PST står för Personal Storage Table. Microsoft Outlook använder filformatet för att lagra e-post och annan data i en lättillgänglig form. Varje dator och mobil enhet har sitt lagringsbord (Pst), som lagrar information om e-postmeddelanden, adressböcker, och kalendrar.
PST-filer skapas vanligtvis efter installation av en e-postklient som Outlook. När en användare öppnar ett e-postmeddelande i Outlook, det första som händer är att meddelandets data läses från den lokala kopian av PST-filen - sedan skickas till fjärrservern där alla e-postmeddelanden lagras online.
Vad är syftet med att skapa en PST-fil?
En PST-fil är ett e-postarkiv som kan spara alla e-postmeddelanden i ett Outlook-konto. Att skapa en PST-fil är bra för att lagra e-postmeddelanden för senare hämtning. Det är möjligt att skapa en ny PST-fil eller öppna en befintlig med Microsoft Outlook. PST-filer är också användbara för att förhindra dataförlust och för att överföra data mellan datorer.
Andra tider, användare kan förlora åtkomst till sina e-postkonton på grund av tekniska problem, som att förlora en internetanslutning eller hårdvarufel. Därför, det är viktigt att säkerhetskopiera e-postkontot eftersom något kan hända med det.
Under nödfall där det finns en förlust av åtkomst och ingen tydlig backup, tredjepartslösningar som t.ex Datautvinningskit kan hjälpa till med datahämtning.
Fördelar med PST-filtillägg
Den största fördelen med att använda PST-tillägget är att det låter användare se och hantera sina e-postmeddelanden på ett lagringsutrymme. Utan en central förvaring, e-postmeddelanden skulle spridas över olika mappar på en enhet, som kan bli rörigt. PST-filer gör det enkelt att organisera personlig information och till och med hitta specifik information senare. Detta är användbart för användare med många e-postkonton och flera datorer hemma eller på jobbet.
En annan fördel med att använda Outlook PST-filtillägget är att det kan användas för att säkerhetskopiera alla e-postmeddelanden. Detta säkerställer att de inte går förlorade om något händer med datorn eller hårddisken, vilket är en vanlig företeelse. Nu, användare kan generera och kopiera sin .pst-fil, och välj mellan flera metoder för att säkerhetskopiera det. Till exempel, lagra den på externa hårddiskar eller använda en molnlagringstjänst som Dropbox eller Google Drive.
När det gäller PST-filtillägget, det är inte bara för att lagra e-postmeddelanden. Det är också ett utmärkt sätt att hålla reda på viktiga affärs- och personliga filer.
Till exempel, om en försäljningschef bifogar ett dokument till ett nytt e-postmeddelande efter att ha sålt programvara eftersom de behöver skicka en faktura eller ett undertecknat kontrakt, detta kommer att skapa en arkivkopia av dokumentet och förvara det säkert tills det behövs. En arkivkopia av ett dokument är ett utmärkt sätt att säkerställa att viktiga dokument förblir säkra för alltid. PST-filer kan hjälpa till med mycket känsliga dokument och e-postmeddelanden. För ökad säkerhet och om policyn tillåter det, användare kan flytta sina konfidentiella e-postmeddelanden till en . PST-fil, och ta bort den från Exchange-servern. Senare när de behöver det, de kan öppna pst-filen med sin e-postklient.
Hur mycket kan du lagra i Outlook PST-filer?
Outlook PST-filer kan lagra mycket data och har utrymme för filstorleken. Standardlagringen är 2 GB, men det går att utöka till 20 GB, vilken är Gräns för PST-storlek. För att lägga till lagring, öppna dialogrutan Filegenskaper och klicka på knappen Avancerat. I dialogrutan Avancerade inställningar, öka storleken till 20 GB.
I praktiken, andra saker påverkar hur mycket Outlook PST-filer kan lagra. Första, det finns storleken på databasen: desto mer information, desto mer plats tar det. Organisation kan spela en roll. Om det finns mycket data som inte är organiserad, det kan ta mer plats än om det sköts väl.
När du använder programvara från tredje part som QuickBooks eller en onlinetjänst som Dropbox eller Google Drive, komprimera filen innan du sparar den så att den inte tar upp så mycket utrymme när den visas senare.
Plats för PST Outlook-datafiler
Outlooks PST-filer lagras i Windows-mappen. Och den exakta platsen beror på vilken version av Outlook du använder.
Emellertid, det finns några viktiga varningar att tänka på:
- Om det finns mer än en Outlook-installation på en dator, varje installation kommer att ha sin egen “Pst” mappen. Dessutom, om det finns olika arbetsplatser som använder olika versioner av Microsoft Office, var och en kan ha sina egna PST-filer och mappar!
