Как экспортировать электронные письма из Outlook в Excel

Что касается почтовых клиентов, многие компании и пользователи предпочитают Outlook из-за его безопасности, универсальность и мощность. Оно позволяет пользователям хранить и управлять большими объемами корреспонденции, а также получать доступ к нескольким учетным записям на одном сервере.. Однако, есть и некоторые недостатки, включая тот факт, что некоторым пользователям неудобно экспортировать электронную почту из MS Outlook..

Хотя доступны различные ручные методы, ни один из них не идеален. Одним из потенциальных решений является копирование и вставка отдельных электронных писем в программу текстового процессора., хотя это не всегда может сохранить исходное форматирование.

В этой статье, мы предоставим ряд надежных методов преобразования электронных писем в электронные таблицы Microsoft Excel.. К сожалению, не существует автоматического способа экспорта электронной почты из Outlook в Excel. Процесс может быть сложным, если вы не знакомы с некоторыми хитростями., что мы объясним ниже.

Преимущества экспорта электронных писем Outlook

Существует ряд причин, по которым пользователи могут захотеть экспортировать свои электронные письма Outlook в Microsoft Excel.. Наиболее распространенными мотивами для этого являются:

• необходимость перехода на новый сервер
• необходимость создания списка рассылки для других приложений
• Нужно переключаться между платформами
• необходимость поделиться информацией с другим пользователем
• необходимость в резервной копии.

При переходе от системы к системе, данные часто повреждаются или теряются. Процесс переноса данных в Excel может быть сложным, и есть риск потерять информацию, если метод неправильный. Вместо того, чтобы рисковать, мы рекомендуем использовать методы, описанные ниже, которые включают копирование и вставку данных или экспорт в файл CSV..

Преимущества импорта в электронные таблицы многочисленны.

Экспорт в Microsoft Excel — один из самых надежных режимов передачи.. Формат электронной таблицы позволяет систематизировать разговоры в базе данных., позволяя вам находить старые контакты и обмены по различным параметрам, таким как дата контекста.

Также стоит рассмотреть электронную таблицу в качестве резервного варианта.. Любую ценную информацию из Outlook следует скопировать для отзыва., поскольку в какой-то момент вам может понадобиться найти определенные разговоры для личных или юридических целей.. В случае сбоя сервера, файл XLS предоставляет решение для резервного копирования, снижение риска потери данных.

Как экспортировать электронные письма Outlook в Excel

Давайте рассмотрим процесс экспорта сообщений Outlook на лист Excel., а также как создать список рассылки из адресов электронной почты или контактов Outlook.. Следующие шаги также могут оказаться полезными при создании аналитических отчетов по электронной почте.. Нажмите кнопку ниже, чтобы загрузить программное обеспечение Outlook Data Export Kit., а затем установить и запустить его.

Скачать бесплатноДля Windows 32/64-битКупить у $24.95Разблокировать все функции

Чтобы экспортировать сообщения Outlook в Excel:

1. Нажмите «Отчеты»’ кнопка, который вы можете найти в самом верхнем меню.
2. Выберите «Свойства электронной почты».…’ вариант.
3. Выберите параметры отчета и запустите отчет.

Чтобы создать список рассылки:

1. Нажмите “Отчеты” кнопку и выберите “Список контактов” или “Список получателей помощи адреса электронной почты” если вы хотите создать список рассылки,
2. Выберите параметры отчета и выполните отчет.
3. Открыть файл результатов в Microsoft Excel или другом редакторе электронных таблиц.

В дополнение, Data Extraction Kit для Outlook позволяет создавать список учетных записей и паролей Outlook.. Приглашаем вас изучить эту функцию.
Кроме того, вы можете узнать, как Импорт адресов электронной почты из Excel в Microsoft Outlook.

Экспортируйте каждое электронное письмо из почтовой папки Outlook в отдельный файл Excel/CSV.

