Ibland, Du kan behöva skicka ett gäng identiska e-postmeddelanden. Om mottagaren ser dussintals adresser i 'Till:' fält, ditt meddelande ser kall och opersonlig ut. Sammanfoga är ett enkelt sätt att maskera massmeddelanden. För någon av adressaterna, det finns helt enkelt inget sätt att upptäcka andra kontakter. Funktionen är mer bekväm än blinda kopior. Dessutom, det tillåter Outlook Mail Merge med bilaga. Här är en detaljerad guide som hjälper dig komma igång.
En sammanslagning kan tillämpas på olika utgångar: e-post, separata dokument, skrivare, etc. Den här artikeln zoomar in på e-postmeddelanden för att förmedla de allmänna principerna. Andra kategorier är inställda på liknande sätt som Outlook Mail Merge Attachment. Målet kan uppnås på olika sätt och på olika sätt. Tredjepartsverktyg förbättrar bekvämligheten och erbjuder ytterligare alternativ. Men först, låt oss ta itu med grunderna.
E-postfusion med bilagor från Outlook
Den här vägen till Outlook Mail Merge är det enklaste. När alla adressater redan finns i dina kontakter, det är naturligt att använda den här listan som källa. I följande exempel, vi visar dig hur du skickar ett meddelande till en grupp av kontakter. Vår e-post kommer att be dem bekräfta deras kontaktuppgifter.
Nödvändiga försiktighetsåtgärder
Kom ihåg att massmeddelanden i allmänhet är rynkade på, och din Internetleverantör kan bli misstänksam. För att se till att ditt försök lyckas, lära sig om deras regler. Antalet meddelanden du kan skicka under en period (timme / dag) kan begränsas. Emellertid, 100 är en vanlig tröskel. Därav, om du skickar 99, detta kan knappast orsaka problem.
Vid stränga begränsningar, det finns fortfarande sätt att kringgå dem. Dedikerade sammanslagningsverktyg med schemaläggning delar upp din korrespondens i mindre partier. Dessa förblir under radarn.
Steg 1: Val av mottagare
Proceduren börjar med markering av nödvändiga kontakter. Att göra detta:
- Gå till mappen som innehåller dem (’Kontakter’). Detta kan kallas av CTRL + 3).
- Välj mottagare eller använd filtrering. För att göra det snabbt, utför en sökning, eller sortera efter kategori.
I det första fallet, du kan söka efter en detalj som alla dessa kontakter delar (t.ex., Företagsnamn). Uppgiften är en bit kaka. Det är till och med möjligt att utföra avancerade frågor. I det andra fallet, måste du göra några drag för att sortera mappen Kontakter efter önskade kriterier (t.ex., Företagsnamn). Förfarandet beror på din version av Outlook.
I den 2007 utgåva, följ sekvensen Visa > Nuvarande åsikt > Efter kategori. I senare versioner (inklusive Office 365), den Visa fliken innehåller alternativet Ändra vy. Använd den för att ställa in endera Telefon eller Lista se. Nästa, från samma Visa flik, välja Arrangemang och Kategorier. Således, det finns ingen skillnad mellan e-postfusion med bilagor Outlook 2013 och e-postfusion med bilagor Outlook 2016.
Steg 2: Sammanställa fönstret för sammanslagning av post
I den 2007 utgåva, åtkomst till funktionen omedelbart via Verktyg. I alla efterföljande versioner, huvudet till Hem flik, välja Handlingar, och klicka på E-postfusion. En dialog med titeln E-postfletningskontakter kommer att dyka upp.
Steg 3: Kontrollera kontaktalternativ
Nu, det är nödvändigt att se till att rätt mottagare har valts. Om du redan har filtrerat data, gå för Alla kontakter i den aktuella vyn. Om mottagare valts manuellt, välja Endast valda kontakter. Det är möjligt att slå samman antingen alla kontaktfält eller bara de i den aktuella vyn.
Steg 4: Slå samman alternativ
Dessa kan justeras längst ner i dialogrutan. I vårt exempel, vi kommer att ange typen av dokument som Formulär bokstäver och ställa in E-post som en sammanslagande destination. Du måste också ange ämnesraden. Det kan ändras senare vid behov. Som illustration, antar att ämnet är <Kontroll av kontaktinformation>. Avsluta med Okej. Nu, ordbehandlaren kallas.
Steg 5: Använda Word
Som standard, ordbehandlaren visar en tom sida. På bandet, öppna fliken med titeln utskick. I vårt exempel, vi skickar samma meddelande med ett par variabler. Detta säkerställer att varje e-post ser ut som om den har skapats individuellt. Oroa dig inte: variabler är lättare att infoga än du antar.
Ange din hälsning
Om formell korrespondens, öppningsraden innehåller alltid en hälsning. Klicka på motsvarande knapp längst upp, och ange önskad information. Det finns mallar (t.ex., 'Kära'), men du kan också ersätta dem med dina egna ord (t.ex., 'Hallå'). Kom ihåg att inkludera ett mellanrum efter det första elementet. Annars, det smälter samman med mottagarens namn.
