Hur man exporterar e -post från Outlook till Excel

När det gäller e -postklienter, många företag och användare föredrar Outlook på grund av dess säkerhet, mångsidighet och kraft. Det tillåter användare att lagra och hantera stora volymer av korrespondens och komma åt flera konton på en enda server. Emellertid, det finns också några nackdelar, inklusive det faktum att vissa användare tycker att det är frustrerande att exportera e-postmeddelanden från MS Outlook.

Även om det finns olika manuella metoder tillgängliga, ingen av dem är perfekt. En möjlig lösning är att kopiera och klistra in enskilda e-postmeddelanden i ett ordbehandlingsprogram, även om detta kanske inte alltid bevarar den ursprungliga formateringen.

I denna artikel, vi kommer att tillhandahålla ett antal pålitliga metoder för att konvertera e-postmeddelanden till Microsoft Excel-kalkylblad. Tyvärr, det finns inget automatiskt sätt att exportera e-post från Outlook till Excel. Processen kan vara komplex om du inte är bekant med några knep, som vi kommer att förklara nedan.

Fördelar med att exportera Outlook-e-postmeddelanden

Det finns ett antal anledningar till varför användare kanske vill exportera sina Outlook-e-postmeddelanden till Microsoft Excel. De vanligaste motiven för att göra det är:

• behovet av att övergå till en ny server
• behovet av att skapa en distributionslista för andra applikationer
• behovet av växla mellan plattformar
• behovet av att dela information med en annan användare
• behovet av en säkerhetskopia.

När man går från system till system, data skadas ofta eller går förlorade. Processen att överföra data till Excel kan vara utmanande, och det finns risk att förlora information om metoden inte är korrekt. Istället för att ta risker, vi rekommenderar att du använder metoderna som beskrivs nedan, som involverar kopiering och inklistring av data eller export till en CSV-fil.

Fördelarna med att importera till kalkylblad är många

Att exportera till Microsoft Excel är ett av de mest tillförlitliga överföringslägena. Kalkylarksformatet låter dig ordna konversationer i en databas, så att du kan hitta gamla kontakter och utbyten med olika parametrar som datum för sammanhang.

Ett kalkylblad som backupalternativ är också värt att överväga. All värdefull information från Outlook bör kopieras för återkallelse, eftersom du kan behöva hitta särskilda konversationer för personliga eller juridiska ändamål någon gång. I händelse av serverfel, XLS-filen tillhandahåller en säkerhetskopieringslösning, minska risken för dataförlust.

Så här exporterar du Outlook -e -postmeddelanden till Excel

Låt oss granska processen för att exportera Outlook-meddelanden till ett Excel-kalkylblad, samt hur man skapar en distributionslista från Outlook e-postadresser eller kontakter. Följande steg kan också vara användbara när du skapar kriminaltekniska e-postrapporter. Klicka på knappen nedan för att ladda ner programvaran Outlook Data Export Kit, och sedan installera och köra det.

Ladda ner gratisFör Windows 32/64-bitKöpa från $24.95Lås upp alla funktioner

För att exportera Outlook-meddelanden till Excel:

1. Click on the ‘Reports’ button, som du hittar i den översta menyn.
2. Select the ‘Email properties…’ option.
3. Välj dina rapportalternativ och kör rapporten.

För att skapa en distributionslista:

1. Click “Reports” button and choose “Contacts listing” or “List of recipient email addresses” if you want to generate a distribution list,
2. Välj rapportalternativ och kör rapporten.
3. Öppna resultatfilen i Microsoft Excel eller en annan kalkylarkredigerare.

Dessutom, Data Extraction Kit för Outlook gör det möjligt att skapa en lista över Outlook-konton och lösenord. Vi inbjuder dig att utforska denna funktion.
Dessutom kanske du vill veta hur Importera e -postadresser från Excel till Microsoft Outlook.

