framtidsutsikt, en av de mest populära e-postklienterna, används ofta av både privatpersoner och företag för att hantera sin e-postkommunikation. Över tid, den stora mängden e-postmeddelanden som tas emot och skickas kan bli överväldigande, gör det svårt att hitta gamla e-postmeddelanden.
Om du använder Microsoft Outlook för att hantera din e-post, du kan behöva hitta gamla e-postmeddelanden. Detta kan vara svårt om du inte vet var du ska leta eller vilka sökkriterier du ska använda. Det kan också vara en utmaning om du regelbundet raderar dina e-postmeddelanden. Lyckligtvis, Outlook tillhandahåller flera funktioner och tekniker som kan hjälpa användare att hitta gamla e-postmeddelanden snabbt och effektivt. I denna artikel, vi kommer att utforska olika metoder för att hjälpa dig att hitta äldre e-postmeddelanden och hur du hittar gamla e-postmeddelanden i Outlook och Office 365 med olika metoder.
Varför kan jag inte hitta mina gamla e-postmeddelanden i Outlook?
Om du är ett kontor 365 användaren, det finns en god chans att du använder Outlook-skrivbordsappen. Och om du använder Outlook, det är troligt att du inte ser alla dina e-postmeddelanden.
Detta beror på att standardvyn för Outlook endast visar e-postmeddelanden från de senaste två veckorna. För att se gamla mail, du måste ändra dina vyinställningar.
Det finns flera andra anledningar till varför du kanske inte kan hitta dina gamla e-postmeddelanden i Outlook. En möjlighet är att du av misstag har raderat dem. För att kontrollera om så är fallet, gå till mappen Deleted Items och se om de finns där. Om dem är, du kan flytta tillbaka dem till din inkorg.
En annan möjlighet är att du har arkiverade dina gamla e-postmeddelanden. Outlook arkiverar automatiskt e-postmeddelanden över en viss ålder, och du kan själv arkivera e-postmeddelanden manuellt.
För att kontrollera om dina e-postmeddelanden har arkiverats, gå till arkivmappen och se om de finns där. Om dem är, du kan flytta tillbaka dem till din inkorg.
Hur man hittar gamla e-postmeddelanden i Outlook e-postklient
Metoder för att hitta gamla e-postmeddelanden i Outlook
-
- Använda sökfunktionen: Det snabbaste och bekvämaste sättet att hitta gamla e-postmeddelanden i Outlook är att använda den inbyggda sökfunktionen. För att komma åt den här funktionen, klicka på sökrutan längst upp i Outlook-fönstret. Du kan ange nyckelord relaterade till e-postmeddelandet du letar efter, som avsändarens namn, ämne, eller specifikt innehåll. Outlook visar en lista med matchande e-postmeddelanden baserat på dina sökkriterier, så att du enkelt kan hitta önskat meddelande.
- Använder filter: Outlook innehåller avancerade filtreringsalternativ som tillåter användare att begränsa sina sökresultat baserat på specifika parametrar. För att komma åt dessa filter, klicka på sökrutan som nämnts tidigare, and then click on the “Search” tab that appears in the ribbon. Här, du kan filtrera e-postmeddelanden baserat på kriterier som datum, avsändare, ämne, eller bilagor. Genom att specificera respektive parametrar, du kan förfina din sökning och snabbt hitta de gamla e-postmeddelandena som krävs.
- Sortera e-postmeddelanden efter datum: Att sortera e-postmeddelanden efter datum kan vara ett effektivt sätt att hitta äldre e-postmeddelanden i Outlook. Som standard, Outlook visar e-postmeddelanden i den ordning de togs emot eller skickades, med de senaste e-postmeddelandena överst. För att vända ordningen och visa de äldsta mejlen först, click on the “Received” or “Sent” column header. Denna omordning gör det lättare att hitta e-postmeddelanden från en viss tidsram eller ett visst datumintervall.
