Как найти старые электронные письма в Outlook: Полное руководство

Outlook, один из самых популярных почтовых клиентов, широко используется как частными лицами, так и предприятиями для управления своей электронной почтой.. Со временем, объем полученных и отправленных электронных писем может стать огромным, усложняет поиск старых писем.

Если вы используете Microsoft Outlook для управления своей электронной почтой, вам может понадобиться найти старые сообщения электронной почты. Это может быть сложно, если вы не знаете, где искать или какие критерии поиска использовать.. Это также может быть проблемой, если вы регулярно удаляете свои электронные письма.. К счастью, Outlook предоставляет несколько функций и методов, которые могут помочь пользователям быстро и эффективно находить старые электронные письма.. В этой статье, мы рассмотрим различные методы, которые помогут вам найти старые электронные письма и найти старые электронные письма в Outlook и Office. 365 используя разные методы.

Почему я не могу найти свои старые электронные письма в Outlook?

Если вы офис 365 пользователь, есть большая вероятность, что вы используете настольное приложение Outlook. И если вы используете Outlook, вполне вероятно, что вы не видите все свои электронные письма.

Это связано с тем, что представление по умолчанию для Outlook показывает только электронные письма за последние две недели.. Чтобы увидеть старую почту, вам нужно будет изменить настройки просмотра.

Есть несколько других причин, по которым вы не можете найти свои старые электронные письма в Outlook.. Одна из возможностей заключается в том, что вы случайно удалили их. Чтобы проверить, так ли это, зайдите в папку «Удаленные» и посмотрите, есть ли они там. Если они, вы можете переместить их обратно в папку "Входящие".

Другая возможность заключается в том, что вы заархивировал ваши старые электронные письма. Outlook автоматически архивирует электронные письма старше определенного возраста, и вы можете вручную архивировать электронные письма самостоятельно.

Чтобы проверить, были ли ваши электронные письма заархивированы, зайди в папку Архив и посмотри есть ли они там. Если они, вы можете переместить их обратно в папку "Входящие".

Как найти старые электронные письма в почтовом клиенте Outlook

Способы найти старые электронные письма в Outlook

1. • Использование функции поиска: Самый быстрый и удобный способ найти старые электронные письма в Outlook — использовать встроенную функцию поиска.. Чтобы получить доступ к этой функции, нажмите на поле поиска, расположенное в верхней части окна Outlook. Вы можете ввести ключевые слова, связанные с электронным письмом, которое вы ищете., например имя отправителя, тема, или конкретный контент. Outlook отобразит список совпадающих писем на основе ваших критериев поиска., позволяя вам легко найти нужное сообщение.
   • Использование фильтров: Outlook включает расширенные параметры фильтрации, которые позволяют пользователям сузить результаты поиска на основе определенных параметров.. Чтобы получить доступ к этим фильтрам, нажмите на поле поиска, как упоминалось ранее, а затем нажмите на “Поиск” вкладка, которая появляется на ленте. Вот, вы можете фильтровать электронные письма по таким критериям, как дата, отправитель, тема, или вложения. Указав соответствующие параметры, вы можете уточнить поиск и быстро найти нужные старые письма.
   • Сортировка писем по дате: Сортировка электронных писем по дате может быть эффективным способом найти старые электронные письма в Outlook.. По умолчанию, Outlook отображает электронные письма в том порядке, в котором они были получены или отправлены., с самыми новыми электронными письмами вверху. Чтобы изменить порядок и сначала отобразить самые старые электронные письма, нажми на “Получено” или “Отправлено” заголовок столбца. Такое изменение порядка упрощает поиск электронных писем за определенный период времени или диапазон дат..
   • Использование папок и подпапок: Организация электронных писем по папкам и подпапкам — еще один полезный метод поиска старых писем.. Путем создания папок на основе определенных категорий или проектов., вы можете сортировать и хранить соответствующие электронные письма соответствующим образом. Чтобы создать новую папку, щелкните правой кнопкой мыши свой почтовый ящик или существующую папку, выберите “Новая папка,” и дайте ему имя. После создания папок, вы можете вручную перемещать электронные письма в соответствующие папки. Сюда, вы можете быстро перейти к нужному месту и при необходимости получить старые электронные письма.
   • Архивирование электронной почты: Архивирование электронной почты — это эффективный способ навести порядок в вашем почтовом ящике, сохранив при этом доступ к старым сообщениям.. Outlook предоставляет функцию автоматического архивирования, которая автоматически перемещает старые электронные письма в папку архива на основе определенных вами критериев.. Чтобы включить автоматическое архивирование, Перейти к “Файл,” затем “Опции,” с последующим “Передовой.” Вот, вы можете установить настройки архивирования, включая сроки архивирования. После настройки, Outlook переместит старые электронные письма из вашего почтового ящика в папку «Архив»..