Exportera varje e-postmeddelande från en Outlook-postmapp till en fristående Excel/CSV-fil

Om du behöver exportera e-post från Outlook till Excel, du kan göra det manuellt genom att öppna varje e-postmeddelande och skapa en motsvarande Excel-fil. Denna metod kräver ingen speciell programvara. Emellertid, Det bör noteras att Outlooks import/exportfunktion inte tillåter att enskilda Excel-filer skapas. När du exporterar, det skapar en Excel-fil som innehåller alla e-postmeddelanden.

Om du behöver exportera e-postmeddelanden på ett mer organiserat sätt, Du kan hitta ett verktyg från tredje part som kan batchexportera varje e-postmeddelande till en separat arbetsbok användbart. These tools generally include a “bulk save” feature. Vårt Data Extraction Kit för Outlook har inte den här funktionen, men du kan ställa in anpassade filter som låter dig generera specifika filkategorier, such as “Emails with attachments” or “Emails without attachments”. Du kan också använda datumintervallsfunktionen för att få individuella filer för varje dag, vecka, månad, etc. Forensic reports can also be generated using features such as “Items count per Outlook folder”.

Hur man exporterar Outlook-e-post till Excel

1. Hämta, installera och kör programvaran DEKit.
2. Click the “Reports” button in the top panel.
3. Välj"E-postegenskaper från Outlook-profilen” report.
   (Alternativt, du kan använda en andra rapport som använder Outlook PST-filen istället).
4. Ange platsen och namnet på den Excel-fil som du vill exportera Outlook e-postegenskaper till.
5. Klicka på knappen "Spara"..
6. Välj den Outlook-profil du vill använda om programmet uppmanar dig att göra det.
7. I nästa dialogruta väljer du den Outlook-mapp du vill arbeta med.
   Observera att programmet också kommer att bearbeta alla efterföljande mappar om motsvarande alternativ är aktiverat.
8. Click the “Done” button. Programmet kommer att skapa en rapport.
9. Öppna den skapade rapportfilen i Excel för att se dess innehåll.

Hur man exporterar e-postmeddelanden till Microsoft Excel med Outlook

Observera att även om denna process är relativt okomplicerad, det finns några viktiga överväganden att tänka på. för det första, det är viktigt att förstå att uppgifterna kommer att överföras som vanlig text, inklusive kontakter och grundläggande länkar. Det finns inga undantag från denna regel, oavsett om du använder en Windows- eller Mac-enhet. Om det är en prioritet att bevara det ursprungliga e-postmeddelandets utseende, Vi rekommenderar att du sparar den som HTML. Annars, följ den skisserade proceduren:

1. Öppna Microsoft Outlook -appen.
2. Gå till Arkiv -menyn.
3. Välj funktionen för att öppna och exportera.
4. Välj "Importera/exportera" för att hitta "Exportera till en fil".
   
5. Ange att du behöver skapa en fil för Excel (CSV), inte en PST -fil.
6. Välj bland de tillgängliga mappar där filen kan sparas.
7. Sätt en bock bredvid exportalternativet "E-postmeddelanden".
8. Ändra kartan anpassade fält om det behövs.
9. Avsluta genom att klicka på "Slutför".
10. Stäng Outlook -klienten.

När du har klickat på "Slutför", alla dina meddelanden kommer att landa i den nyskapade filen - kolla mappen för att vara säker. Observera att båda Microsoft Excel -format är lämpliga.

Hur man öppnar en CSV -fil

När det gäller CSV (Kommaseparerade värden) formatera, du kan enkelt migrera till ett kalkylblad. Att göra så, right-click the exported CSV file and select ‘Open with…’ from the context menu. Filen öppnas sedan i Excel, där du kan spara det som ett XLS-filformat.