- Om du avinstallerar och installerar om Outlook skapas en ny kopia av PST-filen med ett annat namn (t.ex., “Outlook 2016”). Detta kan vara förvirrande när man försöker hitta vilka Outlook-versioner som är installerade - till exempel, en kopia kan tyckas vara från 2016, men en annan kopia skapades efter 2017 släpptes.
Säkerhet för personlig lagringstabell
Säkerhet är ett stort problem för alla som lagrar känslig information i en PST-fil. Lyckligtvis, det är möjligt att lösenordsskydda e-postarkiven se till att de inte kan ses utan lösenord. Förfarandet är ganska enkelt. i Outlook, Gå till Kontoinställningar > Kontoinställningar > Datafiler flik > bläddra efter .pst-fil > klick Inställningar > Ändra lösenord.
När du lagrar filen någon annanstans, följa andra förnuftiga säkerhetsrutiner, till exempel, använda ett starkt lösenord eller till och med använda en lagringstjänst med 2FA-autentisering.
Hur man öppnar en PST-fil?
Eftersom PST är ett Outlook-filformat, det finns inte många alternativ för att öppna dessa filer.
För att göra det i Outlook, installera Microsoft Exchange-servern installerad på den lokala datorn. Från Outlook-menyn, Klicka på Fil meny > Öppna & Exportera > Importera/exportera. I den Import och Export-guiden, välj Importera från ett annat program eller fil och klicka Nästa. På nästa skärm, välja Outlook-datafilen (.PST) och klicka på Nästa.
Nu, bläddra för att PST-filen ska öppnas. På Explorer, välj vilka mappar du vill importera PST-filen från. Se till att filtypen är inställd på "Alla filer." Efter att ha hittat den exakta filen, Klicka på Avsluta knappen. Outlook kommer att importera .pst-filen. Programmet ska nu visa alla e-postmeddelanden, kontakter, och andra data.
Hur man skapar en PST-fil?
När du startar Outlook för första gången, nödvändiga datafiler (inklusive pst-filer) genereras automatiskt. Ytterligare datafiler krävs ibland. Proceduren här kan hjälpa till hur man skapar en pst-fil i Outlook.
Vanliga frågor och svar
Är en Outlook-datafil samma som en PST?
Nej. En PST-fil är Microsoft Outlook Personal Storage Table, som lagrar e-postmeddelanden och kalenderinformation i ett lättillgängligt format. Outlook-datafilerna (ost-filer), å andra sidan, är just det. OST-fil is a data file containing all email messages and additional personal information for easy access in the future.
Varför behöver jag en PST-fil i Outlook?
Du använder förmodligen Outlook för att hantera dina e-postdata och kalenderobjekt och hålla reda på filer. Om så är fallet, du kanske undrar, varför behöver jag en PST-fil i Outlook?
Svaret är dubbelt: första, om du vill komma åt din e-post från olika e-postservrar, du måste kopiera alla dina meddelanden till något som kan nås från vilken dator som helst.
Andra, om du har flera e-postkonton på samma dator och inte vill växla manuellt mellan dem varje gång du får nya meddelanden, att ha Outlook-datafiler pst ger dig fjärråtkomst till allt på en gång.
Kan jag öppna en PST-fil utan Outlook?
Ja, det är möjligt att öppna ett PST-filformat utan Outlook genom att använda programvara från tredje part. Emellertid, these utilities are mainly intended for restoring damaged files, inte för att se deras innehåll. Även om det finns några som visar innehållet i e-postmeddelanden. Många lösningar kräver bara en enkel installation och ger tillgång till PST-filer även om Outlook inte är installerat eller aktiverat.
Outlooktransfer tillhandahåller flera verktyg som kan interagera med många Outlook-filer och tillhandahålla förbättrade funktioner som konvertering till andra filformat eller generering av kriminaltekniska rapporter under utredningar.
Använder Outlook fortfarande PST-filer?
Ja. PST-filer är det huvudsakliga datalagringsformatet som används för POP-konton som laddar ner alla meddelanden innan de raderas från servern. I de senaste versionerna av e-postklienten, användare kan fortfarande exportera till .pst för att säkerhetskopiera eller återställa sina e-postobjekt.
Kan jag konvertera PST-filen till ett nytt format?
Ja. Ett sätt att konvertera en PST-fil är att använda en gratis onlinekonverterare. Denna metod är snabb och enkel, men det kanske inte är det mest pålitliga. Ett annat sätt att konvertera en PST-fil är att använda ett betalt konverteringsprogram. Denna metod är mer tillförlitlig, men det kräver att du köper ett verktyg från en ansedd leverantör.
När du använder Gmail, överväg att ladda ner den officiella Google Workspace Migration för Microsoft Outlook. GWMMO tillhandahålls av Google och kan hjälpa till med import av e-post, kalendrar, kontakter, och andra data. Efter import till Gmail, den kan exportera till flera format för arkivering, inklusive PDF, MSG, Pst, EML, och MBOX.
