Hur man exporterar e -post från Outlook till Excel

När det gäller e -postklienter, Outlook är den föredragna miljön för många företag och användare. Det är säkert, mångsidig, och kraftfull. Man kan lagra och hantera en stor mängd e-korrespondens och få åtkomst till flera konton på en server. Emellertid, det finns också några nackdelar - till exempel, vissa användare känner sig frustrerade när de försöker exportera e -post från MS Outlook.

Medan det finns olika manuella metoder, ingen av dem är perfekt. När det finns lite information, du kan kopiera och klistra in separata e -postmeddelanden i Word eller en annan textbehandlare. Originalformatering kanske inte bevaras.

I denna artikel, Vi kommer att behandla några pålitliga sätt att förvandla dina e -postmeddelanden till kalkylblad för Microsoft Excel. Tyvärr, det finns ingen magisk knapp som låter dig exportera e -postmeddelanden från Outlook till Excel automatiskt. Det kan vara komplext om du inte känner till några knep - upptäck dem nedan.

Skäl att exportera Outlook -e -postmeddelanden

Användare kanske vill flytta sin e -post av olika skäl. De vanligaste motivationerna för att exportera Outlook -e -postmeddelanden till Microsoft Excel är följande:

• behovet av att övergå till en ny server
• behovet av att skapa en distributionslista för andra applikationer
• behovet av växla mellan plattformar
• behovet av att dela information med en annan användare
• behovet av en säkerhetskopia.

När du går från system till system, data skadas ofta eller går förlorade. Uppgiften att överföra till Excel är ingen kaka - om du försöker en tveksam metod, du riskerar att förlora informationen för gott. Istället för att ta onödiga risker, dra nytta av hemligheterna vi delar nedan. Vi visar dig hur du kopierar och klistrar in data eller exporterar till en CSV -fil istället.

Fördelar med import till kalkylblad

Export till Microsoft Excel är ett av de mest pålitliga överföringssätten. Kalkylformatet låter dig ordna konversationerna i en databas. Det låter dig hitta gamla kontakter och utbyten med olika parametrar som datum för sammanhang.

Ett kalkylblad som backupalternativ är också värt att överväga. All värdefull information från Outlook bör kopieras för återkallelse. Förr eller senare, du kan behöva hitta särskilda konversationer för personliga eller juridiska ändamål. Vid serverfel, om uppgifterna försvinner (vilket är ett mardrömsscenario!) du kommer att ha XLS -filen att falla tillbaka på.

Så här exporterar du Outlook -e -postmeddelanden till Excel

Vill du skapa distributionslista eller rättsmedicinsk rapport? Här är det bästa sättet att göra detta:

Ladda ner gratisFör Windows 32/64-bitKöpa från $24.95Lås upp alla funktioner

1. Klicka på knappen ovan för att ladda ner Outlook Data Export Kit -programvara.
2. Installera och kör det.
3. Klicka på “Rapporter” och välj “Kontaktlista” eller “Lista över mottagarens e-postadresser” om du vill skapa en distributionslista,
   eller
   välja “E -postegenskaper…” om du vill skapa en lista med Outlook -e -postmeddelanden inom deras egenskaper.
4. Välj rapportalternativ och kör rapporten.
5. Öppna resultatfilen i Microsoft Excel eller en annan kalkylarkredigerare.

Även Data Extraction Kit for Outlook gör det möjligt att skapa en lista över Outlook -konton och lösenord. Kolla in det här. Dessutom kanske du vill veta hur Importera e -postadresser från Excel till Microsoft Outlook.

Exportera varje e-postmeddelande från en Outlook-postmapp till en fristående Excel/CSV-fil

Vill du exportera varje e-postmeddelande från Outlook till en separat Excel-fil? Väl, det första sättet är att manuellt öppna varje e-postmeddelande och skapa en motsvarande Excel-fil. Sedan kopierar du varje mejl. Denna metod kräver ingen speciell programvara.

Väl, Outlooks import/exportfunktion har inte möjlighet att skapa individuella Excel-filer. När du exporterar, det skapar en Excel-fil med alla e-postmeddelanden på ett ställe. Du kan behöva ett tredjepartsverktyg som kan batchexportera varje e-postmeddelande till en separat arbetsbok. Det skulle innefatta en “massspar” funktion.

Den här funktionen är inte explicit tillgänglig i vårt Data Extraction Kit för Outlook. Emellertid, du kan ställa in anpassade filter som låter dig generera specifika filkategorier, såsom “E-postmeddelanden med bilagor” eller “E-postmeddelanden utan bilagor”. Du kan använda datumintervallsfunktionen för att få individuella filer för varje dag, vecka, månad, etc. Det är också möjligt att generera kriminaltekniska rapporter med funktioner som t.ex “Poster räknas per Outlook-mapp”.