Det direkta sättet att extrahera data från Microsoft Outlook -e -postmeddelanden

Det är möjligt att överföra alla e-postmeddelanden från Outlook 2016 eller någon annan version på en Windows- eller Mac-dator i bulk. Det är inte nödvändigt att exportera data till en fristående fil först. Följande instruktioner låter dig slutföra uppgiften snabbt genom att kopiera och klistra in:

1. Öppna Outlook och öppna e -postvyn.
2. Öppna mappen vars innehåll måste överföras.
3. Kopiera alla mejl med eller utan text (se tipset nedan).
4. Öppna MS Excel.
5. Skapa en ny kalkylarkfil.
6. Sätt in de kopierade e -postmeddelandena - välj cell A1 och klistra in med standard "Ctrl" + V ’/’ kommando + V ’-kommando för att exportera Outlook -e -postmeddelanden.
7. Spara filen. på din Windows- eller Mac -enhet.

Hur man kopierar e -post för Microsoft Excel (Steg 3)

Det finns två metoder för att importera e-postmeddelanden i valfri version, inklusive Outlook 2013, med eller utan text. För att bevara innehållet, följ alla steg nedan. För att exportera utan text, vänligen börja från steg 6.

Gör följande:

1. Inaktivera läsfönsterläget i Outlook via menyn "Visa".
   
2. Medan den fortfarande är i View, klicka på alternativet Lägg till kolumner.
3. Den nya rutan Visa kolumner låter dig välja kolumner från "Alla e -postfält". Välj det här alternativet.
4. I listan "Tillgängliga kolumner", markera "Meddelande".
5. Avsluta genom att klicka på "Lägg till" och "OK".
6. Markera hela postlådans innehåll i din öppna mapp.
7. Kopiera Outlook -data med "Ctrl + C ’kommando.

Exportera mejl från Outlook till Excel med datum och tid

om du behöver bevara datum och tid, använd kopian & klistra in metod. Outlook -systemet låter dig se e -postmeddelanden från ett specifikt dataintervall. Metoden liknar vanlig direktkopiering. Här är vad du ska göra:

1. Gå till sökruta av Outlook 2010 eller någon annan version.
2. Ange de två datumen definierar intervallet.
3. Klicka på 'Stiga på'.
4. Markera mejlen med datumintervallet (använd tipset för Step 3 ovan).
5. Kopiera urvalet (Ctrl + C).
6. Öppna MS Excel.
7. Infoga de kopierade data i ett tomt kalkylblad (Ctrl + I).

Grattis! Meddelanden med de angivna tidsparametrarna har nu lagts till i ditt kalkylblad. Det finns inget behov av att söka efter några mappar på vår enhet – kopiera och klistra bara in direkt. Denna grundläggande metod används för specifika typer av analytiskt arbete. Observera att den inte genererar en exporterad CSV-fil – istället, du sparar kalkylarken efter att du klistrat in data. Du vet nu hur du exporterar Outlook-e-postmeddelanden till Excel med datum och tid.

Slutliga ord

De vanligaste metoderna för att överföra e-postdata från Outlook 2019 och tidigare utgåvor av Excel beskrivs nedan. Om ett eller båda dina system är Macintosh, sekvensen är liknande. Om du behöver överföra CSV-filen till en annan dator fysiskt, du kan använda valfri extern minneslagring eller spara den i ett moln. Du kan också skicka den till din adress för Mac.

Om du behöver en backup, du kan också exportera Outlook-e-postmeddelanden till en fristående PST-fil och spara den på en säker plats. Programvaran innehåller inte bara meddelanden, men också dina kontakter, uppgifter och uppdrag. Du kan också överföra e-postmeddelanden från andra e-postklienter direkt till Outlook med en speciell omvandlare som genererar PST-filer. Data kan laddas ner till en separat fil eller matas direkt till din aktiva profil i Outlook.

Vanliga frågor och svar

Hur exporterar jag flera e-postmeddelanden från Outlook till Excel?