Det är också nödvändigt att programmera åtgärder som tillämpas på ogiltiga mottagarnamn. Om du valde "Dear Mr. X,Som en hälsning, men en kontakt innehåller inget efternamn, systemet kan använda en opersonlig hälsning (t.ex., 'Till den som detta berör'). Avsluta med 'OK'. Fönstret stängs.
Gå in i kroppen
Nu, vi kan börja skriva kroppen. Tryck på Enter-knappen för att börja. I vårt exempel, texten som ska skrivas är "Vill du kontrollera om följande information är giltig??". tryck på Ange knapp igen för att starta en ny rad. Här, vi sätter in varje mottagares e-postadress.
Att göra så, Klicka på Adressblock. Adressaten har redan hälsats med namnet, så det är nödvändigt att undvika upprepning. Avmarkera rutan Sätt in mottagarens namn i det här formatet:. Du kan välja att ta bort eller behålla företagsnamnet. Avsluta med Okej.
Tryck Ange för att växla linjer. Här, vi sätter in varje mottagares kontonummer. Att göra detta, använd alternativet för att infoga fusionsfält. Välj Jobbtelefon och Föra in. Stäng fönstret och tryck på Ange.
Ange din stängning
Nu, det är dags att skriva in stängning för vårt meddelande. Ange något som "Vi kommer att uppskatta ditt snabba svar. Med vänliga hälsningar, <ditt namn>". Nästan klar! Allt som finns kvar är att förhandsgranska resultatet (meddelande) för att se till att det ser ut som du planerat.
Använd motsvarande knapp längst upp, och pilarna till höger om det. De låter dig växla mellan versioner för olika mottagare. Slutligen, vi kan skicka våra e-postmeddelanden. Detta initieras via Avsluta & Sammanfoga på toppen. Välj Skicka e-postmeddelanden ... och kontrollera detaljerna i den nya dialogrutan. Bekräfta med Okej.
Använda Outlook som källa
I detta exempel, vi skickar samma e-post till flera mottagare. Den enda skillnaden är att åtgärden programmeras via e-postklienten. Dialogrutan ser annorlunda ut, men de grundläggande principerna är identiska. Starta programmet och kalla guiden. Detta görs genom att gå till 'Mailing' och starta sammanslagningen. Kalla Steg för steg Mail Merge Wizard och fortsätt därifrån.
Du ser en speciell panel på höger sida av gränssnittet. Betitlad Uppgiftsfönster, det tillåter parameterjustering. Välj E-postmeddelanden som en dokumenttyp. Klicka på Nästa en gång, och igen i den följande dialogrutan, eftersom vi kommer att ange innehållet manuellt.
Kontaktinformationen lagras i Outlook. Därav, välja Välj från Outlook-kontakter. Välj mappen som innehåller dina mottagares detaljer. Detta uppnås via Välj Kontakter-mapp. Du kan se en profilprompt. Vänta tills operationen är klar.
Nu måste du markera kontakterna för att e-post. Fönstret Mottagare för e-postfusioner har många filteralternativ. Ha tålamod, eftersom det kan vara långsamt. För att påskynda processen, du kan använda Hitta duplikat ... funktion.
Nästa, ange meddelandet. Systemet föreslår automatiskt variabler. Förhandsgranska meddelandet och skicka det. Användning av E-post för att ställa in nödvändiga alternativ (Till: och ämnesraden:). Avsluta med Okej och låt sändningen börja.
Använda en annan källa
Det är möjligt att initiera sammanslagningen från Word, men hämta kontaktinformation från Access-databaser, Excel-ark, eller någon annan källa igenkänd av processorn. Förfarandet liknar det andra tillvägagångssättet. Den enda skillnaden är ett extra steg som säkerställer att sammanslagningsfält matchas korrekt.
I det här scenariot, följer du de första stegen tills guiden kallas. Sedan, programmera den för att använda en lista som redan finns i ditt system. Nästa, ange kontaktdataplatsen. Ibland, Du kan behöva ange specialtecken som håller regler och kolumner åtskilda. Dessa kallas avgränsare.
Välj källa, filtrera kontakter vid behov, och fortsätt till matchning. Vid detta steg, fält från källan matchas till e-fusionsfält. Detta gör att du kan använda praktiska funktioner som Hälsningslinje. En gång Matchfält klickas, ser du en annan dialog som underlättar processen. Klicka på Okej när du är klar.
Använda Mail Merge Toolkit
Det är möjligt att uppnå målet snabbare genom att använda tredjepartsverktyg. De är särskilt praktiska för att smälta e-postmeddelanden med bilagor.
Med extern automatisering, du får många användbara alternativ. Första, det tillåter mer mångsidig sammanslagning med bilagor. Varje mottagare kan få en individuell bilaga. Det låter dig också anpassa ämnesraden, och skicka både vanliga och blinda kopior.