Hur man exporterar Outlook-e-post till Excel

1. Hämta, installera och kör programvaran DEKit.
2. Klicka på “Rapporter” knappen i den övre panelen.
3. Välj “E-postegenskaper från Outlook-profilen” rapport.
   (Alternativt, du kan använda en andra rapport som använder Outlook PST-filen istället).
4. Ange platsen och namnet på den Excel-fil som du vill exportera Outlook e-postegenskaper till.
5. Klicka på “Spara” knappen.
6. Välj den Outlook-profil du vill använda om programmet uppmanar dig att göra det.
7. I nästa dialogruta väljer du den Outlook-mapp du vill arbeta med.
   Observera att programmet också kommer att bearbeta alla efterföljande mappar om motsvarande alternativ är aktiverat.
8. Klicka på “Gjort” knappen. Programmet kommer att skapa en rapport.
9. Öppna den skapade rapportfilen i Excel för att se dess innehåll.

Hur man exporterar e-postmeddelanden till Microsoft Excel med Outlook

Detta är inte raketvetenskap, men här är en varning: räkna inte med att behålla någon styling. Data överförs som vanlig text med kontakter, och alla länkar kommer att vara grundläggande. Det finns inga undantag eller lösningar här, varken på Windows eller på Mac. Om du verkligen behöver bevara utseendet på de ursprungliga e -postmeddelandena, spara dem som HTML istället. Annars, följ denna procedur:

1. Öppna Microsoft Outlook -appen.
2. Gå till Arkiv -menyn.
3. Välj funktionen för att öppna och exportera.
4. Välj "Importera/exportera" för att hitta "Exportera till en fil".
   
5. Ange att du behöver skapa en fil för Excel (CSV), inte en PST -fil.
6. Välj bland de tillgängliga mappar där filen kan sparas.
7. Sätt en bock bredvid exportalternativet "E-postmeddelanden".
8. Ändra kartan anpassade fält om det behövs.
9. Avsluta genom att klicka på "Slutför".
10. Stäng Outlook -klienten.

När du har klickat på "Slutför", alla dina meddelanden kommer att landa i den nyskapade filen - kolla mappen för att vara säker. Observera att båda Microsoft Excel -format är lämpliga.

Hur man öppnar en CSV -fil

När det gäller CSV (Kommaseparerade värden) formatera, du kan migrera till ett kalkylblad efteråt lika enkelt. Högerklicka bara på den exporterade CSV-filen, och välj "Öppna med ..." - Excel i snabbmenyn. Filen öppnas i programmet, så att du kan spara det som ett XLS -filformat.

Det direkta sättet att extrahera data från Microsoft Outlook -e -postmeddelanden

Du kan flytta alla dina e -postmeddelanden från Outlook 2016 eller en annan version på Windows eller Mac i bulk. Det är inte nödvändigt att exportera data till en fristående fil först. Så här gör du jobbet snabbt via kopiera och klistra in:

1. Öppna Outlook och öppna e -postvyn.
2. Öppna mappen vars innehåll måste överföras.
3. Kopiera alla mejl med eller utan text (se tipset nedan).
4. Öppna MS Excel.
5. Skapa en ny kalkylarkfil.
6. Sätt in de kopierade e -postmeddelandena - välj cell A1 och klistra in med standard "Ctrl" + V ’/’ kommando + V ’-kommando för att exportera Outlook -e -postmeddelanden.
7. Spara filen. på din Windows- eller Mac -enhet.

Hur man kopierar e -post för Microsoft Excel (Steg 3)

Det finns två sätt att importera e -postmeddelanden i alla versioner inklusive Outlook 2013 - med eller utan deras text. För att bevara innehållet, följ alla steg nedan. Att exportera utan dem, börja från steg 6.

Gör följande:

1. Inaktivera läsfönsterläget i Outlook via menyn "Visa".
   
2. Medan den fortfarande är i View, klicka på alternativet Lägg till kolumner.
3. Den nya rutan Visa kolumner låter dig välja kolumner från "Alla e -postfält". Välj det här alternativet.
4. I listan "Tillgängliga kolumner", markera "Meddelande".
5. Avsluta genom att klicka på "Lägg till" och "OK".
6. Markera hela postlådans innehåll i din öppna mapp.
7. Kopiera Outlook -data med "Ctrl + C ’kommando.

Exportera mejl från Outlook till Excel med datum och tid

om du behöver bevara datum och tid, använd kopian & klistra in metod. Outlook -systemet låter dig se e -postmeddelanden från ett specifikt dataintervall. Metoden liknar vanlig direktkopiering. Här är vad du ska göra:

1. Gå till sökruta av Outlook 2010 eller någon annan version.
2. Ange de två datumen definierar intervallet.
3. Klicka på 'Stiga på'.
4. Markera mejlen med datumintervallet (använd tipset för Step 3 ovan).
5. Kopiera urvalet (Ctrl + C).
6. Öppna MS Excel.
7. Infoga de kopierade data i ett tomt kalkylblad (Ctrl + I).

Grattis! Nu har meddelandena med de angivna tidsparametrarna landat i ditt kalkylblad. Du behöver inte söka efter några mappar på vår enhet - bara kopiera och klistra in direkt! Denna grundläggande metod används för specifika typer av analytiskt arbete. Observera att den inte genererar en exporterad CSV -fil - istället, du sparar kalkylarken efter att du klistrat in data. Nu vet du hur du exporterar Outlook -e -postmeddelanden till Excel med datum och tid.

