Outlook AutoArchive är en praktisk men relativt dunkel funktion i Windows mail. Som namnet antyder, Syftet är att lagra gamla meddelanden enligt vissa regler. Dessa kan vara standard eller anpassade, baserat på dina behov. Läs vidare för att lära dig rätt tekniker för att justera Outlook AutoArchive-inställningar.
Microsoft Outlook AutoArchive-inställningar
Så, vad händer om du klickar på den här knappen? Som standard, funktionen gör ingenting, så var inte rädd för att sätta på den. I grund och botten, systemet börjar genast söka igenom dina mappar och tillämpa de regler det känner till. Det verkliga värdet kommer fram när du bestämmer dig för att flytta dina föråldrade e-postmeddelanden. Det är möjligt att överföra dem till en speciell plats, så de är fortfarande tillgängliga, men inte täppa till din inkorg. Detta är precis vad automatisk arkivering av Outlook 2013 låter dig göra. Så här anpassar du systemet efter dina önskemål.
Så här ställer du in Arkiv i Outlook 2013 (Och andra)
Låt oss börja med att aktivera funktionen. Starta din e-postklient och gör följande steg.
- Från Fil flik, tillgång Alternativ.
- Chef till Avancerad sektion.
- Välj Autoarkivinställningar.
- Gör det möjligt Kör AutoArchive varje (med ett justerbart antal dagar).
Nu, din funktion för automatisk arkivering är på. Det är dags att undersöka alternativen i praktiken.
Viktiga särdrag
AutoArchive fungerar annorlunda än Rensning av konversationsmapp. Om du någonsin har använt det senare, du vet att den kan användas manuellt. Inställningarna tillämpas på alla mappar du tycker passar. Alla inställningar passar in i ett enda fönster.
AutoArchive kan vara aktivt i flera mappar. Var och en av dem skannas och ordnas om med de aktuella inställningarna. Lata användare kan hålla sig till standardinställningarna (om det är lämpligt) och få dem applicerade över hela linjen. Om de inte uppfyller dina behov, det är dags att finjustera systemet. Läs vidare för att lära dig hur.
Ställ in AutoArchive Outlook 2010
Arkiveringsfrekvensen kan ändras efter dina behov. Standardvärdet är 14 dagar. Användare kan ändra numret genom att använda piltangenterna eller skriva önskad siffra. Systemet möjliggör val mellan 1 och 60. Det låter dig inte ange ett längre intervall.
Nu, Du kan programmera Outlook så att du får en uppmaning innan du kör arkivfunktionen. Detta uppnås genom att kryssa i rutan innan Fråga innan AutoArchive körs. Meddelandet låter dig kontrollera inställningarna, ändra dem, eller avbryt åtgärden helt.
Nästa grupp av parametrar avser målgrupper. Vad ska du arkivera, och hur? Vissa av dessa inställningar är begränsade till meddelanden. Till exempel, du kanske vill att gamla e-postmeddelanden med utgångsdatum försvinner. Här, du bör välja "Ta bort utgått objekt". Åtgärden har ingen effekt på dina mappar med händelser eller uppgifter.
Alla andra inställningar gäller för alla mappar. Låt oss se vad som kan göras med dem. Outlook-objekt inkluderar:
- anteckningar,
- kalendrar,
- evenemang,
- uppgifter, och
- journalposter.
Som standard, en speciell datafil med * .pst-tillägget lagrar objekt som har spenderats över 6 månader i ditt system. Filen heter 'Arkiv'. Som arkivfrekvensen, filnamnet kan ändras. Titta på rutan för Arkivera eller ta bort gamla objekt. Det måste kontrolleras för att denna omläggning ska ske. Arkivfilen är tillgänglig när som helst eftersom du ser den i navigeringsfönstret. Som nämnts ovan, du kan ange önskad frekvens. Det är också möjligt att ställa in målgruppen. Till exempel, du kan programmera systemet för att arkivera meddelanden i en viss ålder - mellan 1 dag och 60 månader. Detta görs via Rengör föremål som är äldre än. Det är också möjligt att tilldela en annan datafil som lagringsdestination.
Slutligen, gamla objekt kan raderas permanent. Var försiktig med det här alternativet. E-postmeddelanden som påverkas av regeln lämnar inga spår i din Borttagna objekt mappen. Tänk två gånger innan du tillämpar regeln. Medan du teoretiskt kan hämta dem från servern, detta garanteras inte. För att spara inställningarna och stänga fönstret, klick Okej. Nu, automatisk arkivering Outlook fungerar. Det fungerar efter dina inställningar, inklusive arkivfrekvensen. Vanligtvis, funktionen börjar fungera några minuter efter att konfigurationen är klar.
Om din e-postklient är programmerad att visa AutoArchive-prompten, förväntar mig att se det snart. Standardinställningen gäller endast vissa mappar. Dessa innehåller dina skickade och raderade objekt, samt uppgifter och kalender. Inställningarna kan också justeras som du vill.
Tilldela mappar för automatisk arkivering
Det är möjligt att köra processen i valfri mapp. Detta uppnås genom att aktivera funktionen för var och en av målplatserna individuellt.
- Högerklicka på var och en och gå till dess egenskaper, eller
- Använd den alternativa sökvägen via menyfliksområdet. Du kan komma åt samma sak Mappegenskaper från dess Fil sektion*.
*Om du vill ställa in arkivering för kalendern eller uppgifterna, detta är det enda sättet att nå sina fastigheter.
Nu, klicka på fliken för arkiveringsfunktionen. Den visar utbudet av möjliga inställningar för mappen. Som standard, systemet arkiverar inga objekt, så att motsvarande ruta är markerad. Detta innebär att funktionen ignorerar objekten på platsen. Att inkludera mappen i källistan, kryssa i den nödvändiga rutan. Det heter "Arkivera objekt i den här mappen med standardinställningarna".
Vad händer om standardinställningarna inte passar dig? I detta fall, du ändrar ditt val till "Arkivera den här mappen med dessa inställningar". Nu, parametrarna kan redigeras efter dina behov.
Autoarkivinställningar Outlook 2013 (och för andra versioner) kan alltid vändas till standardvärden. Detta görs genom att besöka AutoArchive-inställningarna (Arkiv - Alternativ - Avancerat). Alternativet du ska klicka på heter 'Tillämpa dessa inställningar på alla mappar nu'. När den är på, alla mappar har inställningarna återställts till standardinställningarna.
Key Takeaway
Automatisk arkivering är en praktisk funktion i Microsofts e-postmiljö. När den används ordentligt, verktyget håller din inkorg snygg och ger enkel åtkomst till äldre meddelanden. Användare kan enkelt justera frekvensen och andra parametrar för sitt arbete.
En igensatt brevlåda är ett hinder för effektiv affärskommunikation. Ju fler e-postmeddelanden du får - desto svårare är det att hitta det nödvändiga meddelandet. Tack vare AutoArchive, användare behöver inte oroa sig för översvämningen av sina system. Låt processen köras i bakgrunden, och njut av smidig utskickupplevelse.
Fler Knowledge Base