Использование папок поиска

Если вы используете Outlook на своем компьютере с Windows, вы можете искать предыдущие электронные письма в установленной версии Microsoft Outlook, которая настроена для отправки и получения Office 365 письма. Этот метод работает, если вы еще не удалили старую почту и данные, которые вам нужно найти.

Чтобы найти нужные электронные письма, первый, перейти к “Папка” вкладку меню и нажмите “Новая папка поиска”. В современных версиях Outlook достаточно нажать “Папки поиска” а потом “Новая папка поиска…” пункт.

В “Новая папка поиска” окно, прокрутите вниз до “Организация почты” раздел и нажмите “Старая почта”.

Как только вы это сделаете, вы сможете выбрать, как далеко назад вы хотите найти данные (например, две недели, один месяц, три месяца, шесть месяцев, или год).

После того, как вы сделаете свой выбор, щелчок “Хорошо”, и начнется поиск.

Тогда, вернуться в главное окно (на котором вы были до открытия “Новая папка поиска” вариант) для просмотра ваших результатов, который будет отображаться в отдельной папке.

Оттуда, вы можете перетаскивать сообщения электронной почты в папку «Входящие» (или где еще вы хотите их хранить).

Вы также можете сохранить этот поиск как настраиваемый вид, который вы сможете использовать снова в будущем, щелкнув значок “Сохранить как” кнопка.

Как мы упоминали, это не метод поиска сообщений электронной почты, которые были удалены навсегда. Если вы хотите восстановить удаленные элементы, вам нужно научиться как найти старые удаленные электронные письма в Outlook.

Использование расширенного поиска в инструментах поиска

Outlook оснащен функцией расширенного поиска по нескольким критериям. Эта функция была в быстром доступе в предыдущих версиях Outlook., однако, вам может потребоваться включить его специально, если на ленте Outlook нет вкладки «Поиск».. Вот как это сделать:

1. 1. Щелкните правой кнопкой мыши на ленте Outlook и выберите “Настроить ленту” в списке опций.
      * – в качестве альтернативы вы можете использовать меню File > Опции
   2. В “Выберите команду из:” список выберите “Вкладки инструментов” пункт.
   3. Найдите “Инструменты поиска” заголовок ниже и нажмите “Поиск” пункт.
   4. Нажмите “Добавлять” кнопка.
   5. Наконец нажмите “Хорошо” кнопка для сохранения изменений.

Теперь вы могли видеть “Поиск” вкладка на ленте Outlook. Нажмите на нее, чтобы увидеть доступные параметры поиска.

Вы можете использовать опцию «Инструменты поиска», чтобы запустить “Расширенный поиск” движок, в котором вы можете искать электронные письма Outlook по нескольким критериям.

В качестве альтернативы вы можете использовать помощник Outlook (поле поиска “Скажи мне, что ты хочешь сделать”) для быстрого доступа к Инструменты поиска или для запуска Расширенный поиск.
Нажмите на вспомогательное поле или нажмите Alt+Q ярлык и введите имя нужной опции, затем щелкните его, чтобы запустить.

Как получить старые электронные письма с сервера Microsoft Exchange

Службы электронной почты Microsoft Exchange — популярный почтовый сервер, используемый предприятиями.. Если вы являетесь пользователем Exchange Server, вы можете получить старые электронные письма с самого сервера.