- Använda mappar och undermappar: Att organisera e-postmeddelanden i mappar och undermappar är en annan användbar metod för att hitta gamla e-postmeddelanden. Genom att skapa mappar baserade på specifika kategorier eller projekt, du kan sortera och lagra relevanta e-postmeddelanden därefter. För att skapa en ny mapp, högerklicka på din brevlåda eller en befintlig mapp, select “New Folder,” and provide a name for it. När mapparna har skapats, du kan manuellt flytta e-postmeddelanden till respektive mappar. Den här vägen, du kan snabbt navigera till önskad plats och hämta äldre e-postmeddelanden när det behövs.
- Arkivera e-postmeddelanden: Arkivering av e-postmeddelanden är ett effektivt sätt att rensa din inkorg samtidigt som du behåller tillgången till äldre meddelanden. Outlook tillhandahåller en automatisk arkiveringsfunktion som automatiskt flyttar äldre e-postmeddelanden till en arkivmapp baserat på specifika kriterier som du definierar. För att aktivera automatisk arkivering, go to “File,” then “Options,” followed by “Advanced.” Here, du kan ställa in arkivinställningar, inklusive tidsramen för arkivering. När den väl har konfigurerats, Outlook kommer att flytta äldre e-postmeddelanden från din inkorg till arkivmappen.
Använda sökmappar
Om du använder Outlook på din Windows-dator, du kan söka efter tidigare e-postmeddelanden i den installerade versionen av Microsoft Outlook som är inställd för att skicka och ta emot Office 365 e-post. Den här metoden fungerar om du inte redan har tagit bort den gamla e-posten och de data som du behöver hitta.
För att hitta de e-postmeddelanden du behöver, första, navigate to the “Folder” menu tab and click “New Search Folder”. In modern Outlook versions it is enough to click “Search Folders” and then “New Search Folder…” item.
In the “New Search Folder” window, scroll down to the “Organizing Mail” section and click “Old mail”.
När du har gjort detta, du kommer att kunna välja hur långt tillbaka du vill hitta data (t.ex., två veckor, en månad, tre månader, sex månader, eller ett år).
När du har gjort ditt val, click “OK”, och sökningen börjar.
Sedan, gå tillbaka till det primära fönstret (that you were on before opening the “New Search Folder” option) för att se dina resultat, som kommer att visas i en separat mapp.
Därifrån, du kan dra och släppa e-postmeddelanden i din inkorg (eller var du vill förvara dem).
You can also save this search as a custom view that you can use again in the future by clicking the “Save as” button.
Som vi nämnde, detta är inte en metod för att hitta e-postmeddelanden som har raderats permanent. Om du vill återställa raderade objekt, du måste lära dig hur man hittar gamla raderade e-postmeddelanden i Outlook.
Använda alternativet Avancerat sökning i sökverktygen
Outlook utrustad med en avancerad sökfunktion med flera kriterier. Den här funktionen fanns i snabbåtkomsten i tidigare versioner av Outlook, emellertid, du kan behöva aktivera det med flit om det inte finns någon sökflik i ditt Outlook-band. Här är hur du gör detta:
-
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Anpassa band” in the list of Options.
* – alternatively you may use menu File > Alternativ - I ”Välj kommando från:” list choose the “Verktygsflikar" Artikel.
- Leta reda på "Sökverktyg” header below and click “Sök" Artikel.
- Klicka på"Lägg till"knappen.
- Finally click “Okej” button to save changes.
- Right click to Outlook Ribbon and choose “Anpassa band” in the list of Options.
Now you could see the “Search” tab in the Outlook ribbon. Klicka på den för att se tillgängliga sökalternativ.
You may use the Search Tools option to launch the “Advanced Find” engine where you may search Outlook emails by multiple criteria.
Alternativt kan du använda Outlook-hjälpen (the search field “Tell me what you want to do”) för snabb åtkomst till Sökverktyg eller för att starta advanced Find.
Klicka i hjälpfältet eller tryck Alt+Q genväg och skriv in namnet på önskat alternativ, klicka sedan på den för att starta.
Hur man hämtar gamla e-postmeddelanden från Microsoft Exchange Server
Microsoft Exchange e-posttjänster är en populär e-postserver som används av företag. Om du är en Exchange Server-användare, du kanske kan hämta gamla e-postmeddelanden från själva servern.
