Medan Gmail anses vara en av de bästa e-postklienterna av en anledning, användare som bytte till Gmail efter Outlook upplever ofta problem att vänja sig vid det. Olika sätt att visa meddelanden, filter, sökning och andra aspekter gör det svårt för en långvarig Outlook-användare att helt omfamna Gmail som det förtjänar. Nu, den här artikeln överbryggar klyftan och lär dig hur du får Gmail att se ut och kännas mer som Outlook.
Varför skulle någon vilja förvandla Gmail till Outlook?
Vi kan lätt komma med minst två skäl.
- Användare som arbetat med Outlook i flera år och sedan tvingades migrera till Gmail finner ofta Gmails gränssnitt och inställning till funktioner kontraintuitiva. Självklart, det är inte riktigt så. Men att lära den gamla hunden nya knep kan vara svårt, så varför inte konfigurera Gmail så att det ser ut som Outlook istället?
- En annan möjlig orsak är när en användare använder båda e-postklienterna, men på olika datorer. Till exempel, Gmail på jobbet och Outlook hemma. På så sätt kan det vara praktiskt att få båda klienterna att fungera på samma sätt.
10 sätt att ändra Gmail så att det ser ut som Outlook
1. Stäng av konversationsvyn
Inte en unik funktion i Gmail, men fortfarande en kontroversiell funktion, konversationsvy är vad många Outlook-användare tycker är obekväma i Gmail. Lyckligtvis, Du kan enkelt vända meddelandevyn till vanlig visning utan att gruppera e-post i konversationer.
i Gmail, klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger:
Den Snabbinställningar rutan öppnas. Rulla nedåt och stäng av “Konversationsvy".
Om du av någon anledning inte ser den här inställningen i panelen Snabbinställningar, du kan klicka på “Se alla inställningar”-Knappen i fönstret Snabbinställningar för att öppna inställningsfönstret. Växla till Allmän flik, rulla sedan ner till Konversationsvy sektion.
2. Aktivera förhandsgranskningsrutan i Outlook-stil
Förhandsgranskningsfönstret eller läsfönstret i Outlook gör det möjligt för en användare att snabbt förhandsgranska meddelandetexten efter att han eller hon valt ett e-postmeddelande i listan utan att faktiskt öppna meddelandet i ett nytt fönster. Läsfönstret i Outlook kan visas till höger eller längst ner.
Att byta till Gmail gör att Outlook-användare som länge är desorienterade: var är förhandsgranskningsfönstret? Varför ska jag klicka på Tillbaka-knappen bara för att fortsätta läsa resten av inkorgen? Varför är det så komplicerat?! Oroa dig inte - du kan också aktivera förhandsgranskningsfönstret i Gmail. Här är hur.
Börja med att klicka på Gears-ikonen längst upp till höger.
Bläddra ner i rutan Snabbinställningar tills du ser alternativet Läsning:
Välj det alternativ du vill ha, ladda om sidan, och här är du: Gmail ser lite mer ut som Outlook nu.
3. Låt Gmail öppna skrivfönstret i helskärm
Du hatar också det här lilla svarsfönstret i hörnet? Vill du få det att se ut som det är i Outlook - helskärm? Fånga steg-för-steg-instruktionen då!
Steg 1: Klicka på den "Komponera"knappen.
Steg 2: I fönstret Nytt meddelande, Klicka på den "Fler alternativ"knappen, Välj sedan ”Standard till helskärm".
Det är allt! Nu, varje gång du skriver ett nytt meddelande, redigeraren öppnar helskärm.
Men vänta! Klicka Svar tar fortfarande upp det lilla gnom-stora fönstret. Aaargh! Och det finns inget alternativ "Standard till helskärm" nu. Vad kan du göra? Tyvärr, Gmail är ganska inkonsekvent i sitt beteende. Visar sig, du kan inte konfigurera Gmail så att svarfönstret öppnas i helskärm automatiskt. Men det finns tre lösningar:
- Håll Flytta och klicka på Svar knappen. Detta gör att Gmail öppnar kompositörsfönstret i helskärm. Fungerar också med nya meddelanden - klicka bara på Komponera medan du håller ned Flytta.