Чтобы найти старые электронные письма Outlook таким образом, шаги следующие:

1. Откройте Microsoft Outlook и нажмите кнопку “Файл” Закладка.
2. Тогда, выберите “Настройки аккаунта”.
3. Следующая, дважды щелкните свою учетную запись Exchange, чтобы открыть “Изменить аккаунт” окно.
4. В “Изменить аккаунт” окно, перейти к “Больше настроек” вкладку и нажмите кнопку “Продвинутый” кнопка. Это откроет “Расширенный поиск” окно.
5. Вы можете искать старые электронные письма по дате, отправитель, получатель, тема, или другие критерии.
6. Как только вы нашли электронные письма, которые вы ищете, вы можете переместить их в папку "Входящие" (или где еще вы хотите их хранить).

Вы можете также экспортировать почтовый ящик Exchange в файл PST.

Проверьте режим обмена кэшем

Режим Cache Exchange — это функция Outlook, которая сохраняет копию вашего почтового ящика Exchange на вашем компьютере.. Это может быть полезно, если вы хотите получить доступ к своей электронной почте в автономном режиме или если вы хотите повысить производительность..

Однако, режим Cache Exchange также может помешать вам увидеть ваши самые последние электронные письма.. Чтобы проверить, так ли это, перейти к “Файл” вкладку и нажмите на “Настройки учетной записи.”

Тогда, дважды щелкните свою учетную запись Exchange, чтобы открыть “Изменить аккаунт” или выберите имя своей учетной записи и нажмите “Изменить…”

В “Изменить аккаунт” окно, перейти к “Продвинутый” вкладку и найдите “Настройки файла автономной папки” раздел.

Для учетных записей биржи, вы можете изменить параметры режима кэширования Exchange, которые доступны только в этом случае. Клиенты Outlook в Windows по умолчанию хранят электронные письма на компьютере в течение одного года, используя локальное хранилище..

После этого, локальное хранилище клиента Outlook очищается от предыдущих сообщений. Сдвиньте диск вправо от 1 год для всех. Затем следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить настройку и перезагрузить Outlook., после чего изменения должны вступить в силу.

После этого, ваши старые электронные письма не должны удаляться с вашего компьютера в течение трех или двенадцати месяцев.

Как получить старые электронные письма в веб-клиенте Outlook

Если вы используете веб-приложение Outlook с Office 365, вы можете найти свои старые сообщения электронной почты несколькими способами.

Так как часть вашей старой почты будет автоматически заархивирована, лучше начать с проверки “Архив” папка. Сделать это, нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите “Почта.”

Тогда, нажмите на “Опции” и выберите “См. все параметры.” Следующая, перейти к “Почта” раздел и нажмите на “Настройки автоматического архивирования.”

Оттуда, вы можете изменить, как часто вы хотите, чтобы Outlook автоматически архивировал ваши электронные письма.

Вы также можете вручную заархивировать свои электронные письма, выбрав электронные письма, которые вы хотите заархивировать, и нажав на значок “Архив” кнопка.

Если они не в “Архив” папка, есть шанс, что вы их удалили. Лучше всего проверить “Удаленные” папка рядом.

Если вы их удалили и они в этой папке, вы можете выбрать электронные письма и нажать на кнопку “Восстановление выбранных элементов” кнопка.

Вы также можете найти старые электронные письма, выполнив поиск по ним.. Сделать это, нажмите на строку поиска и введите то, что вы ищете.

Изменить политику хранения

Политики хранения используются для определения того, как долго следует хранить электронные письма, прежде чем они будут удалены..

Вы можете изменить политику хранения, если хотите дольше хранить старую почту..

Первый, откройте панель управления Exchange, перейдя в “Управление соответствием.”

Тогда, нажмите на “Политика хранения.” Оттуда, вы можете создать новую политику хранения или отредактировать существующую.

Настройка новой политики, выберите “Не удаляйте элементы, пока они не станут старше” вариант и введите количество дней, в течение которых вы хотите хранить электронные письма..

Вы также можете удалить электронные письма через определенное количество дней или недель.. Или узнать как запретить Outlook удалять электронные письма в нашем предыдущем сообщении в блоге.

После внесения изменений, нажми на “Сохранить” кнопка.

Восстановление старых писем из резервной копии

Если вы сделали резервную копию своего офиса 365 данные до того, как электронные письма были удалены, вы можете использовать эту резервную копию для восстановления своих старых электронных писем.

Сделать это, открыть “Файл” вкладку и нажмите на “Открыто & Экспорт.”

Тогда, нажмите на “Импорт Экспорт.”