Если вам нужно экспортировать электронные письма из Outlook в Excel, вы можете сделать это вручную, открыв каждое письмо и создав соответствующий файл Excel.. Этот метод не требует специального программного обеспечения.. Однако, следует отметить, что функция импорта/экспорта Outlook не позволяет создавать отдельные файлы Excel.. Когда вы экспортируете, он создает один файл Excel, содержащий все электронные письма.

Если вам нужно экспортировать электронные письма более организованным способом, вы можете найти полезный сторонний инструмент, который может пакетно экспортировать каждое электронное письмо в отдельную книгу.. Эти инструменты обычно включают в себя “массовое сохранение” характерная черта. В нашем комплекте извлечения данных для Outlook нет этой функции., но вы можете настроить собственные фильтры, которые позволят вам создавать определенные категории файлов., такой как “Электронные письма с вложениями” или “Электронные письма без вложений”. Вы также можете использовать функцию диапазона дат, чтобы получать отдельные файлы за каждый день., неделя, месяц, и т.д.. Криминалистические отчеты также могут быть созданы с использованием таких функций, как “Элементы рассчитывать на папку Outlook,”.

Как экспортировать электронные письма Outlook в Excel

1. Скачать, установите и запустите программное обеспечение DEKit.
2. Нажмите “Отчеты” кнопка на верхней панели.
3. Выбрать “Свойства электронной почты из профиля Outlook” отчет.
   (Альтернативно, вместо этого вы можете использовать второй отчет, в котором используется PST-файл Outlook.).
4. Укажите расположение и имя файла Excel, в который вы хотите экспортировать свойства электронной почты Outlook..
5. Нажмите “Сохранить” кнопка.
6. Выберите профиль Outlook, который вы хотите использовать, если программа предложит вам это сделать..
7. В следующем диалоговом окне выберите папку Outlook, с которой вы хотите работать..
   Обратите внимание, что программа также будет обрабатывать все последующие папки, если соответствующая опция включена..
8. Нажмите “Договорились” кнопка. Программа создаст отчет.
9. Откройте созданный файл отчета в Excel, чтобы просмотреть его содержимое..

Как экспортировать электронные письма в Microsoft Excel с помощью Outlook

Обратите внимание, что, хотя этот процесс относительно прост, есть несколько важных соображений, которые следует иметь в виду. во-первых, важно понимать, что данные будут переданы в виде обычного текста, включая контакты и основные ссылки. Из этого правила нет исключений, независимо от того, используете ли вы устройство Windows или Mac. Если сохранение внешнего вида исходного письма является приоритетом, мы рекомендуем сохранить его в формате HTML. В противном случае, пожалуйста, следуйте описанной процедуре:

1. Откройте приложение Microsoft Outlook.
2. Перейдите в меню "Файл"..
3. Выберите объект для открытия и экспорта.
4. Выберите «Импорт / экспорт», чтобы найти «Экспорт в файл»..
   
5. Укажите, что вам необходимо создать файл для Excel (CSV), не файл PST.
6. Выберите из доступных папок, где можно сохранить файл.
7. Поставьте галочку напротив опции экспорта «Электронные сообщения»..
8. При необходимости измените настраиваемые поля карты..
9. Завершите, нажав "Готово".
10. Закройте клиент Outlook.

После того, как вы нажмете «Готово», все ваши сообщения попадут во вновь созданный файл - проверьте папку, чтобы убедиться, что. Обратите внимание, что подходят оба формата Microsoft Excel..

Как открыть файл CSV

В случае CSV (Значения, разделенные запятыми) формат, вы можете легко перейти на электронную таблицу. Для этого, щелкните правой кнопкой мыши экспортированный файл CSV и выберите «Открыть с помощью…»’ из контекстного меню. Затем файл откроется в Excel., где вы можете сохранить его в формате файла XLS.