- Medan ovanstående metod är enklare, det finns en annan. Svara på ett e-postmeddelande som vanligt, klicka sedan på nedåtpilen nära knappen "Typ av svar":
Tyvärr, du måste göra dessa två klick varje gång du svarar på ett meddelande.
- Slutligen, du kan installera ett tillägg från tredje part i din webbläsare som lägger till automatisk svar-pop-out-funktionalitet i Gmail.
4. Visa meddelandet du svarar under ditt svar
Förvånansvärt många blir förvirrade av detta. Huruvida detta är en avsedd Gmail-beteende, eller en UX-misstag, föregående e-postmeddelande visas inte direkt i svarsfönstret. Förment, detta görs för att minska mängden visuellt ”skräp” på skärmen. Glöm inte - standardsvarfönstret är minst sagt kompakt. Men i vissa situationer kan detta vara riktigt irriterande.
Ändå, texten i föregående meddelande finns här, i svarsfönstret. Det är bara dolt. Se dessa prickar längst ner? Klicka på dem.
voila! Det tidigare meddelandet citeras nu som vanligt, strax under ditt svar.
5. Lägg till en signatur i dina e-postmeddelanden i Gmail som i Outlook
Signaturer i Outlook är definitivt en utmärkt funktion, men många användare misstänker att Gmail saknar detta. För att ställa in en signatur i Gmail, Följ dessa steg:
Steg 1: Klicka på inställningsikonen.
Steg 2: Klicka på"Se alla inställningar".
Steg 3: Bläddra ner till “signaturerOch klicka på “Skapa ny"knappen.
Steg 4: Skriv din signatur och formatera den enligt din vision.
Du kan skapa så många signaturer som du behöver.
Steg 5: Tilldela en standardsignatur till nya meddelanden och svara / vidarebefordra.
Steg 6: Klicka på"Spara ändringar”Längst ned på sidan Inställningar.
För att manuellt infoga en signatur i meddelandet, Klicka på den "Infoga signatur”-Knappen längst ner i svarsfönstret.
6. Replikera funktionen för fokuserad inkorg i Outlook i Gmail
framtidsutsikt 2016 med en utmärkt funktion beundrad av tusentals Outlook-användare - Fokuserad inkorg. Vad är grejen? Baserat på din egen öppen hastighet för olika typer av e-postmeddelanden och öppen priser för andra användare (om du använder Outlook.com), Outlook delar upp meddelanden i inkorgen i två delar: Fokuserad (dvs. viktigt), och alla andra. Detta gör det möjligt för en användare att snabbt granska vad som verkar viktigt och kräver prioriterad uppmärksamhet, och inspektera sedan andra meddelanden på fritiden.
Gmail har sitt eget sätt att organisera e-postmeddelanden så att användarna snabbt kan se viktiga meddelanden först.
Steg 1: Öppna sidan Inställningar ( -> "Se alla inställningar").
Steg 2: Växla till den "Inkorg"fliken.
Steg 3: Aktivera kategorier som du vill att Gmail ska sortera inkommande meddelanden till.
Gmail upptäcker automatiskt sociala meddelanden, Kampanjer, Uppdateringar och forum. Primärkategorin har privata meddelanden och e-postmeddelanden som inte sorteras till andra flikar. Med andra ord, fliken Primär är en analog till dess motsvarighet till Outlook - den fokuserade inkorgen. Det finns verkligen inte så många skillnader.
7. Använd etiketter som ersättning för Outlook-mappar
Medan Outlook förlitar sig på mappar som ett primärt instrument för att hantera e-post, Gmail använder en annan metod. Med etikettfunktionen kan en användare applicera en etikett - eller en tagg - på valfritt meddelande och sedan snabbt filtrera dessa taggar eller söka igenom dem.
Funktionellt, etiketter är ännu mer kraftfulla än mappar, eftersom ett meddelande bara kan finnas i en mapp i taget, men du kan tilldela valfritt antal etiketter till den. Emellertid, den här funktionen kommer att behöva lite tid att vänja sig om du bara arbetat med Outlook-mappar tidigare.
Så här kan du konfigurera etiketter i Gmail.
Steg 1: Att skapa en ny etikett, klick "Skapa ny etikett”-Länken i den vänstra panelen.
Steg 2: Ange namnet på en etikett och klicka Skapa.