Det finns två populära sätt att exportera Outlook-e-postmeddelanden. Det första sättet är att använda import/export-funktionen som är tillgänglig i Outlook-appen på skrivbordet, eftersom funktionen inte är tillgänglig i Outlooks webbversion. Exportguiden ger tips när du exporterar en fil. Men notera två huvudinställningar. Make sure to select “Export to a file” and choose the file format as “CSV” instead of .pst. Det senare formatet används huvudsakligen som en säkerhetskopia eller för att ladda upp e-postmeddelanden till ett annat outlook-konto. Istället för att använda den inbyggda funktionen, den andra metoden är att använda en tredjepartslösning som kan extrahera e-postmeddelanden från Outlook till Excel-format, som .xlsx. Du kan använda vår Programvara för Data Export Kit eftersom den erbjuder en intuitiv exportguide och stöder flera format.

Hur kopierar och klistrar jag in flera e-postadresser från Outlook till Excel?

Det finns flera sätt att göra detta. För e-postadresser lagrade i distribution eller grupper, starta Outlook och välj Kontakter. Aktivera alternativet Lista för att se tillgängliga kontakter och håll ned CTRL-knappen och klicka på enskilda e-postmeddelanden för att kopiera dem. Kopiera och klistra sedan in kontakterna i excel-arbetsboken. För det andra, du kan manuellt exportera Outlook-e-postadresser med hjälp av funktionen Importera/Exportera. När du exporterar som en fil, välj Kommaseparerade värden och välj Kontakter. För det tredje, det är möjligt att använda en dataextraktionssats programvara som kan extrahera kontakter från PST-filer automatiskt.

Kan jag exportera hela min Outlook-e-post?

Ja, om du planerar att importera Outlook-e-postmeddelandena till ett annat konto av samma e-postleverantör, du kan använda funktionen Importera/Exportera. I exportguiden, choose “Outlook Data File .pst) som format. Nästa steg är ganska enkelt. Välj mappen att exportera från, till exempel, Inkorg eller skickade objekt. Den enda nackdelen med denna metod är att den inte erbjuder flexibla format. Den bästa sättet att spara e-post från Outlook vilket är mer robust och flexibelt är att använda ett dataextraktionsverktyg.

Kan jag extrahera data från en Excel-bilaga?

Ja, det är möjligt att analysera data från de bifogade Excel-filerna. Men du måste använda en tredjepartsintegration med en analysfunktion. Många användare använder Power Automate (tidigare Microsoft Flow). De kan analysera data och utföra ytterligare automatiserade funktioner som att lägga till data i en central databas. Power Automate är inte det enda verktyget som erbjuder denna funktion. Det finns många andra tredjepartsintegrationer.

Kan jag koppla Outlook till Excel?

Ja, användare kan skapa en brygga som låter dem skicka automatiska e-postmeddelanden från Outlook till Excel. Emellertid, det finns ingen inbyggd funktion för att göra detta. Användare måste hitta externa lösningar från Microsoft som Power Automate eller andra tredjepartsintegrationer av leverantörer som Zaiper, Automate.io, etc.

Kan jag konvertera en PST-fil till Excel?

Ja, det är möjligt att konvertera PST, ett format som används av Microsoft Outlook för att lagra dess information, till en Excel-fil som stöder rader och kolumner. För denna operation, det är nödvändigt att hitta ett konverteringsverktyg. Det finns många verktyg på marknaden från leverantörer som Cooltutilis, FileProInfo, Conholdate, och mer. Många verktyg är gratis eller kan ha en gratis provperiod. Vi rekommenderar att du provar gratisversionen av Data Extraction Kit för att automatiskt exportera PST-objekt till Microsoft Excel-filen.

Hur man exporterar ett Outlook-e-postmeddelande till Excel manuellt?

1. 1. Klicka på i Outlook Fil välj Öppna & Exportera.
   2. Klicka på Importera/exportera, välja Exportera till en fil och klicka på Nästa knappen.
   3. Välj Kommaseparerade värden och klicka på Nästa.
   4. Välj en mapp som innehåller e-postmeddelanden att exportera, skriv ett filnamn, och klicka på Okej.
   5. Ange en plats för att spara CSV-filen och klicka Nästa, Klicka sedan på Avsluta.