Прямой способ извлечения данных из электронных писем Microsoft Outlook

Можно перенести все электронные письма из Outlook 2016 или любую другую версию на компьютере под управлением Windows или Mac оптом. Нет необходимости предварительно экспортировать данные в отдельный файл.. Следующие инструкции позволят вам быстро выполнить задачу путем копирования и вставки.:

1. Откройте Outlook и войдите в режим просмотра почты..
2. Откройте папку, содержимое которой необходимо перенести.
3. Скопируйте все электронные письма с текстом или без него (см. совет ниже).
4. Откройте MS Excel.
5. Создайте новый файл электронной таблицы.
6. Вставьте скопированные электронные письма - выделите ячейку A1 и вставьте с помощью стандартной клавиши «Ctrl». + V ’/’ Команда + Команда V ’для экспорта электронных писем Outlook.
7. Сохраните файл. на вашем устройстве Windows или Mac.

Как копировать электронные письма для Microsoft Excel (Шаг 3)

Существует два метода импорта писем в любой версии., включая Outlook 2013, с текстом или без него. Чтобы сохранить содержимое, пожалуйста, выполните все шаги ниже. Экспорт без текста, пожалуйста, начните с шага 6.

Сделайте следующее:

1. Отключите режим области чтения Outlook через меню «Вид»..
   
2. Пока все еще в просмотре, нажмите опцию Добавить столбцы.
3. Новое поле под названием «Показать столбцы» позволяет выбирать столбцы из «Все поля почты».. Выберите этот вариант.
4. В списке «Доступные столбцы», отметьте "Сообщение".
5. Завершите, нажав «Добавить» и «ОК»..
6. Выделите все содержимое почтового ящика в открытой папке.
7. Скопируйте данные Outlook с помощью ‘Ctrl + C ’команда.

Экспорт писем из Outlook в Excel с указанием даты и времени

если вам нужно сохранить дату и время, использовать копию & метод вставки. Система Outlook позволит вам просматривать электронные письма из определенного диапазона данных.. Метод аналогичен обычному прямому копированию.. Вот что делать:

1. Идти для панель поиска из Outlook, 2010 или любой другой вариант.
2. Введите две даты определение диапазона.
3. Нажмите 'Входить'.
4. Выделите электронные письма с диапазоном дат (используйте наконечник для Step 3 выше).
5. Скопируйте выделение (Клавиша Ctrl + С).
6. Открыто MS Эксель.
7. Вставьте скопированные данные в пустую таблицу (Клавиша Ctrl + В).

Поздравляю! Сообщения с указанными параметрами времени теперь добавлены в вашу таблицу.. Нет необходимости искать какие-либо папки на нашем устройстве — просто скопируйте и вставьте напрямую.. Этот базовый метод используется для определенных видов аналитической работы.. Обратите внимание, что он не создает экспортированный файл CSV — вместо этого, вы сохраняете таблицы после вставки данных. Теперь вы знаете, как экспортировать электронные письма Outlook в Excel с указанием даты и времени..

Заключительные слова

Наиболее распространенные способы переноса почтовых данных из Outlook 2019 и предыдущие выпуски Excel описаны ниже.. Если одна или обе ваши системы — Macintosh, последовательность аналогичная. Если вам нужно физически перенести CSV-файл на другой компьютер, вы можете использовать любое внешнее хранилище памяти или сохранить его в облаке. Вы также можете отправить его по электронной почте на свой адрес для Mac.

Если вам нужна резервная копия, вы также можете экспортировать электронную почту Outlook в отдельный PST-файл и сохранить его в безопасном месте.. Программное обеспечение будет содержать не только сообщения, но и ваши контакты, задачи и задания. Вы также можете переносить электронные письма из других почтовых клиентов прямо в Outlook с помощью специального конвертера, генерирующего PST-файлы.. Данные можно загрузить в отдельный файл или передать непосредственно в ваш активный профиль в Outlook..

Часто задаваемые вопросы

Как экспортировать несколько писем из Outlook в Excel?

