convocação de mala direta

Na 2007 edição, acessar o recurso imediatamente via Ferramentas. Em todas as versões subsequentes, vá para o Casa aba, escolher Ações, e clique em Mala direta. Uma caixa de diálogo intitulada Contatos de mala direta vai aparecer.

Passo 3: Verificando opções de contato

Agora, é necessário garantir que os destinatários corretos foram selecionados. Se você já filtrou os dados, ir para Todos os contatos na visualização atual. Se os destinatários foram selecionados manualmente, escolher Apenas contatos selecionados. É possível mesclar todos os campos de contato ou apenas aqueles na visão atual.

Passo 4: Opções de fusão

Eles podem ser ajustados na parte inferior da caixa de diálogo. Em nosso exemplo, iremos especificar o tipo de documento como Cartas Formulário E definir O Email como um destino de fusão. Você também precisa inserir a linha de assunto. Pode ser alterado posteriormente, se necessário. Para ilustração, suponha que o assunto seja <Verificação das informações de contato>. Concluir com Está bem. Agora, o processador de texto é convocado.

Passo 5: Usando o Word

Por padrão, o processador de texto mostra uma página vazia. Na fita, abra a guia intitulada Correspondências. Em nosso exemplo, enviaremos a mesma mensagem com algumas variáveis. Isso garante que cada e-mail pareça ter sido criado individualmente. Não se preocupe: variáveis ​​são mais fáceis de inserir do que você pode supor.

Digite sua saudação

Em correspondência formal, a linha de abertura sempre contém uma saudação. Clique no botão correspondente no topo, e especifique as informações desejadas. Existem modelos (v.g., 'Querido'), mas você também pode substituí-los por suas próprias palavras (v.g., 'Olá'). Lembre-se de incluir um espaço após o primeiro elemento. Caso contrário, vai se fundir com o nome do destinatário.

Também é necessário programar ações aplicadas a nomes de destinatários inválidos. Se você escolheu ‘Dear Mr. X,'Como uma saudação, mas um contato não inclui sobrenome, o sistema pode usar uma saudação impessoal (v.g., 'A quem possa interessar'). Conclua com ‘OK’. A janela vai fechar.

Entrar no corpo

Agora, podemos começar a digitar o corpo. Pressione a tecla Enter para começar. Em nosso exemplo, o texto a ser digitado é “Você se importaria de verificar se as seguintes informações são válidas?". aperte o Digite tecla novamente para iniciar outra linha. Aqui, vamos inserir o endereço de e-mail de cada destinatário.

Para fazê-lo, Clique em Bloco de Endereço. O destinatário já foi saudado pelo nome, então é necessário evitar a repetição. Desmarque a caixa Insira o nome do destinatário neste formato:. Você pode escolher remover ou manter o nome da empresa. Concluir com Está bem.

pressione Digite trocar de linha. Aqui, vamos inserir o número do escritório de cada destinatário. Para fazer isso, use a opção para inserir campos de mesclagem. selecionar Telefone de Trabalho e Inserir. Feche a janela e pressione Digite.

Insira o seu fechamento

Agora, é hora de digitar o fechamento da nossa mensagem. Digite algo como “Apreciaremos sua resposta imediata. Muitas felicidades, <seu nome>". Quase pronto! Tudo o que resta é visualizar o resultado (mensagem) para ter certeza de que está como planejado.

Use o botão correspondente no topo, e as setas à direita dele. Eles permitem que você alterne entre as versões para destinatários diferentes. Finalmente, podemos enviar nossos emails. Isso é iniciado por meio de Terminar & Unir no topo. Escolha Enviar mensagens de e-mail ... e verifique os detalhes na nova caixa de diálogo. Confirme com Está bem.

Usando o Outlook como fonte

Neste exemplo, vamos enviar o mesmo email para vários destinatários. A única diferença é que a ação é programada através do cliente de e-mail. A caixa de diálogo terá uma aparência diferente, mas os princípios básicos são idênticos. Inicie o programa e invoque o assistente. Isso é feito indo para ‘Mailing’ e iniciando a mesclagem. Convocar Assistente de mala direta passo a passo e prossiga daí.

Você verá um painel especial no lado direito da interface. Intitulado Painel de Tarefas, permite ajuste de parâmetros. Escolha Mensagens de e-mail como um tipo de documento. Clique Próxima uma vez, e novamente na caixa de diálogo subsequente, como iremos inserir o conteúdo manualmente.

As informações de contato são armazenadas no Outlook. Conseqüentemente, optar por Selecione um dos contatos do Outlook. Escolha a pasta que contém os detalhes dos destinatários. Isso é feito por meio de Escolha a pasta de contatos. Você pode ver um prompt de perfil. Espere a operação terminar.

Agora você precisará marcar os contatos para enviar e-mail. A janela Destinatários da mala direta tem muitas opções de filtragem. Seja paciente, como pode ser lento. Para acelerar o processo, você pode usar o Encontre duplicatas ... característica.

Próxima, digite a mensagem. O sistema sugere variáveis ​​automaticamente. Visualize a mensagem e envie-a. Use a Correio eletrônico recurso para definir as opções necessárias (Para: e linha de assunto:). Finalize com Está bem e deixe o envio começar.

Usando outra fonte

É possível iniciar a fusão a partir do Word, mas recuperar detalhes de contato de bancos de dados do Access, Planilhas de Excel, ou alguma outra fonte reconhecida pelo processador. O procedimento é semelhante à segunda abordagem. A única diferença é uma etapa extra que garante que os campos de mesclagem sejam correspondidos corretamente.

Neste cenário, você segue os passos iniciais até que o mago seja convocado. Em seguida, programe-o para usar uma lista que já existe em seu sistema. Próxima, especificar a localização dos dados de contato. Às vezes, você pode precisar inserir caracteres especiais que mantenham regras e colunas separadas. Eles são chamados de delimitadores.

Selecione a fonte, filtrar os contatos se necessário, e prossiga para combinar. Nesta etapa, campos da fonte são combinados com campos de mala direta. Isso permite que você aplique recursos úteis como Saudação. Uma vez Campos de correspondência é clicado, você verá outra caixa de diálogo facilitando o processo. Clique Está bem quando terminar.

Usando o Mail Merge Toolkit

É possível atingir a meta mais rapidamente usando utilitários de terceiros. Eles são particularmente úteis para mala direta de e-mail com anexos.

Com automação externa, você tem muitas opções úteis. Primeiro, permite uma fusão mais versátil com anexos. Cada destinatário pode receber um anexo individual. Também permite que você personalize a linha de assunto, e enviar cópias normais e ocultas.