Den nya etiketten visas i Etiketter fliken i Inställningar sida. Du kan snabbt öppna den här fliken genom att klicka på “Hantera etiketter”-Länken i den högra panelen.
Steg 3: Att tilldela en etikett till ett meddelande eller en konversation, välj det, klicka sedan på knappen "Etiketter" i det övre fältet. Välj etiketter som du vill tilldela detta meddelande och klicka Tillämpa.
För att visa alla meddelanden med en viss etikett, klicka bara på dess namn i den högra panelen.
8. Tilldela etiketter automatiskt till e-post
Okej, etiketter är bra. Men kan Gmail bara filtrera inkommande e-post och tilldela specifika etiketter automatiskt? Ja, du kan konfigurera Gmail för att göra det.
Låt oss anta att du redan har konfigurerat etiketter du behöver. Nu, Följ dessa steg:
Steg 1: Klicka på den "Visa sökalternativ”-Knappen nära sökrutan högst upp på sidan. Detta öppnar panelen för filterinställningar.
Steg 2: I filterinställningspanelen, typ filtervillkor som ska utlösa etiketten, klicka sedan på knappen "Skapa filter".
I exemplet ovan, vi vill märka alla meddelanden från Big Boss som innehåller vissa nyckelord som "Projekt".
Steg 3: Välj den etikett som ska tilldelas om meddelandet matchar filtervillkoren. Klicka på"Skapa filter".
Nu, alla nya meddelanden du får tilldelas etiketten och filtreras därefter. Denna funktion fungerar väldigt mycket som Outlook-regler, hjälper dig att vänja dig snabbare till Gmail.
9. Tilldela Gmail-etiketter färger
Förresten, visste du att du kan färgkoda olika etiketter för att få dem att sticka ut eller fånga uppmärksamhet snabbt om de betyder något viktigt? Det är enkelt.
Klicka på knappen med tre punkter precis till vänster om etikettnamnet:
10. Omdefiniera Gmail-kortkommandon
Snabbtangenter är en av de enkla sakerna som ökar produktiviteten multifold! Men när du precis har migrerat från Outlook till Gmail, dina gamla vanor fungerar inte längre. Skicka ett mejl med Ctrl + Enter? Byt till inkorgen med Ctrl + Skift + I? I början, det verkar som om inget fungerar i Gmail som det borde! Du kanske till och med tänker på migrerar tillbaka från Gmail till Outlook sedan.
Var inte panik. De är kortkommandon i Gmail, Självklart. Mer över, Du kan även anpassa dem och få dem att matcha de snabbtangenter du använder i Outlook.
För att aktivera snabbtangenter, måste du öppna inställningssidan, Välj Allmän fliken och hitta avsnittet "Kortkommandon":
Aktivera genvägar och Spara inställningar. Nu kan du använda dem i ditt arbete.
Du kan lära dig mer om standardtangentbordskombinationer Här. Och om du vill omdefiniera några snabbtangenter för att matcha Outlook, vänligen läs vidare.
För att aktivera anpassning av snabbtangenter, Följ dessa steg:
Steg 1: Se till att kortkommandona är aktiverade (se ovan)
Steg 2: Gå till “AvanceradPå fliken Inställningar. Gör det möjligt "Anpassade kortkommandon".
Steg 3: En ny flik ska visas på sidan Inställningar. Om det inte växlar till Allmän fliken igen, och klicka på “Spara inställningar"knappen.
Växla till den "Tangentbordsgenvägar”Fliken och konfigurera snabbtangenter som du vill.
Slutsats
Som du ser, Gmail kan verkligen efterlikna många av de bästa Outlook-funktionerna. Ibland, det gör det till och med bättre. Emellertid, om du fortfarande föredrar Outlook, det finns inget problem. Det är också en bra e-postklient, och många användare överföra e-postmeddelanden till Outlook från Gmail, inte den andra sidan.
Hitta bara en e-postklient som är bäst för dig och använd den med nöje!
Fler Knowledge Base
GMail inbox is a dumpster fire in terms of visuals vs Outlook – it’s just awful to navigate in a business sense. To easily filter to view if you’ve had a chain of emails from the same person or conversation is impossible and means emails get missed. The conversation view is just impossible to follow. I HATE IT!!!!