Я рад поделиться своим опытом с вами. Обучение в BCC в Outlook сделало мое электронное сообщение более плавным и более профессиональным. Так, Давайте погрузимся!
Оглавление:
- Что такое E-mail BCC?
- Зачем использовать поле BCC?
- Если не использовать BCC?
- Как добавить BCC к вашей электронной почте?
Каждый дал второй, миллионы писем отправляются и доставляются по всему миру. В электронной переписке, иногда необходимо, чтобы сохранить определенные адресат скрытых от вида. Мотивы для этого варьируются от частной жизни относится к теневым намерениям, но любая версия Перспективы включает в ОЦК электронной почты, и возможность легко применять. Вот руководство шаг за шагом для на как слепить копию в Outlook,. Но сначала, какие обстоятельства могли бы подсказать вам, чтобы скрыть человек вы контактирующие?
Что такое BCC в электронной почте?
Позвольте мне рассказать вам о BCC, или копия слепого углерода. Эта изящная функция позволяет отправлять электронное письмо нескольким получателям, не зная, кто еще находится в списке рассылки. Думайте об этом как о том, чтобы сохранить частные и организованные. Каждый получатель в поле BCC не увидит другие адреса, сделать его идеальным для поддержания конфиденциальности.
В основном, она позволяет вам по электронной почте идентичный текст в число людей, таким образом, что ни один из них не знает, кто еще находится в списке рассылки. следовательно, каждый получатель ОЦК будет видеть только адреса электронной почты в разделе «...» и «CC». по существу, она работает таким же образом, как последняя функция (копирку электронной почты) но делает выбранные контакты невидимыми. Вы можете пометить его CC для шпионов, который звучит как инструмент для людей с сомнительными мотивами. следовательно, вот несколько слов предостережения.
Почему я использую BCC в Outlook
Широко принято правило в настоящее время является применение его, когда число адресов выходит за рамки 30. Вот когда вы должны и не должны использовать слепая копия в Outlook,.
Я начал использовать BCC в Outlook после того, как понял, насколько важна конфиденциальность в моих электронных письмах. Вот несколько причин, по которым BCC был хорош для меня:
- Когда я отправляю электронное письмо группе людей, которые не знают друг друга, BCC сохраняет свои адреса электронной почты конфиденциальными. Так что это хорошо для конфиденциальности.
- Использование BCC предотвращает загроможденный список адресов электронной почты в заголовке, делать мои электронные письма более чистыми и профессиональнее.
- BCC помогает мне избежать этих раздражающих цепочек ответа-все, которые могут затопить все почтовые ящики.
Когда не использовать BCC
Теперь, Если мы хотим, чтобы все было прозрачным, Мы должны быть осторожны с использованием BCC в определенных ситуациях:
- Офисная корреспонденция: В профессиональной обстановке, Использование BCC может быть скрытным. Лучше использовать поле CC, чтобы держать вещи открытыми и честными.
Офис корреспонденция где опция неодобрения. Это выглядит тенистым, когда вы пытаетесь заставить кого-то считает, что они являются единственным человеком, получать электронную почту. Кроме, в офисном пространстве, едва ли может быть любое собственное объяснение позади него, о необходимости манипулировать другими, кроме. Использование CC вместо. It does the same thing – adds contacts who will read the email but do not have to respond – but does it openly. следовательно, если у вас есть, чтобы скопировать человек, Сделай так, но никогда не притворяйся, что ты не.
- Личные приглашения: Для личных событий, как вечеринки, Использование BCC может показаться безличным. Я предпочитаю отправлять отдельные электронные письма или использовать список электронной почты. В личной корреспонденции, никогда не использовать его на приглашения на вашей стороне. Если ваши друзья не шпионы или знаменитости, это будет выглядеть либо подозрительное или оскорбительным. Так, как вы добавляете ОЦК адрес в Outlook,? Ниже Вы увидите последовательность шагов, что позволяет добавить получателя ОЦК.
Как добавить BCC в Outlook
Добавить BCC в Outlook довольно просто. Позвольте мне провести вас через ступеньки, за которыми я следую:
Добавление BCC при составлении новой электронной почты Outlook
- Откройте новое электронное письмо. Первый, open Outlook and click on “New Email” to start a new message.