В следующем окне, выберите “Импорт из другой программы или файла” вариант и нажмите кнопку “Следующая” кнопка.

Тогда, выберите “Файл данных Outlook (.Тихоокеанское стандартное время)” вариант и нажмите кнопку “Следующая” кнопка.

В следующем окне, выберите файл резервной копии, который вы хотите использовать, и нажмите кнопку “Открыто” кнопка.

Тогда, выберите почтовый ящик, который вы хотите импортировать из файла резервной копии, и нажмите кнопку “Конец” кнопка.

Вы также можете выполнить Kernel Office 365 резервное копирование. Сделать это, скачайте и установите Kernel Office 365 Резервное копирование & Инструмент восстановления.

После установки, откройте инструмент и выберите “Резервное копирование” вариант.

В следующем окне, выберите почтовый ящик, резервную копию которого хотите создать, и нажмите кнопку “Добавлять” кнопка.

Тогда, выберите место, куда вы хотите сохранить файл резервной копии, и нажмите кнопку “Хорошо” кнопка.

Выбрать “Список всех почтовых ящиков” для резервного копирования всех почтовых ящиков в вашем офисе 365 Учетная запись.

Используйте нужные фильтры, чтобы отфильтровать элементы почтового ящика в соответствии с вашими потребностями, и пройдите пошаговый процесс.

Процесс резервного копирования начнется. Как только это будет закончено, у вас будет файл PST, который вы сможете использовать для восстановления старых писем.

Пример, как найти почту за текущий год

Outlook теперь будет отображать все электронные письма, полученные в текущем году..

Заключение

Есть несколько способов найти старые электронные письма в Office. 365. Скорее всего, ваша старая почта либо заархивирована, либо недавно удалена.

Однако, если вы не можете найти свои старые электронные письма, вы можете попробовать изменить политику хранения или восстановить удаленные сообщения, используя программное обеспечение для восстановления или восстановить их из резервной копии.

Часто задаваемые вопросы

Удаляет ли Outlook старые электронные письма?

Будь офис 365 удаляет старую почту или нет, зависит от того, как у вас настроен Outlook. По умолчанию, Outlook не удаляет старые электронные письма, но у него есть возможность автоматически архивировать электронные письма по истечении определенного периода.. Если у вас включена эта опция, ваши старые электронные письма будут перемещены в папку архива и больше не будут отображаться в вашем почтовом ящике. Вы по-прежнему можете получить к ним доступ, если вам нужно, но они больше не будут загромождать ваш почтовый ящик. в конечном счете, независимо от того, удаляет ли Outlook старые электронные письма, зависит от вас.

Как долго Outlook хранит электронные письма?

Это зависит от того, как вы настроили Outlook. По умолчанию, Outlook не удаляет старые электронные письма, но у него есть возможность автоматически архивировать электронные письма по истечении определенного периода.. Если эта опция включена, ваши старые электронные письма будут перемещены в папку архива и больше не будут отображаться в вашем почтовом ящике. Вы можете выбрать любой период времени, в течение которого письма будут архивироваться..

Как найти старые электронные письма в Outlook по дате?

Чтобы найти старые электронные письма в Outlook по дате, открыть “Поиск” вкладку и нажмите кнопку “Расширенный поиск” вариант. Тогда, выберите почтовый ящик, в котором вы хотите выполнить поиск, и введите диапазон дат, который вы хотите найти. Нажать на “Поиск” кнопка, и все электронные письма из этого диапазона дат появятся. Затем вы можете прокрутить результаты и найти электронное письмо, которое вы ищете..

Как заставить Outlook показывать все мои электронные письма?

Если вы не видите все свои электронные письма в Outlook, скорее всего потому, что они как-то фильтруются. Чтобы исправить это, открыть “Вид” вкладку и нажмите кнопку “Показать как Диалоги” вариант. Это покажет все ваши электронные письма в списке, независимо от того, участвуют ли они в разговоре или нет. Если вы все еще не видите все свои электронные письма, фильтр может их скрывать. Чтобы исправить это, открыть “Вид” вкладку и нажмите кнопку “Сменить вид” вариант. Тогда, выберите “Все сообщения” вариант из списка доступных представлений. Это покажет все ваши электронные письма, даже те, что скрыты фильтром.