Вложение слияния почты Outlook

Иногда, вам может потребоваться отправить кучу одинаковых писем. Если получатель видит десятки адресов в поле «Кому»:Поле, ваше сообщение выглядит холодным и безличным. Слияние - простой способ замаскировать массовую рассылку. Для любого из адресатов, просто нет возможности обнаружить другие контакты. Функция удобнее слепых копий. Кроме того, Это позволяет Слияние почты Outlook с приложением. Вот подробное руководство, которое поможет вам начать работу.

Слияние может применяться к разным выходам: письма, отдельные документы, принтеры, и т.д.. В этой статье мы рассмотрим электронные письма, чтобы передать общие принципы.. Другие категории настраиваются так же, как вложение слияния почты Outlook.. Достичь цели можно разными способами и разными способами.. Сторонние инструменты повышают удобство и предлагают дополнительные возможности. Но сначала, давай разберемся с основами.

Слияние писем с вложениями из Outlook

Этот путь к Слияние почты Outlook самый простой. Когда все адресаты уже в ваших контактах, естественно использовать этот список как источник. В следующем примере, мы покажем вам, как отправить сообщение группа контактов. Наша электронная почта попросит их подтвердить свои контактные данные..

Необходимые меры предосторожности

Имейте в виду, что массовая рассылка обычно не одобряется., и ваш интернет-провайдер может заподозрить. Чтобы убедиться, что ваша попытка успешна, узнать об их правилах. Количество сообщений, которые вы можете отправить за период (час / день) может быть ограничен. Однако, 100 это общий порог. следовательно, если вы отправите 99, это вряд ли может вызвать проблемы.

В случае строгих ограничений, есть еще способы их обойти. Выделенные утилиты слияния с планированием делят вашу корреспонденцию на более мелкие партии. Они остаются незамеченными.

Шаг 1: Выбор получателей

Процедура начинается с разметки необходимых контактов.. Сделать это:

1. Перейдите в папку, содержащую их («Контакты»). Это может быть вызвано CTRL + 3).
2. Выберите получателей или используйте фильтрацию. Сделать это быстро, выполнить поиск, или отсортировать по категории.

В первом случае, вы можете искать по деталям, которые есть у всех этих контактов (например, Название компании). Задача простая. Можно даже выполнять сложные запросы. Во втором случае, нужно сделать несколько ходов, чтобы отсортировать папку «Контакты» по необходимым критериям (например, название компании). Процедура зависит от вашей версии Outlook..

В 2007 издание, следовать последовательности Вид > Текущий вид > По категориям. В более поздних версиях (включая офис 365), тем Вид Вкладка содержит параметр Сменить вид. Используйте его, чтобы установить Телефон или Список Посмотреть. Следующая, из того же Вид Закладка, выбирать Расположение и Категории. таким образом, нет разницы между слиянием писем с вложениями Outlook 2013 и слияние почты с вложениями Outlook 2016.

Шаг 2: Окно вызова слияния

В 2007 издание, получить доступ к функции немедленно через Инструменты. Во всех последующих версиях, отправиться в Домой Закладка, выбирать действия, и нажмите на кнопку Слияние писем. Диалог под названием Контакты слияния почты появится.

Шаг 3: Проверка параметров контакта

Теперь, необходимо убедиться, что выбраны правильные получатели. Если вы уже отфильтровали данные, пойти на Все контакты в текущем представлении. Если получатели были выбраны вручную, выбирать Только выбранные контакты. Можно объединить все поля контактов или только те, которые находятся в текущем представлении..

Шаг 4: Параметры слияния

Их можно настроить в нижней части диалогового окна.. В нашем примере, мы укажем тип документа как Формы писем и установить E-mail как место слияния. Также необходимо ввести тему письма. При необходимости он может быть изменен позже. Для иллюстрации, предположим, что предмет <Проверка контактной информации>. Завершить с Хорошо. Теперь, текстовый процессор вызывается.

Шаг 5: Использование Word

По умолчанию, текстовый процессор показывает пустую страницу. На ленте, откройте вкладку с названием Рассылки. В нашем примере, мы отправим то же сообщение с парой переменных. Это гарантирует, что каждое электронное письмо будет выглядеть так, как будто оно было создано индивидуально.. Не волнуйтесь: переменные вставлять легче, чем вы думаете.

Введите ваше приветствие

О формальной переписке, первая строка всегда содержит приветствие. Нажмите на соответствующую кнопку вверху, и укажите желаемую информацию. Есть шаблоны (например, 'Уважаемые'), но вы также можете заменить их своими словами (например, 'Привет'). Не забудьте поставить пробел после первого элемента. В противном случае, он будет сливаться с именем получателя.

