Как найти старые электронные письма в Outlook: Полное руководство

Outlook, один из самых популярных почтовых клиентов, широко используется как частными лицами, так и предприятиями для управления своей электронной почтой.. Со временем, объем полученных и отправленных электронных писем может стать огромным, усложняет поиск старых писем.

Если вы используете Microsoft Outlook для управления своей электронной почтой, вам может понадобиться найти старые сообщения электронной почты. Это может быть сложно, если вы не знаете, где искать или какие критерии поиска использовать.. Это также может быть проблемой, если вы регулярно удаляете свои электронные письма.. К счастью, Outlook предоставляет несколько функций и методов, которые могут помочь пользователям быстро и эффективно находить старые электронные письма.. В этой статье, мы рассмотрим различные методы, которые помогут вам найти старые электронные письма и найти старые электронные письма в Outlook и Office. 365 используя разные методы.

Почему я не могу найти свои старые электронные письма в Outlook?

Если вы офис 365 пользователь, есть большая вероятность, что вы используете настольное приложение Outlook. И если вы используете Outlook, вполне вероятно, что вы не видите все свои электронные письма.

Это связано с тем, что представление по умолчанию для Outlook показывает только электронные письма за последние две недели.. Чтобы увидеть старую почту, вам нужно будет изменить настройки просмотра.

Есть несколько других причин, по которым вы не можете найти свои старые электронные письма в Outlook.. Одна из возможностей заключается в том, что вы случайно удалили их. Чтобы проверить, так ли это, зайдите в папку «Удаленные» и посмотрите, есть ли они там. Если они, вы можете переместить их обратно в папку "Входящие".

Другая возможность заключается в том, что вы заархивировал ваши старые электронные письма. Outlook автоматически архивирует электронные письма старше определенного возраста, и вы можете вручную архивировать электронные письма самостоятельно.

Чтобы проверить, были ли ваши электронные письма заархивированы, зайди в папку Архив и посмотри есть ли они там. Если они, вы можете переместить их обратно в папку "Входящие".

Как найти старые электронные письма в почтовом клиенте Outlook

Способы найти старые электронные письма в Outlook

1. • Использование функции поиска: Самый быстрый и удобный способ найти старые электронные письма в Outlook — использовать встроенную функцию поиска.. Чтобы получить доступ к этой функции, нажмите на поле поиска, расположенное в верхней части окна Outlook. Вы можете ввести ключевые слова, связанные с электронным письмом, которое вы ищете., например имя отправителя, тема, или конкретный контент. Outlook отобразит список совпадающих писем на основе ваших критериев поиска., позволяя вам легко найти нужное сообщение.
   • Использование фильтров: Outlook включает расширенные параметры фильтрации, которые позволяют пользователям сузить результаты поиска на основе определенных параметров.. Чтобы получить доступ к этим фильтрам, нажмите на поле поиска, как упоминалось ранее, and then click on the “Search” tab that appears in the ribbon. Вот, вы можете фильтровать электронные письма по таким критериям, как дата, отправитель, тема, или вложения. Указав соответствующие параметры, вы можете уточнить поиск и быстро найти нужные старые письма.
   • Сортировка писем по дате: Сортировка электронных писем по дате может быть эффективным способом найти старые электронные письма в Outlook.. По умолчанию, Outlook отображает электронные письма в том порядке, в котором они были получены или отправлены., с самыми новыми электронными письмами вверху. Чтобы изменить порядок и сначала отобразить самые старые электронные письма, click on the “Received” or “Sent” column header. Такое изменение порядка упрощает поиск электронных писем за определенный период времени или диапазон дат..
   • Использование папок и подпапок: Организация электронных писем по папкам и подпапкам — еще один полезный метод поиска старых писем.. Путем создания папок на основе определенных категорий или проектов., вы можете сортировать и хранить соответствующие электронные письма соответствующим образом. Чтобы создать новую папку, щелкните правой кнопкой мыши свой почтовый ящик или существующую папку, select “New Folder,” and provide a name for it. После создания папок, вы можете вручную перемещать электронные письма в соответствующие папки. Сюда, вы можете быстро перейти к нужному месту и при необходимости получить старые электронные письма.
   • Архивирование электронной почты: Архивирование электронной почты — это эффективный способ навести порядок в вашем почтовом ящике, сохранив при этом доступ к старым сообщениям.. Outlook предоставляет функцию автоматического архивирования, которая автоматически перемещает старые электронные письма в папку архива на основе определенных вами критериев.. Чтобы включить автоматическое архивирование, go to “File,” then “Options,” followed by “Advanced.” Here, вы можете установить настройки архивирования, включая сроки архивирования. После настройки, Outlook переместит старые электронные письма из вашего почтового ящика в папку «Архив»..

Использование папок поиска

Если вы используете Outlook на своем компьютере с Windows, вы можете искать предыдущие электронные письма в установленной версии Microsoft Outlook, которая настроена для отправки и получения Office 365 письма. Этот метод работает, если вы еще не удалили старую почту и данные, которые вам нужно найти.