Существует два популярных способа экспорта электронной почты Outlook.. Первый способ — использовать функцию импорта/экспорта, доступную в настольном приложении Outlook., поскольку эта функция недоступна в веб-версии Outlook.. Мастер экспорта предлагает подсказки при экспорте файла.. Но обратите внимание на две основные настройки. Убедитесь, что выбрали “Экспорт в файл” и выберите формат файла как “CSV” вместо .pst. Последний формат в основном используется в качестве файла резервной копии или для загрузки электронных писем в другую учетную запись Outlook.. Вместо использования встроенной функции, второй метод заключается в использовании стороннего решения, которое может извлекать электронные письма из Outlook в поддерживаемый формат Excel, например .xlsx. Вы можете воспользоваться нашим ПО для экспорта данных поскольку он предлагает интуитивно понятный мастер экспорта и поддерживает несколько форматов.

Как скопировать и вставить несколько адресов электронной почты из Outlook в Excel?

Есть несколько способов сделать это. Для адресов электронной почты, хранящихся в рассылке или группах, запустите Outlook и выберите Контакты. Включите параметр «Список», чтобы увидеть доступные контакты, и, удерживая кнопку CTRL, щелкните отдельные электронные письма, чтобы скопировать их.. Скопируйте и вставьте контакты в книгу Excel.. во-вторых, вы можете вручную экспортировать адреса электронной почты Outlook, используя функцию импорта/экспорта. При экспорте в виде файла, выберите значения, разделенные запятыми, и выберите «Контакты».. в-третьих, можно использовать комплект для извлечения данных программное обеспечение, которое может автоматически извлекать контакты из файлов PST.

Могу ли я экспортировать всю электронную почту Outlook?

Да, если вы планируете импортировать электронные письма Outlook в другую учетную запись того же поставщика услуг электронной почты, вы можете использовать функцию импорта/экспорта. В мастере экспорта, выбирать “PST-файл данных Outlook) как формат. Следующий шаг довольно прост. Выберите папку для экспорта из, например, Входящие или отправленные элементы. Единственным недостатком этого метода является то, что он не предлагает гибких форматов.. В лучший способ сохранить электронные письма из Outlook более надежным и гибким является использование инструмента извлечения данных..

Могу ли я извлечь данные из вложения Excel?

Да, возможен парсинг данных из прикрепленных файлов Excel. Но вам нужно будет использовать стороннюю интеграцию с функцией парсинга. Многие пользователи используют Power Automate (ранее Microsoft Flow). Они могут анализировать данные и выполнять дополнительные автоматизированные функции, такие как добавление данных в центральную базу данных.. Power Automate — не единственный инструмент, предлагающий эту функцию.. Есть много других сторонних интеграций.

Могу ли я подключить Outlook к Excel?

Да, пользователи могут создать мост, позволяющий автоматически отправлять электронные письма из Outlook в Excel. Однако, нет встроенной функции для этого. Пользователям приходится искать внешние решения, предоставляемые Microsoft, такие как Power Automate, или другие сторонние интеграции от таких поставщиков, как Zaiper., Automate.io, и т.д..

Могу ли я преобразовать файл PST в Excel?

Да, можно конвертировать PST, формат, используемый Microsoft Outlook для хранения своей информации, в файл Excel, поддерживающий строки и столбцы. Для этой операции, необходимо найти инструмент преобразования. На рынке есть много инструментов от таких поставщиков, как Cooltutilis., ФайлПроИнформация, Конхолдат, и более. Многие инструменты бесплатны или могут иметь бесплатный пробный период.. Мы рекомендуем вам попробовать бесплатную версию Data Extraction Kit для автоматического экспорта элементов PST в файл Microsoft Excel..

Как экспортировать электронную почту Outlook в Excel вручную?

1. 1. В Outlook нажмите Файл затем выберите Открыто & Экспорт.
   2. Нажмите Импорт/экспорт, выбирать Экспорт в файл и нажмите на кнопку Следующая кнопка.
   3. Выбрать Значения, разделенные запятыми и нажмите кнопку Следующая.
   4. Выберите папку, содержащую электронные письма для экспорта., введите имя файла, и нажмите кнопку Хорошо.
   5. Укажите место для сохранения файла CSV и нажмите Следующая, затем нажмите кнопку Конец.