Также необходимо запрограммировать действия, применяемые к недопустимым именам получателей.. Если вы выбрали «Дорогой мистер. Икс,Как приветствие, но в контакте нет фамилии, система может использовать безличное приветствие (например, 'Для предъявления по месту требования'). В заключение нажмите "ОК". Окно закроется.

Войти в тело

Теперь, мы можем начать печатать тело. Нажмите клавишу Enter, чтобы начать. В нашем примере, вводимый текст: «Не могли бы вы проверить, действительна ли следующая информация?". нажмите Введите ключ еще раз, чтобы начать другую строку. Вот, мы вставим адрес электронной почты каждого получателя.

Для этого, нажмите на Блок адреса. Адресата уже приветствовали по имени, так что нужно избегать повторения. Снимите флажок Вставьте имя получателя в этом формате:. Вы можете удалить или оставить название компании. Завершить с Хорошо.

Нажмите Введите переключать линии. Вот, мы вставим номер офиса каждого получателя. Сделать это, используйте опцию для вставки полей слияния. Выбрать Рабочий телефон и Вставить. Закройте окно и нажмите Введите.

Введите ваше закрытие

Теперь, пора напечатать закрытие для нашего сообщения. Введите что-то вроде "Будем признательны за оперативный ответ. С наилучшими пожеланиями, <ваше имя>". Почти сделано! Осталось только просмотреть результат (сообщение) чтобы убедиться, что это выглядит так, как вы планировали.

Используйте соответствующую кнопку вверху, и стрелки справа от него. Они позволяют переключаться между версиями для разных получателей. В конце концов, мы можем отправлять наши электронные письма. Это инициируется через Конец & Объединить на вершине. Выбрать Отправить сообщения по электронной почте… и проверьте детали в новом диалоге. Подтвердить с помощью Хорошо.

Использование Outlook в качестве источника

В этом примере, мы отправим одно и то же письмо нескольким получателям. Единственное отличие в том, что действие программируется через почтовый клиент.. Диалоговое окно будет выглядеть иначе, но основные принципы идентичны. Запустите программу и вызовите мастера. Это делается путем перехода в «Рассылка» и запуска слияния.. Призвать Пошаговый мастер слияния писем и исходить оттуда.

Вы увидите специальную панель в правой части интерфейса.. титулованный Панель задач, позволяет регулировать параметры. Выбрать Сообщения электронной почты как тип документа. Нажмите Следующая один раз, и снова в следующем диалоге, так как мы будем вводить содержимое вручную.

Контактная информация хранится в Outlook.. следовательно, выбор в пользу Выбрать из контактов Outlook. Выберите папку, содержащую данные ваших получателей. Это достигается через Выберите папку контактов. Вы можете увидеть подсказку профиля. Дождитесь завершения операции.

Теперь вам нужно будет отметить контакты для электронной почты. Окно Получатели слияния почты имеет много вариантов фильтрации. Потерпи, как это может быть медленно. Чтобы ускорить процесс, вы можете использовать Найти дубликаты… характерная черта.

Следующая, введите сообщение. Система автоматически предлагает переменные. Просмотрите сообщение и отправьте его. Используйте Электронная почта возможность установить необходимые параметры (к: и тема письма:). Завершить с Хорошо и пусть отправка начнется.

Использование другого источника

Можно инициировать слияние из Word, но получить контактную информацию из баз данных Access, Листы Excel, или какой-либо другой источник, распознаваемый процессором. Процедура аналогична второму подходу.. Единственное отличие - это дополнительный шаг, который обеспечивает правильное сопоставление полей слияния..

В этом сценарии, вы следуете начальным шагам, пока волшебник не будет вызван. Тогда, запрограммируйте его для использования списка, который уже существует в вашей системе. Следующая, указать расположение контактных данных. Иногда, вам может потребоваться ввести специальные символы, которые разделяют правила и столбцы. Они называются разделителями..

Выберите источник, при необходимости отфильтруйте контакты, и перейти к сопоставлению. На этом этапе, поля из источника сопоставляются с полями слияния почты. Это позволяет применять такие удобные функции, как Линия приветствия. однажды Поля соответствия нажата, вы увидите еще один диалог, облегчающий процесс. Нажмите Хорошо когда сделано.

Использование Mail Merge Toolkit

Быстрее достичь цели можно с помощью сторонних утилит.. Они особенно удобны для слияния электронной почты с вложениями..

С внешней автоматикой, вы получаете много полезных опций. Первый, позволяет более гибко объединять с вложениями. Каждый получатель может получить индивидуальное вложение. Это также позволяет вам настроить строку темы, и отправлять как обычные, так и слепые копии.