- Доступ к меню «Параметры». Head to the “Options” tab in the ribbon menu of the new email window.
- Показать поле BCC. In the “Show Fields” group, click on “BCC” to enable the BCC field.
- Введите получателей. В поле BCC, Введите адреса электронной почты получателей, которые вы хотите получить.. The “To” field must have at least one email address.
- Составьте и отправьте. Write email and click “Send”. Получатели BCC получат электронное письмо, не зная, кто еще в списке.
Добавление BCC при ответе или пересылке электронной почты
- Откройте электронное письмо. Откройте электронное письмо, на которое я хочу ответить или пересылать.
- Доступ к меню сообщения. В окне электронной почты, go to the “Message” tab in the ribbon menu.
- Показать поле BCC. Click on “BCC” in the “Show Fields” group to enable the BCC field.
- Введите получателей. В поле BCC, Введите адреса электронной почты получателей, которые вы хотите получить..
- Составьте и отправьте. Напишите свой ответ или переправьте сообщение, then click “Send”.
Преимущества использования BCC
Вот некоторые преимущества, которые я нашел из использования BCC в Outlook:
- Улучшенная конфиденциальность: Он держит адрес электронной почты получателя конфиденциальными.
- Улучшенный профессионализм: Это предотвращает беспорядок в заголовке электронной почты, делать мои электронные письма более чистыми.
- Эффективная связь: Это снижает вероятность ответа-все цепь, Обеспечение общения остается актуальным и кратким.
Общие ошибки при использовании BCC
Я научился избегать этих распространенных ошибок при использовании функции BCC:
Забыв добавить основного получателя
One thing I’ve learned is to always include at least one address in the “To” field. Были времена, когда я забыл добавить основного получателя, и это привело к путанице или проблемам с доставкой. By making sure there’s at least one email address in the “To” field, Мы можем избежать потенциальных ошибок и убедиться, что наши электронные письма кажутся законными и должным образом адресованы. Это небольшой, но решающий шаг для поддержания профессионализма и ясности в нашем общении.
Чрезмерное использование BCC
Я также обнаружил, что чрезмерное использование функции BCC может показаться скрытным или не хватает прозрачности. Для нас важно использовать BCC Sparilly и только при необходимости для защиты конфиденциальности получателей или управления большими списками электронной почты. Чрезмерная зависимость от BCC может привести к тому, что наши получатели подвергают сомнению намерение наших электронных писем. Вместо, Я обнаружил, что создание групп электронной почты или использование поля CC для открытого общения может помочь найти баланс. Сюда, Мы повышаем доверие и ясность в наших электронных письмах.
Не информируя ключевых получателей
По моему опыту, Не информировать ключевых получателей о важной информации может привести к недоразумениям и пропущенным задачам. Даже если некоторые заинтересованные стороны не включены в поле BCC, Мы должны убедиться, что они получают все соответствующие детали. Прозрачность и тщательная связь необходимы для эффективного сотрудничества и предотвращения любых потенциальных проблем. Держите всех в курсе, Мы демонстрируем профессионализм и способствуем кооперативной среде.
Устранение неисправностей проблем BCC
Если вы сталкиваетесь с проблемами с функцией BCC, Вот несколько советов, которые я нашел полезными:
- Поле BCC не видно. Ensure the BCC field is enabled in the “Options” or “Message” tab.
- Получатели не получают электронные письма. Убедитесь, что адреса электронной почты вводится правильно, и что ваш почтовый сервер поддерживает BCC.
- Проблемы форматирования электронной почты. Проверьте настройки формата электронной почты, чтобы обеспечить правильное отображение поля BCC.
Заключение
Мое путешествие с функцией BCC в Outlook было ценным опытом. Это фантастический инструмент для поддержания конфиденциальности и профессионализма в сообщении по электронной почте. Следуя этим шагам, Вы можете эффективно использовать BCC и улучшить свою электронную почту. Не забывайте использовать BCC, чтобы избежать общих ошибок и обеспечить четкое, уважительное общение.
Дополнительные статьи базы знаний