Чтобы найти нужные электронные письма, первый, navigate to the “Folder” menu tab and click “New Search Folder”. In modern Outlook versions it is enough to click “Search Folders” and then “New Search Folder…” item.

In the “New Search Folder” window, scroll down to the “Organizing Mail” section and click “Old mail”.

Как только вы это сделаете, вы сможете выбрать, как далеко назад вы хотите найти данные (например, две недели, один месяц, три месяца, шесть месяцев, или год).

После того, как вы сделаете свой выбор, click “OK”, и начнется поиск.

Тогда, вернуться в главное окно (that you were on before opening the “New Search Folder” option) для просмотра ваших результатов, который будет отображаться в отдельной папке.

Оттуда, вы можете перетаскивать сообщения электронной почты в папку «Входящие» (или где еще вы хотите их хранить).

You can also save this search as a custom view that you can use again in the future by clicking the “Save as” button.

Как мы упоминали, это не метод поиска сообщений электронной почты, которые были удалены навсегда. Если вы хотите восстановить удаленные элементы, вам нужно научиться как найти старые удаленные электронные письма в Outlook.

Использование расширенного поиска в инструментах поиска

Outlook оснащен функцией расширенного поиска по нескольким критериям. Эта функция была в быстром доступе в предыдущих версиях Outlook., однако, вам может потребоваться включить его специально, если на ленте Outlook нет вкладки «Поиск».. Вот как это сделать:

1. 1. Right click to Outlook Ribbon and choose “Настроить ленту” in the list of Options.
      * – alternatively you may use menu File > Опции
   2. В "Выберите команду из:” list choose the “Вкладки инструментов" элемент.
   3. Найдите значок «Инструменты поиска” header below and click “Поиск" элемент.
   4. Нажмите "ДобавлятьКнопка ".
   5. Finally click “Хорошо” button to save changes.

Now you could see the “Search” tab in the Outlook ribbon. Нажмите на нее, чтобы увидеть доступные параметры поиска.

You may use the Search Tools option to launch the “Advanced Find” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.

В качестве альтернативы вы можете использовать помощник Outlook (the search field “Tell me what you want to do”) для быстрого доступа к Инструменты поиска или для запуска Расширенный поиск.
Нажмите на вспомогательное поле или нажмите Alt+Q ярлык и введите имя нужной опции, затем щелкните его, чтобы запустить.

Как получить старые электронные письма с сервера Microsoft Exchange

Службы электронной почты Microsoft Exchange — популярный почтовый сервер, используемый предприятиями.. Если вы являетесь пользователем Exchange Server, вы можете получить старые электронные письма с самого сервера.

Чтобы найти старые электронные письма Outlook таким образом, шаги следующие:

1. Open Microsoft Outlook and click on the “File” tab.
2. Тогда, select “Account Settings”.
3. Следующая, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window.
4. In the “Change Account” window, go to the “More Settings” tab and click on the “Advanced” button. This will open the “Advanced Find” window.
5. Вы можете искать старые электронные письма по дате, отправитель, получатель, тема, или другие критерии.
6. Как только вы нашли электронные письма, которые вы ищете, вы можете переместить их в папку "Входящие" (или где еще вы хотите их хранить).

Вы можете также экспортировать почтовый ящик Exchange в файл PST.

Проверьте режим обмена кэшем

Режим Cache Exchange — это функция Outlook, которая сохраняет копию вашего почтового ящика Exchange на вашем компьютере.. Это может быть полезно, если вы хотите получить доступ к своей электронной почте в автономном режиме или если вы хотите повысить производительность..

Однако, режим Cache Exchange также может помешать вам увидеть ваши самые последние электронные письма.. Чтобы проверить, так ли это, go to the “File” tab and click on “Account Settings.”

Тогда, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Change…”

In the “Change Account” window, go to the “Advanced” tab and look for the “Offline Folder File Settings” section.

Для учетных записей биржи, вы можете изменить параметры режима кэширования Exchange, которые доступны только в этом случае. Клиенты Outlook в Windows по умолчанию хранят электронные письма на компьютере в течение одного года, используя локальное хранилище..

После этого, локальное хранилище клиента Outlook очищается от предыдущих сообщений. Сдвиньте диск вправо от 1 год для всех. Затем следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить настройку и перезагрузить Outlook., после чего изменения должны вступить в силу.

После этого, ваши старые электронные письма не должны удаляться с вашего компьютера в течение трех или двенадцати месяцев.

Как получить старые электронные письма в веб-клиенте Outlook

Если вы используете веб-приложение Outlook с Office 365, вы можете найти свои старые сообщения электронной почты несколькими способами.

Так как часть вашей старой почты будет автоматически заархивирована, it is best to start by checking the “Archive” folder. Сделать это, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”

Тогда, click on “Options” and select “See All Options.” Next, go to the “Mail” section and click on “Auto Archive Settings.”

Оттуда, вы можете изменить, как часто вы хотите, чтобы Outlook автоматически архивировал ваши электронные письма.