För att hitta gamla e-postmeddelanden från Outlook på detta sätt, stegen är följande:
- Open Microsoft Outlook and click on the “File” tab.
- Sedan, select “Account Settings”.
- Nästa, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window.
- In the “Change Account” window, go to the “More Settings” tab and click on the “Advanced” button. This will open the “Advanced Find” window.
- Du kan söka efter gamla e-postmeddelanden efter datum, avsändare, mottagare, ämne, eller andra kriterier.
- När du har hittat de e-postmeddelanden du letar efter, du kan flytta dem till din inkorg (eller var du vill förvara dem).
Du kan också exportera Exchange-postlåda till PST-fil.
Kontrollera Cache Exchange Mode
Cache Exchange-läget är en funktion i Outlook som lagrar en kopia av din Exchange-postlåda på din dator. Detta kan vara användbart om du vill komma åt dina e-postmeddelanden offline eller om du vill förbättra prestandan.
Emellertid, Cache Exchange-läget kan också hindra dig från att se dina senaste e-postmeddelanden. För att kontrollera om så är fallet, go to the “File” tab and click on “Account Settings.”
Sedan, double-click on your Exchange account to open the “Change Account” window or select your account name and click “Change…”
In the “Change Account” window, go to the “Advanced” tab and look for the “Offline Folder File Settings” section.
För Exchange-konton, du kan ändra parametrarna för Cachad Exchange Mode, som bara är tillgängliga i så fall. Outlook-klienter på Windows lagrar som standard e-postmeddelanden på en dator i ett år med lokal lagring.
Efter det, lokal Outlook-klientlagring rensas från tidigare meddelanden. Skjut ratten åt höger från 1 år till Alla. Följ sedan instruktionerna på skärmen för att slutföra konfigureringen och starta om Outlook, varefter ändringarna bör träda i kraft.
Efter det, dina gamla e-postmeddelanden ska inte raderas från din dator på tre eller tolv månader.
Hur man hämtar gamla e-postmeddelanden i Outlook Web Client
Om du använder Outlook-webbappen med Office 365, du kan hitta dina gamla e-postmeddelanden på flera sätt.
Eftersom en del av din gamla e-post automatiskt kommer att arkiveras, it is best to start by checking the “Archive” folder. Att göra detta, click on the gear icon in the upper-right corner and select “Mail.”
Sedan, click on “Options” and select “See All Options.” Next, go to the “Mail” section and click on “Auto Archive Settings.”
Därifrån, du kan ändra hur ofta du vill att Outlook automatiskt ska arkivera dina e-postmeddelanden.
You can also manually archive your emails by selecting the emails you want to archive and clicking on the “Archive” button.
If they aren’t in the “Archive” folder, det finns en chans att du har tagit bort dem. It is best to check the “Deleted Items” folder next.
Om du har tagit bort dem och de finns i den här mappen, you can select the emails and click on the “Recover Selected Items” button.
Du kan också hitta gamla e-postmeddelanden genom att söka efter dem. Att göra detta, klicka på sökfältet och ange det du letar efter.
Ändra lagringspolicyer
Lagringspolicyer används för att bestämma hur länge e-postmeddelanden ska sparas innan de raderas.
Du kan ändra lagringspolicyn om du vill behålla din gamla post längre.
Första, open the Exchange Control Panel by going to “Compliance management.”
Sedan, click on “Retention Policies.” From there, du kan skapa en ny lagringspolicy eller redigera en befintlig.
För att konfigurera den nya policyn, select the “Do not delete items until they are older than” option and enter the number of days you want to keep emails.
Du kan också välja att få e-post raderade efter ett visst antal dagar eller veckor. Eller lär dig hur man stoppar Outlook från att ta bort e-postmeddelanden i vårt tidigare blogginlägg.
När du har gjort dina ändringar, click on the “Save” button.
Återställa gamla e-postmeddelanden från en säkerhetskopia
Om du har gjort en säkerhetskopia av ditt Office 365 data innan e-postmeddelandena raderades, du kan använda den säkerhetskopian för att återställa dina gamla e-postmeddelanden.