Slutliga ord

Detta är de vanligaste sätten att överföra e -postdata från Outlook 2019 och tidigare utgåvor till Excel. Om ett eller båda av dina system är på Macintosh, sekvensen är liknande. Om du fysiskt behöver överföra CSV -filen till en annan dator, använda någon extern minneslagring eller spara den i ett moln. Du kan också skicka den till din adress för Mac.

Om du behöver backup, du kan också exportera Outlook -e -postmeddelanden till en fristående PST -fil. Spara det på en säker plats. Det kommer inte bara att innehålla meddelanden, men också dina kontakter, uppgifter, och uppdrag. Du kan också överföra e -post från andra e -postklienter direkt till Outlook med en speciell omvandlare som genererar PST. Data kan laddas ner till en separat fil eller matas direkt till din aktiva profil i Outlook.

Vanliga frågor och svar

Hur exporterar jag flera e-postmeddelanden från Outlook till Excel?

Det finns två populära sätt att exportera Outlook-e-postmeddelanden. Det första sättet är att använda import/export-funktionen som är tillgänglig i Outlook-appen på skrivbordet, eftersom funktionen inte är tillgänglig i Outlooks webbversion. Exportguiden ger tips när du exporterar en fil. Men notera två huvudinställningar. Se till att välja “Exportera till en fil” och välj filformatet som “CSV” istället för .pst. Det senare formatet används huvudsakligen som en säkerhetskopia eller för att ladda upp e-postmeddelanden till ett annat outlook-konto. Istället för att använda den inbyggda funktionen, den andra metoden är att använda en tredjepartslösning som kan extrahera e-postmeddelanden från Outlook till Excel-format, som .xlsx. Du kan använda vår Programvara för Data Export Kit eftersom den erbjuder en intuitiv exportguide och stöder flera format.

Hur kopierar och klistrar jag in flera e-postadresser från Outlook till Excel?

Det finns flera sätt att göra detta. För e-postadresser lagrade i distribution eller grupper, starta Outlook och välj Kontakter. Aktivera alternativet Lista för att se tillgängliga kontakter och håll ned CTRL-knappen och klicka på enskilda e-postmeddelanden för att kopiera dem. Kopiera och klistra sedan in kontakterna i excel-arbetsboken. För det andra, du kan manuellt exportera Outlook-e-postadresser med hjälp av funktionen Importera/Exportera. När du exporterar som en fil, välj Kommaseparerade värden och välj Kontakter. För det tredje, det är möjligt att använda en dataextraktionssats programvara som kan extrahera kontakter från PST-filer automatiskt.

Kan jag exportera hela min Outlook-e-post?

Ja, om du planerar att importera Outlook-e-postmeddelandena till ett annat konto av samma e-postleverantör, du kan använda funktionen Importera/Exportera. I exportguiden, välja “Outlook-datafil .pst) som format. Nästa steg är ganska enkelt. Välj mappen att exportera från, till exempel, Inkorg eller skickade objekt. Den enda nackdelen med denna metod är att den inte erbjuder flexibla format. Den bästa sättet att spara e-post från Outlook vilket är mer robust och flexibelt är att använda ett dataextraktionsverktyg.

Kan jag extrahera data från en Excel-bilaga?

Ja, det är möjligt att analysera data från de bifogade Excel-filerna. Men du måste använda en tredjepartsintegration med en analysfunktion. Många användare använder Power Automate (tidigare Microsoft Flow). De kan analysera data och utföra ytterligare automatiserade funktioner som att lägga till data i en central databas. Power Automate är inte det enda verktyget som erbjuder denna funktion. Det finns många andra tredjepartsintegrationer.

Kan jag koppla Outlook till Excel?

Ja, användare kan skapa en brygga som låter dem skicka automatiska e-postmeddelanden från Outlook till Excel. Emellertid, det finns ingen inbyggd funktion för att göra detta. Användare måste hitta externa lösningar från Microsoft som Power Automate eller andra tredjepartsintegrationer av leverantörer som Zaiper, Automate.io, etc.

Kan jag konvertera en PST-fil till Excel?

Ja, det är möjligt att konvertera PST, ett format som används av Microsoft Outlook för att lagra dess information, till en Excel-fil som stöder rader och kolumner. För denna operation, det är nödvändigt att hitta ett konverteringsverktyg. Det finns många verktyg på marknaden från leverantörer som Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, och mer. Många verktyg är gratis eller kan ha en gratis provperiod. Vi rekommenderar att du provar gratisversionen av Data Extraction Kit för att automatiskt exportera PST-objekt till Microsoft Excel-filen.

Hur man exporterar ett Outlook-e-postmeddelande till Excel manuellt?

1. 1. Klicka på i Outlook Fil välj Öppna & Exportera.
   2. Klicka på Importera/exportera, välja Exportera till en fil och klicka på Nästa knappen.
   3. Välj Kommaseparerade värden och klicka på Nästa.
   4. Välj en mapp som innehåller e-postmeddelanden att exportera, skriv ett filnamn, och klicka på Okej.
   5. Ange en plats för att spara CSV-filen och klicka Nästa, Klicka sedan på Avsluta.