You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Archive” button.

If they aren’t in the “Archive” folder, есть шанс, что вы их удалили. It is best to check the “Deleted Items” folder next.

Если вы их удалили и они в этой папке, you can select the emails and click on the “Recover Selected Items” button.

Вы также можете найти старые электронные письма, выполнив поиск по ним.. Сделать это, нажмите на строку поиска и введите то, что вы ищете.

Изменить политику хранения

Политики хранения используются для определения того, как долго следует хранить электронные письма, прежде чем они будут удалены..

Вы можете изменить политику хранения, если хотите дольше хранить старую почту..

Первый, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”

Тогда, click on “Retention Policies.” From there, вы можете создать новую политику хранения или отредактировать существующую.

Настройка новой политики, select the “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.

Вы также можете удалить электронные письма через определенное количество дней или недель.. Или узнать как запретить Outlook удалять электронные письма в нашем предыдущем сообщении в блоге.

После внесения изменений, click on the “Save” button.

Восстановление старых писем из резервной копии

Если вы сделали резервную копию своего офиса 365 данные до того, как электронные письма были удалены, вы можете использовать эту резервную копию для восстановления своих старых электронных писем.

Сделать это, open the “File” tab and click on “Open & Export.”

Тогда, click on “Import/Export.”

В следующем окне, select the “Import from another program or file” option and click on the “Next” button.

Тогда, select the “Outlook Data File (.Тихоокеанское стандартное время)” option and click on the “Next” button.

В следующем окне, select the backup file you want to use and click on the “Open” button.

Тогда, select the mailbox you want to import from the backup file and click on the “Finish” button.

Вы также можете выполнить Kernel Office 365 резервное копирование. Сделать это, скачайте и установите Kernel Office 365 Резервное копирование & Инструмент восстановления.

После установки, open the tool and select the “Backup” option.

В следующем окне, select the mailbox you want to backup and click on the “Add” button.

Тогда, select the location you want to save the backup file to and click on the “OK” button.

Choose “List all mailboxes” to back up all the mailboxes in your Office 365 Учетная запись.

Используйте нужные фильтры, чтобы отфильтровать элементы почтового ящика в соответствии с вашими потребностями, и пройдите пошаговый процесс.

Процесс резервного копирования начнется. Как только это будет закончено, у вас будет файл PST, который вы сможете использовать для восстановления старых писем.

Пример, как найти почту за текущий год

Outlook теперь будет отображать все электронные письма, полученные в текущем году..

Заключение

Есть несколько способов найти старые электронные письма в Office. 365. Скорее всего, ваша старая почта либо заархивирована, либо недавно удалена.

Однако, если вы не можете найти свои старые электронные письма, вы можете попробовать изменить политику хранения или восстановить удаленные сообщения, используя программное обеспечение для восстановления или восстановить их из резервной копии.

Часто задаваемые вопросы

Удаляет ли Outlook старые электронные письма?

Будь офис 365 удаляет старую почту или нет, зависит от того, как у вас настроен Outlook. По умолчанию, Outlook не удаляет старые электронные письма, но у него есть возможность автоматически архивировать электронные письма по истечении определенного периода.. Если у вас включена эта опция, ваши старые электронные письма будут перемещены в папку архива и больше не будут отображаться в вашем почтовом ящике. Вы по-прежнему можете получить к ним доступ, если вам нужно, но они больше не будут загромождать ваш почтовый ящик. в конечном счете, независимо от того, удаляет ли Outlook старые электронные письма, зависит от вас.

Как долго Outlook хранит электронные письма?

Это зависит от того, как вы настроили Outlook. По умолчанию, Outlook не удаляет старые электронные письма, но у него есть возможность автоматически архивировать электронные письма по истечении определенного периода.. Если эта опция включена, ваши старые электронные письма будут перемещены в папку архива и больше не будут отображаться в вашем почтовом ящике. Вы можете выбрать любой период времени, в течение которого письма будут архивироваться..

Как найти старые электронные письма в Outlook по дате?

Чтобы найти старые электронные письма в Outlook по дате, open the “Search” tab and click on the “Расширенный поиск"Вариант. Тогда, выберите почтовый ящик, в котором вы хотите выполнить поиск, и введите диапазон дат, который вы хотите найти. Click on the “Search” button, и все электронные письма из этого диапазона дат появятся. Затем вы можете прокрутить результаты и найти электронное письмо, которое вы ищете..

Как заставить Outlook показывать все мои электронные письма?

Если вы не видите все свои электронные письма в Outlook, скорее всего потому, что они как-то фильтруются. Чтобы исправить это, open the “View” tab and click on the “Show as Conversations” option. Это покажет все ваши электронные письма в списке, независимо от того, участвуют ли они в разговоре или нет. Если вы все еще не видите все свои электронные письма, фильтр может их скрывать. Чтобы исправить это, open the “View” tab and click on the “Change View” option. Тогда, select the “All Messages” option from the list of available views. Это покажет все ваши электронные письма, даже те, что скрыты фильтром.