Att göra detta, open the “File” tab and click on “Open & Export.”
Sedan, click on “Import/Export.”
I nästa fönster, select the “Import from another program or file” option and click on the “Next” button.
Sedan, select the “Outlook Data File (.PST)” option and click on the “Next” button.
I nästa fönster, select the backup file you want to use and click on the “Open” button.
Sedan, select the mailbox you want to import from the backup file and click on the “Finish” button.
Du kan också utföra ett Kernel Office 365 säkerhetskopiering. Att göra detta, ladda ner och installera Kernel Office 365 Säkerhetskopiering & Återställ verktyg.
En gång installerat, open the tool and select the “Backup” option.
I nästa fönster, select the mailbox you want to backup and click on the “Add” button.
Sedan, select the location you want to save the backup file to and click on the “OK” button.
Choose “List all mailboxes” to back up all the mailboxes in your Office 365 konto.
Använd önskade filter för att filtrera postlådeförsändelserna efter dina behov och klicka dig igenom den guidade processen
Säkerhetskopieringsprocessen kommer nu att starta. När den är klar, du kommer att ha en PST-fil som du kan använda för att återställa dina gamla e-postmeddelanden.
Exempel, hur man hittar e-post från innevarande år
Outlook kommer nu att visa alla e-postmeddelanden som tagits emot under innevarande år.
Slutsats
Det finns några olika sätt att hitta gamla e-postmeddelanden i Office 365. Risken är, din gamla e-post är antingen arkiverad eller nyligen raderad.
Emellertid, om du inte hittar dina gamla e-postmeddelanden, du kan prova att ändra lagringspolicyn eller reparera raderade meddelanden med återställningsprogramvara eller återställa dem från en säkerhetskopia.
Vanliga frågor och svar
Tar Outlook bort gamla e-postmeddelanden?
Oavsett om Office 365 raderar gammal e-post eller inte beror på hur du har konfigurerat Outlook. Som standard, Outlook tar inte bort gamla e-postmeddelanden, men det har en möjlighet att arkivera e-postmeddelanden automatiskt efter en viss period. Om du har det här alternativet aktiverat, dina gamla e-postmeddelanden kommer att flyttas till en arkivmapp och visas inte längre i din inkorg. Du kan fortfarande komma åt dem om du behöver, men de kommer inte längre att belamra din inkorg. I sista hand, Huruvida Outlook tar bort gamla e-postmeddelanden är upp till dig.
Hur länge sparar Outlook e-post?
Detta beror på hur du har konfigurerat Outlook. Som standard, Outlook tar inte bort gamla e-postmeddelanden, men det har en möjlighet att arkivera e-postmeddelanden automatiskt efter en viss period. Om det här alternativet är aktiverat, dina gamla e-postmeddelanden kommer att flyttas till en arkivmapp och visas inte längre i din inkorg. Du kan välja vilken tidsram som helst för e-postmeddelandena som ska arkiveras.
Hur hittar jag gamla e-postmeddelanden i Outlook efter datum?
För att hitta gamla e-postmeddelanden i Outlook efter datum, open the “Search” tab and click on the “advanced Find"alternativet. Sedan, välj brevlådan du vill söka i och ange datumintervallet du vill söka efter. Click on the “Search” button, och alla e-postmeddelanden från det datumintervallet kommer att visas. Du kan sedan bläddra igenom resultaten och hitta e-postmeddelandet du letar efter.
Hur får jag Outlook att visa alla mina e-postmeddelanden?
Om du inte ser alla dina e-postmeddelanden i Outlook, det är troligtvis för att de filtreras på något sätt. För att fixa detta, open the “View” tab and click on the “Show as Conversations” option. Detta kommer att visa alla dina e-postmeddelanden i en lista, oavsett om de är en del av en konversation eller inte. Om du fortfarande inte ser alla dina e-postmeddelanden, ett filter kan dölja dem. För att fixa detta, open the “View” tab and click on the “Change View” option. Sedan, select the “All Messages” option from the list of available views. Detta kommer att visa alla dina e-postmeddelanden, även de som är dolda av ett filter.